Aprenda sobre SoftExpert Documento
¡Bienvenidos!
SoftExpert Documento es un sistema de gestión que garantiza la entrega y el control de los documentos de la organización que respaldan los negocios.
Su sistema le permite automatizar la gestión de documentos a la hora de crear, clasificar, publicar, almacenar, archivar y eliminar archivos electrónicos y físicos.
Cualquier persona autorizada (empleados, clientes, proveedores o socios) puede gestionar y trabajar con sus documentos de forma segura y en cualquier momento.
SoftExpert minimiza los riesgos y costos asociados a un número creciente de procesos de conformidad reglamentaria y gobernanza corporativa, como los relacionados con las normas ISO9000 – Gestión de Calidad, Sarbanes–Oxley, FDA 21 CFR Parte 11 – Mantenimiento de Registros Electrónicos, Buenas Prácticas de Fabricación, ISO 14000, OHSAS 18000 y otros.
¿Desea más información? Vea el siguiente vídeo para obtener una visión general del componente:
¿Cuáles son sus características?
Al acceder al componente, verá que está dividido en los siguientes menús:
| Configuración | Menú en el que se efectúan las configuraciones iniciales del componente, que serán utilizadas posteriormente para el registro de las demás funcionalidades. Sin una categoría configurada, por ejemplo, es imposible registrar un documento. |
| Registro | Menú en el que se registran los documentos, puestos de copias y palabras claves de los documentos. |
| Gestión | Menú para la gestión de los puestos de copias, guías de remesa, creación de eventos accionables, revisión y revalidación de los documentos. |
| Ejecución | Menú en el que se ejecutan las tareas relacionadas con los documentos. |
| Consulta | Menú que reúne la información de todos los registros para proporcionar una visión general. |
¿Vamos a comenzar?
Siguiendo las etapas del flujo a continuación, usted podrá configurar y utilizar SoftExpert Documento con éxito.
El primer flujo sigue la configuración y operación del registro de un documento:
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Los artículos que componen el flujo ejemplifican el proceso de registro de un documento de acta, utilizado para guardar los registros de una reunión o evento en caso de que sea necesario realizar una consulta.
El segundo flujo sigue la configuración y operación del registro de un documento con revisión:
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El segundo flujo sigue la configuración y operación del registro de un documento con aprobación:
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Los artículos que componen el flujo ejemplifican el proceso de registro de un documento de acta de reunión, utilizado para dejar constancia de una reunión o evento en caso de que haya una necesidad de consulta. En este caso, el documento será aprobado por el líder del equipo.
El cuarto flujo sigue la configuración y operación de la distribución de copias automática:
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Los artículos que componen el flujo ejemplifican el proceso de distribución de un documento de instrucciones de trabajo, que debe entregarse a empleados que no tienen acceso a Internet. El documento tendrá distribución de copias impresas automática.
El quinto flujo sigue la configuración y operación del registro de un documento con firma:
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Los artículos que componen el flujo ejemplifican el proceso de registro de un documento de contratación. En el escenario hipotético del ejemplo, una empresa alquilará equipos a otra y, por lo tanto, creará un contrato para la empresa arrendataria. El contrato requerirá una firma digital.
El sexto flujo sigue la configuración y operación del registro de capacitación por documentos:
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Los artículos que componen el flujo ejemplifican el proceso de registro de un documento de instrucciones de trabajo, que se utilizará como capacitación para instruir a los empleados en un determinado procedimiento de trabajo, como lo puede ser el manual de operación de una maquinaria.