Associar posto de cópias ao documento
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Pré-requisitos
- Acesso ao menu Cadastro > Matriz documento X posto de cópias (DC005).
- Posto de cópias configurado.
- Categoria com a distribuição de cópias configurada.
- Documento cadastrado com a categoria que tem a distribuição de cópias configurada.
Apresentação
É necessário associar o posto de cópias a pelo menos um documento para que a distribuição de cópias funcione.
Desta forma, o posto de cópias, que contém o fluxo de responsáveis pela distribuição, usa as configurações de distribuição da categoria do documento e o arquivo eletrônico que deve ser distribuído para gerar a emissão das cópias.
A associação do posto de cópias ao documento e a programação da quantidade de cópias do documento que o posto deve conter é feita por meio do menu Cadastro > Matriz documento X posto de cópias (DC005). Também é possível fazer essa associação na tela de dados do documento, na aba Cópia impressa. O processo de associação é similar.
Neste artigo, será feita a associação do posto de cópias "INT01- Work instruction" ao documento "Mechanical Pump CMU" a fim de demonstrar o exemplo de distribuição de documentos de instrução de trabalho.
Associar posto de cópias ao documento
1. Acesse o menu Cadastro > Matriz documento X posto de cópias (DC005).
2. Clique no botão 
da barra de ferramentas.
3. Na tela que será apresentada, selecione o posto de cópias desejado e salve a seleção.
4. Neste momento, será apresentada outra tela para a seleção de documentos.
5. Utilize os filtros de pesquisa para localizar os documentos que deseja associar ao posto de cópias.
6. No resultado da pesquisa, selecione os documentos desejados.
Não serão apresentados os documentos cuja situação for Cancelado, Indexação e Aprovação da indexação na lista de registros.
Utilize as teclas SHIFT e CTRL do teclado ou o checkbox ao lado de cada registro para selecionar mais de um documento.
O usuário que está realizando esta operação somente poderá associar documentos nos quais ele tem a permissão Distribuir cópias habilitada em sua lista de segurança.
A não ser que o usuário esteja na equipe definida como responsável pela 'Distribuição' do posto de cópias, na aba Controle > Cópia impressa da tela de dados da categoria dos documentos que se deseja associar ao posto. Neste caso, o usuário poderá associar qualquer documento no qual ele tenha a permissão Visualizar habilitada em sua lista de segurança.
7. Preencha o campo Qtd. cópia com o número de cópias programadas para o posto de cópias, ou seja, quantas cópias de cada documento o posto deve conter.
8. Feito isso, salve a seleção.
Conclusão
Assim, o posto de cópias está devidamente associado aos documentos. Neste momento, a tarefa Envio de cópias impressas será gerada para os devidos responsáveis. Por isso, o próximo passo é emitir o protocolo de cópia.