Associar posto de cópias ao documento
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Pré-requisitos
- Acesso ao menu Cadastro > Matriz documento X posto de cópias (DC005).
- Posto de cópias configurado.
- Categoria com a distribuição de cópias configurada.
- Documento cadastrado por meio da categoria com distribuição de cópias configurada.
Apresentação
É necessário associar o posto de cópias a pelo menos um documento para que a distribuição de cópias funcione.
Desta forma, o posto de cópias, que contém o fluxo de responsáveis pela distribuição, usa as configurações de distribuição da categoria do documento e o arquivo eletrônico que deve ser distribuído para gerar a emissão das cópias.
A associação do posto de cópias ao documento e a programação da quantidade de cópias do documento que o posto deve conter é feita por meio do menu Cadastro > Matriz documento X posto de cópias (DC005). Também é possível fazer essa associação na tela de dados do documento, na aba Cópia impressa. O processo de associação é similar.
Neste artigo, será feita a associação do posto de cópias "INT01- Work instruction" ao documento "Mechanical Pump CMU" a fim de demonstrar o exemplo de distribuição de documentos de instrução de trabalho.
Associar posto de cópias ao documento
1. Acesse o menu Cadastro > Matriz documento X posto de cópias (DC005).
2. Clique no botão 
da barra de ferramentas.
3. Na tela que será apresentada, selecione o posto de cópias desejado e salve a seleção.
4. Neste momento, será apresentada outra tela para a seleção de documentos.
5. Utilize os filtros de pesquisa para localizar os documentos que deseja associar ao posto de cópias.
6. No resultado da pesquisa, selecione os documentos desejados.
- Não serão apresentados os documentos cuja situação for Cancelado, Indexação e Aprovação da indexação na lista de registros.
- Utilize as teclas SHIFT e CTRL do teclado ou a checkbox ao lado de cada registro para selecionar mais de um documento.
- O usuário que estiver realizando esta operação só poderá associar documentos para os quais tenha a permissão “Distribuir cópias” habilitada na lista de segurança. Essa restrição não se aplica se o usuário fizer parte da equipe definida como responsável pela distribuição do posto de cópias na aba Controle > Cópia impressa, na tela de dados da categoria do documento. Neste caso, o usuário poderá associar qualquer documento no qual ele tenha a permissão Visualizar habilitada na lista de segurança.
7. Preencha o campo Qtd. cópia com o número de cópias programadas para o posto de cópias, ou seja, quantas cópias de cada documento o posto deve conter.
8. Feito isso, salve a seleção.
Conclusão
Assim, o posto de cópias está devidamente associado aos documentos. Agora, a tarefa Envio de cópias impressas será gerada para os devidos responsáveis. Por isso, o próximo passo é emitir o protocolo de cópia.