Registrar un documento
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Este artículo es válido para el nuevo menú unificado Documento (DC010) en la versión 3.0 del sistema:
- Acceda a la documentación de release notes para obtener más detalles sobre los cambios significativos en la unificación del menú.
- Haga clic aquí para acceder a la documentación válida para el menú antiguo de registro.
Prerrequisitos
- Acceso al menú Documento (DC010).
- Categoría configurada.
Introducción
Un documento es un texto o cualquier registro que comprueba la autenticidad de un hecho y que constituye elemento de información, independientemente del formato o soporte utilizado para el registro.
SoftExpert Documento tiene disponible el menú de registro para la creación de los documentos que tienen algún valor para las organizaciones que adjudican contratos, con el fin de permitir una gestión eficaz de los contenidos.
Durante el registro, además de almacenar el archivo electrónico del propio documento, el usuario puede definir datos relativos al documento, como quién es el responsable de su revisión, su descripción, su fecha de vencimiento, palabras clave, etc.
Como ejemplo, se registrará un documento de acta de reunión en este artículo. Las actas de reunión son documentos en los que se deja constancia de una convocatoria o evento y que pueden servir de referencia a todas aquellas partes interesadas que necesiten recordar un tema tratado.
En el ejemplo, el documento será homologado al final del registro; es decir, no pasará por las etapas de revisión, ya que las actas de reunión son documentos creados únicamente para ser consultados en caso de necesidad.
El procedimiento de registro de documentos que se describe a continuación también es válido para registrar documentos que pasarán por revisión.
Sin embargo, los pasos a realizar antes y después de este artículo deben seguir el flujo de registro de documento con revisión, mencionado en el artículo Aprenda sobre SoftExpert Documento.
Registrar un documento
El vídeo a continuación presenta un ejemplo práctico y rápido de cómo registrar un documento:
- Haga clic aquí para saber cómo incluir archivos simples y múltiples en el documento.
- Haga clic aquí para saber cómo incluir archivos complejos en el documento.
- Haga clic aquí para saber cómo configurar la pestaña Uso compartido externo.
- Haga clic aquí para saber cómo configurar la pestaña Relación.
- Haga clic aquí para saber cómo funciona la pestaña Asociaciones.
Conclusión
Una vez que el documento tenga todas las configuraciones finalizadas y se haya guardado, será homologado. Esta es la última etapa para el usuario que solo desea registrar el documento y que, por lo tanto, no ha configurado una revisión en su categoría.
Cuando el documento tenga habilitado el control Revisión en la categoría, el sistema preguntará si el usuario desea iniciar una nueva revisión.
En caso afirmativo, el sistema creará automáticamente una revisión para el documento, de acuerdo con el proceso de revisión que tenga configurado:
- Modelo ISO9000: utilice la sección Participante para incluir, modificar o importar a los participantes de la revisión.
- Workflow: el sistema informará el identificador del workflow iniciado.
De lo contrario, el documento quedará disponible para que el usuario cree las revisiones en cualquier momento.