Como usar o compartilhamento externo de documentos
Pré-requisitos
- Acesso ao menu Documento (DC010).
- Documento previamente cadastrado.
Apresentação
Esse recurso permite que os usuários compartilhem os arquivos eletrônicos dos documentos por meio de um link ou QR Code.
Na tela de compartilhamento, também é possível disparar um e-mail com o link de acesso ao documento para as pessoas desejadas.
Compartilhar documento externamente
1. Acesse o menu Documento (DC010).
2. Localize o documento desejado e clique com o botão direito do mouse sobre ele.
3. Selecione a opção 
que será apresentada.
4. Acesse a aba Compartilhamento externo na tela de dados do documento.
5. Na aba Link para compartilhamento, configure o recurso conforme as instruções abaixo:
A Esse campo apresenta o link para compartilhar o documento. Clique em Copiar para que o link seja copiado para a área de transferência e esteja pronto para ser colado em um meio de compartilhamento.
B Clique nesse botão e gere um QR Code para compartilhar o documento. Ao ler o QR Code, o usuário será redirecionado para o documento.
C Nessa seção, define-se a segurança do compartilhamento e os seus parâmetros:
| Opção | Marcada | Desmarcada |
| Tornar público |
Esta opção somente estará disponível se o usuário conectado tiver o controle Salvar localmente permitido na lista de segurança do documento. Ao marcar a opção, qualquer pessoa que acessar o link poderá abrir o documento, mesmo sem conta no SoftExpert Suite. Todas as ações realizadas pelos usuários ao acessar o link público serão registradas no histórico do documento. |
Ao acessar o link, será solicitado o login e a senha de acesso ao SoftExpert Suite. |
Ao marcar a opção Tornar público, os campos abaixo serão habilitados:
| Salvar localmente | Quando o link de compartilhamento for acessado, será realizado o download do arquivo eletrônico do documento, em vez de ele ser aberto em modo de visualização. |
| Utilizar arquivo original | Quando o link de compartilhamento for acessado, o arquivo eletrônico original será visualizado ou baixado, ao invés do PDF convertido, se este for o caso. |
| Validade do link público | Neste campo, defina uma validade específica para o link. Determine a data até a qual o link será válido para acesso público. |
D Na seção Enviar por e-mail, é possível enviar o link de compartilhamento por e-mail para os usuários desejados. Para isso, preencha os campos abaixo:
| Com quem deseja compartilhar? | Informe os endereços de e-mail dos usuários do sistema com e-mail configurado, ou usuários externos para os quais deseja enviar o link de compartilhamento. Para isso, digite o e-mail desejado ou expanda o campo. |
| Mensagem de compartilhamento | Preencha este campo com a mensagem que será enviada no e-mail junto do link de compartilhamento. |
E Após realizar todas as configurações desejadas, clique em Salvar. Se o link de compartilhamento for enviado por e-mail, a aba Estatística será habilitada.
6. Na aba Estatística, será possível acompanhar informações sobre a utilização do link de compartilhamento e o acesso ao arquivo eletrônico do documento.
Conclusão
O histórico de visualização e download dos arquivos eletrônicos acessados por meio do link público estará disponível no histórico do documento e no menu Auditoria de sistema (DC027).