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Como usar as associações do documento

 

Pré-requisitos

 

Apresentação

Por meio da aba Associações da tela de dados dos documentos, é possível associar itens provenientes de outros componentes do SoftExpert Suite.

As associações disponíveis variam de acordo com a configuração do controle de associação da categoria do documento.

Veja as associações disponíveis:

 

Associações do documento

Ação

Para que este recurso funcione corretamente é necessário que o componente SoftExpert Ação faça parte das soluções adquiridas pela organização.

 

Com a associação de ações, é possível realizar a identificação de ocorrências, assim como, associar ocorrências já identificadas no componente SoftExpert Ação e que estão relacionadas com o documento. 

No campo Exibir, localizado na parte superior da seção, é possível selecionar as seguintes opções:

  • Revisão: Apresenta as ocorrências associadas à revisão do documento que está aberta.
  • Documento: Apresenta as ocorrências associadas a todas as revisões pelas quais o documento passou.

Na barra de ferramentas lateral, estão disponíveis os seguintes botões:

Clique neste botão identificar uma ocorrência. Na tela que será aberta, informe um nome para a ocorrência, sua descrição e realize as demais edições necessárias. Salve o registro. Neste momento, serão apresentados os demais campos para preenchimento.
Clique neste botão para associar uma ocorrência já identificada ao documento. Na tela que será aberta, localize e selecione a ocorrência desejada.
 
 

Evento acionável

Com essa associação, é possível incluir um evento acionável para o documento. Um evento acionável permite que ações sejam disparadas quando o documento chegar em determinada etapa, dentro de uma periodicidade específica.

Os eventos já associados ao documento serão listados nesta seção. Através dos botões dispostos, é possível executar o evento, visualizar os seus dados, editá-lo e associar ou desassociar outros eventos. 

Estão disponíveis os seguintes botões:

Clique neste botão para criar um evento acionável para o documento.  Veja mais detalhes no artigo Criar evento acionável.
Clique neste botão para associar um evento acionável já configurado no sistema. Na tela que será aberta, pesquise o evento, selecione-o e clique no botão Incluir.

Lembrando que somente será possível executar manualmente os eventos que possuírem a opção Permitir executar o evento manualmente marcada.

 
 
 

Incidente

 Para que este recurso funcione corretamente é necessário que o componente SoftExpert Incidente faça parte das soluções adquiridas pela organização.

 

Com essa associação, é possível iniciar o registro de novos incidentes, assim como, associar incidentes já registrados e que estão relacionados com o documento.

No campo Exibir, localizado na parte superior desta seção, é possível selecionar as seguintes opções:

  • Revisão: Apresenta os incidentes que foram associados à revisão do documento que está aberta.
  • Documento: Apresenta os incidentes que foram associados a todas as revisões pelas quais o documento passou.

Na barra de ferramentas lateral, estão disponíveis os seguintes botões:

Clique neste botão para iniciar o registro de um incidente. Na tela que será apresentada, selecione o tipo que classificará o incidente que deseja registrar. Os campos Título e Descrição estarão habilitados para preenchimento de acordo com as configurações realizadas no processo. Salve o registro. Será apresentado o identificador do incidente registrado e as atividades serão geradas para os devidos responsáveis.
Clique neste botão para associar um incidente ao documento. Na tela que será aberta, localize e selecione o incidente desejado.
Clique neste botão para desassociar o incidente selecionado na lista de registros.
Clique neste botão para visualizar a tela de dados do incidente selecionado na lista de registros.
Clique neste botão para visualizar o fluxograma associado ao tipo do incidente selecionado na lista de registros.
 
 

Processo

Para que este recurso funcione corretamente é necessário que o componente SoftExpert Processo faça parte das soluções adquiridas pela organização.

 

Com essa associação, é possível associar documentos à processos cadastrados no SoftExpert Suite.

Na barra de ferramentas lateral, estão disponíveis os seguintes botões:

Clique neste botão para associar um processo ao documento. Na tela que será aberta, localize e selecione o processo desejado.
Clique neste botão para desassociar o processo selecionado na lista de registros.
Clique neste botão para visualizar a tela de dados do processo selecionado na lista de registros.
 
 

Protocolo

Para que este recurso funcione corretamente é necessário que o componente SoftExpert Protocolo faça parte das soluções adquiridas pela organização.

 

Com essa associação, é possível abrir protocolos referentes ao documento e acompanhar a situação dos protocolos aos quais o documento foi associado.

Na barra de ferramentas lateral, estão disponíveis os seguintes botões:

Clique neste botão para abrir um protocolo referente ao documento. Na tela que será aberta, selecione o tipo que classificará o protocolo. Feito isso, os demais campos ficarão habilitados para preenchimento. Informe o identificador, assunto, demais campos requeridos e salve o registro.
Clique neste botão para visualizar a tela de dados do protocolo selecionado na lista de registros.
 
 

Solicitação

Para que este recurso funcione corretamente é necessário que o componente SoftExpert Solicitação faça parte das soluções adquiridas pela organização.

 

Com essa associação, é possível visualizar as solicitações que estão sendo atendidas, assim como, realizar o atendimento de solicitações relacionadas ao documento.

Para isso, utilize os botões da barra de ferramentas lateral:

Clique neste botão para associar uma solicitação. Na tela que será aberta, localize e selecione a solicitação que será atendida com o documento em questão. Em seguida, salve o registro.
Clique neste botão para desassociar uma solicitação selecionada na lista de registros.
Clique neste botão para visualizar a tela de dados da solicitação selecionada na lista de registros.
 
 

Workflow

Para que este recurso funcione corretamente, é necessário que o componente SoftExpert Workflow faça parte das soluções adquiridas pela organização.

Esta seção somente será apresentada se na categoria do documento for marcado o controle Associação de workflow ou se o documento for associado a um workflow por meio do componente Workflow. 

 

Nesta seção de associação, é possível visualizar e acompanhar os workflows que estão relacionados ao documento.

A lista de registros está dividida em duas partes:

 

Associados ou iniciados via documento

São apresentados os workflows associados/iniciados por meio do documento, seja por esta seção ou aqueles que foram disparados de forma automática (de acordo com as configurações realizadas na categoria).

Na barra de ferramentas lateral, estão disponíveis os seguintes botões:

Clique neste botão para iniciar um workflow. Na tela que será apresentada, selecione o processo que será instanciado. Os campos Título e Descrição estarão habilitados para preenchimento de acordo com as configurações realizadas no processo. Salve o registro. Será apresentado o identificador do workflow criado e as atividades serão geradas para os devidos responsáveis. Este botão somente estará disponível se a opção "Permitir iniciar workflow" estiver marcada na seção Controle da categoria.
Clique neste botão para associar um workflow ao documento. Na tela que será aberta, localize e selecione o workflow desejado.
Clique neste botão para desassociar o workflow selecionado na lista de registros.
Clique neste botão para visualizar a tela de dados do workflow selecionado na lista de registros.
Clique neste botão para visualizar o fluxograma do workflow selecionado na lista de registros.

 

Associados via Workflow

São apresentados os workflows aos quais o documento foi associado, por meio do componente Workflow.

Na barra de ferramentas lateral, estão disponíveis os seguintes botões:

Clique neste botão para visualizar o fluxograma do workflow selecionado na lista de registros.
Clique neste botão para visualizar a tela de dados do workflow selecionado na lista de registros. Na seção Documento da tela de dados dos workflows, será apresentado o documento.
 
 

 

Conclusão

Desta forma, todos os objetos necessários podem ser associados ao documento, garantindo ao processo de documentação da organização segurança e estratégia, através da integração dos componentes e recursos SoftExpert.


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