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Asociaciones del documento

 

Prerrequisitos:

 

Introducción

A través de la pestaña Asociaciones de la pantalla de datos del documento, es posible asociar elementos de otros componentes de SoftExpert Suite.

Las asociaciones disponibles varían según la configuración del control de asociación de la categoría del documento.

Vea las asociaciones disponibles:

 

Asociaciones del documento

Acción

Para que este recurso funcione correctamente, es necesario que el componente SoftExpert Acción forme parte de las soluciones adquiridas por la organización.

 

Asociando acciones, es posible identificar ocurrencias y asociar ocurrencias que ya fueron identificadas en el componente SoftExpert Acción y que están relacionadas con el documento. 

En el campo Exhibir, ubicado en la parte superior de esta sección, es posible seleccionar las siguientes opciones:

  • Revisión: Muestra las ocurrencias asociadas a la revisión abierta del documento.
  • Documento: Muestra las ocurrencias asociadas a todas las revisiones que ha tenido el documento.

Los siguientes botones están disponibles en la barra de herramientas lateral:

Haga clic en este botón para identificar una ocurrencia. En la pantalla que se abrirá, informe un nombre para la ocurrencia, su descripción, y realice las demás ediciones necesarias. Guarde el registro. En este momento, serán presentados los demás campos para llenado.
Haga clic en este botón para asociar una ocurrencia ya identificada con el documento. En la pantalla que se abrirá, ubique y seleccione la ocurrencia deseada.
 
 

Evento accionable

Esta asociación permite incluir un evento accionable en el documento. Un evento accionable permite desencadenar acciones cuando el documento alcanza una determinada etapa, dentro de una periodicidad específica.

Los eventos ya asociados con el documento se listarán en esta sección. Utilizando los botones disponibles es posible ejecutar el evento, ver sus datos, editarlo y asociar o desasociar otros eventos. 

Están disponibles los siguientes botones:

Haga clic en este botón para crear un evento accionable para el documento. Consulte más detalles en el artículo Crear un evento accionable.
Haga clic en este botón para asociar un evento accionable ya configurado en el sistema. En la pantalla que se abrirá, busque el evento, selecciónelo y haga clic en el botón Incluir.

Recuerde que solo podrá ejecutar eventos manualmente si la opción Permitir ejecutar el evento manualmente está marcada.

 
 
 

Incidente

Para que este recurso funcione correctamente, el componente SoftExpert Incidente debe formar parte de las soluciones adquiridas por la organización.

 

Esta asociación permite iniciar el registro de nuevos incidentes, así como asociar incidentes ya registrados y relacionados con el documento.

En el campo Exhibir, localizado en la parte superior de esta sección, es posible seleccionar las siguientes opciones:

  • Revisión: Muestra los incidentes asociados a la revisión abierta del documento.
  • Documento: Muestra los incidentes asociados a todas las revisiones que ha tenido el documento.

Los siguientes botones están disponibles en la barra de herramientas lateral:

Haga clic en este botón para comenzar a registrar un incidente. En la pantalla que aparecerá, seleccione el tipo que clasificará el incidente que desea registrar. Los campos Título y Descripción se habilitarán para ser llenados según las configuraciones realizadas en el proceso. Guarde el registro. Se mostrará el identificador del incidente registrado y se generarán las actividades para los responsables.
Haga clic en este botón para asociar un incidente con el documento. En la pantalla que se abrirá, ubique y seleccione el incidente deseado.
Haga clic en este botón para desasociar el incidente seleccionado en la lista de registros.
Haga clic en este botón para ver la pantalla de datos del incidente seleccionado en la lista de registros.
Haga clic en este botón para ver el diagrama de flujo asociado con el tipo de incidente seleccionado en la lista de registros.
 
 

Proceso

Para que este recurso funcione correctamente, es necesario que el componente SoftExpert Proceso forme parte de las soluciones adquiridas por la organización.

 

Esta asociación permite vincular documentos a procesos registrados en SoftExpert Suite.

Los siguientes botones están disponibles en la barra de herramientas lateral:

Haga clic en este botón para asociar un proceso con el documento. En la pantalla que se abrirá, ubique y seleccione el proceso deseado.
Haga clic en este botón para desasociar el proceso seleccionado en la lista de registros.
Haga clic en este botón para ver la pantalla de datos del proceso seleccionado en la lista de registros.
 
 

Protocolo

Para que este recurso funcione correctamente, es necesario que el componente SoftExpert Protocolo forme parte de las soluciones adquiridas por la organización.

 

Esta asociación permite abrir protocolos relacionados con el documento y controlar la situación de los protocolos a los que se ha asociado el documento.

Los siguientes botones están disponibles en la barra de herramientas lateral:

Haga clic en este botón para abrir un protocolo para el documento. En la pantalla que se abrirá, seleccione el tipo que clasificará el protocolo. Hecho eso, los demás campos quedarán habilitados para llenado. Ingrese el identificador, asunto, otros campos obligatorios y guarde el registro.
Haga clic en este botón para ver la pantalla de datos del protocolo seleccionado en la lista de registros.
 
 

Solicitud

Para que este recurso funcione correctamente, es necesario que el componente SoftExpert Solicitud forme parte de las soluciones adquiridas por la organización.

 

Esta asociación permite visualizar las solicitudes que se están atendiendo, así como llevar a cabo la realización de solicitudes relacionadas con el documento.

Para ello, utilice los botones de la barra de herramientas lateral:

Haga clic en este botón para asociar una solicitud. En la pantalla que se abre, ubique y seleccione la solicitud que se atenderá con el documento en cuestión. Enseguida, guarde el registro.
Haga clic en este botón para desasociar una solicitud seleccionada en la lista de registros.
Haga clic en este botón para visualizar la pantalla de datos de la solicitud seleccionada en la lista de registros.
 
 

Workflow

Para que este recurso funcione correctamente, es necesario que el componente SoftExpert Workflow forme parte de las soluciones adquiridas por la organización.

Esta sección solo se mostrará si el control Asociación de workflow está marcado en la categoría del documento o si el documento está asociado a un workflow a través del componente Workflow. 

 

En esta sección de asociación, es posible visualizar y hacer el seguimiento de los workflows que están relacionados con el documento.

La lista de registros se divide en dos partes:

 

Asociados o iniciados vía documento

Se muestran los workflows asociados/iniciados por el documento, ya sea por esta sección o los que se han disparado automáticamente (según las configuraciones realizadas en la categoría).

Los siguientes botones están disponibles en la barra de herramientas lateral:

Haga clic en este botón para iniciar un workflow. En la pantalla que aparecerá, seleccione el proceso que desea instanciar. Los campos Título y Descripción se habilitarán para ser llenados según las configuraciones realizadas en el proceso. Guarde el registro. Se mostrará el identificador del workflow creado y se generarán las actividades para los responsables. Este botón solo estará disponible si la opción "Permitir iniciar workflow" está marcada en la sección Control de la categoría.
Haga clic en este botón para asociar un workflow con el documento. En la pantalla que se abrirá, ubique y seleccione el workflow deseado.
Haga clic en este botón para desasociar el workflow seleccionado en la lista de registros.
Haga clic en este botón para ver la pantalla de datos del workflow seleccionado en la lista de registros.
Haga clic en este botón para ver el diagrama de flujo del workflow seleccionado en la lista de registros.

 

Asociados vía Workflow

Los workflows a los que se ha asociado el documento se muestran a través del componente Workflow.

Los siguientes botones están disponibles en la barra de herramientas lateral:

Haga clic en este botón para ver el diagrama de flujo del workflow seleccionado en la lista de registros.
Haga clic en este botón para ver la pantalla de datos del workflow seleccionado en la lista de registros. En la sección Documento de la pantalla de datos del workflow, se mostrará el documento.
 
 

 

Conclusión

De esta forma, todos los objetos necesarios pueden ser asociados al documento, garantizando la seguridad y la estrategia del proceso de documentación de la organización a través de la integración de los componentes y recursos de SoftExpert.


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