Utilizando el recurso de compartición externa de documentos
Prerrequisitos
- Acceso al menú Documento (DC010).
- Documento previamente registrado.
Introducción
Este recurso permite a los usuarios compartir archivos de documentos electrónicos mediante un link o un código QR.
En la pantalla para compartir, también es posible disparar un e-mail con el link de acceso al documento para las personas deseadas.
Compartir documento externamente
1. Acceda al menú Documento (DC010).
2. Localice el documento deseado y haga clic con el botón derecho del mouse sobre él.
3. Seleccione la opción 
que se presentará.
4. Acceda a la pestaña Uso compartido externo en la pantalla de datos del documento.
5. En la pestaña Link para uso compartido, configure el recurso conforme a las instrucciones a continuación:
A Este campo muestra el enlace para compartir el documento. Haga clic en Copiar para que el link se copie en el portapapeles y esté listo para pegarse en un dispositivo para compartir.
B Este botón permite generar un QR Code para compartir el documento. Al escanear el código QR, el usuario será llevado al documento.
C Permite definir la seguridad para compartir y sus parámetros:
| Opción | Marcada | Desmarcada |
| Hacerlo público |
Esta opción solo estará disponible si el usuario conectado tiene el control Guardar localmente permitido en la lista de seguridad del documento. Al marcar la opción, cualquier persona que acceda al link podrá abrir el documento, incluso sin cuenta en SoftExpert Suite. Todas las acciones realizadas por los usuarios al acceder al link público serán registradas en el historial del documento. |
Al acceder al link, se solicitará el login y la contraseña de acceso a SoftExpert Suite. |
Al marcar la opción Hacerlo público, los siguientes campos serán habilitados:
| Guardar localmente | Cuando se acceda al link para compartir, se descargará el archivo electrónico del documento, en vez de que se abra en modo de visualización. |
| Utilizar archivo original | Cuando se acceda al link para compartir, se visualizará o descargará el archivo electrónico original en lugar del PDF convertido, si es necesario. |
| Validez del link público | En este campo, defina una validez específica para el enlace. Establezca la fecha de validez del enlace para el acceso público. |
D En la sección Enviar por e-mail, es posible enviar el link para uso compartido por correo electrónico a los usuarios deseados. Para ello, llene los siguientes campos:
| ¿Con quién desea compartir? | Introduzca las direcciones de correo electrónico de los usuarios del sistema con e-mail configurado o de los usuarios externos a los que desea enviar el link para uso compartido. Para ello, escriba la dirección de correo electrónico deseada o expanda el campo. |
| Mensaje de uso compartido | Complete este campo con el mensaje que se enviará en el correo electrónico junto con link para compartir. |
E Después de realizar todas las configuraciones deseadas, haga clic en Guardar. Si el link para compartir se envía por e-mail, se habilitará la pestaña Estadística.
6. En la pestaña Estadística, será posible hacer el seguimiento de la información sobre la utilización del link para compartir y el acceso al archivo electrónico del documento.
Conclusión
El historial de visualización y descarga de los archivos electrónicos accedidos por medio del link público estará disponible en el historial del documento y en el menú Auditoría de sistema (DC027).