Cadastrar documento
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Pré-requisitos
- Acesso ao menu Cadastro > Documento (DC003).
- Categoria configurada.
Apresentação
Um documento é um texto ou qualquer objeto que se colige como prova de autenticidade de um fato e que constitui elemento de informação, independentemente do formato ou suporte utilizado para o registro.
No SoftExpert Documento, dispõe-se o menu de cadastro para que sejam feitos os registros dos documentos que têm algum valor para as organizações contratantes, a fim de possibilitar um gerenciamento eficaz dos conteúdos.
No registro, além de armazenar o arquivo eletrônico do documento propriamente dito, o usuário pode definir os dados referentes ao documento, como o responsável por revisá-lo, sua descrição, a sua data de validade, palavras-chave etc.
Neste artigo, como exemplo, será cadastrado um documento de ata de reunião. As atas de reunião são documentos de registro de uma reunião ou evento, usados para consulta por todos os colaboradores que precisam dos detalhes de algum tópico abordado.
No exemplo, o documento será homologado no final do cadastro, ou seja, não passará pelas etapas de uma revisão, pois as atas de reunião são documentos criados unicamente para serem consultados em caso de necessidade.
O procedimento de cadastro de documento descrito a seguir também é válido para cadastrar documentos que passarão por revisão. Entretanto, os passos que devem ser realizados antes e depois deste artigo devem ser feitos seguindo o chamado Fluxo de cadastro de documento com revisão do artigo Conheça o SoftExpert Documento.
Cadastrar documento
Assista ao vídeo abaixo para ver na prática como cadastrar um documento:
- Acesse o artigo Incluir arquivos eletrônicos simples e múltiplos no documento para saber como incluir esses tipos de arquivos.
- Acesse o artigo Incluir arquivos complexos no documento para saber como incluir esse tipo de arquivo.
- Acesse o artigo Como usar o compartilhamento externo de documentos para saber como configurar a aba Compartilhamento externo.
- Acesse o artigo Configurar relacionamento do documento para saber como configurar a aba Relacionamento.
- Acesse o artigo Associações do documento para saber como funciona a aba Associações.
Conclusão
Assim que o documento tiver todas as configurações finalizadas e for salvo, ele será homologado. Essa é a última etapa para o usuário que deseja apenas registrar o documento e que, portanto, não configurou revisão em sua categoria.
Quando o documento tem o controle Revisão habilitado na categoria, o sistema questionará se o usuário deseja iniciar uma nova revisão.
Em caso afirmativo, o sistema criará automaticamente uma revisão para o documento, de acordo com o processo de revisão configurado para ele:
- Modelo ISO9000: Utilize a seção Participante para incluir, alterar ou importar os participantes da revisão.
- Workflow: O sistema informará o identificador do workflow iniciado.
Em caso negativo, o documento ficará disponível para que o usuário crie revisões dele a qualquer momento.