Cadastrar documento
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Este artigo é válido para o novo menu unificado Documento (DC010) na versão 3.0 do sistema:
- Acesse o release notes para mais detalhes sobre as mudanças significativas na unificação do menu.
- Clique aqui para acessar a documentação válida para o menu antigo de cadastro.
Pré-requisitos
- Acesso ao menu Documento (DC010).
- Categoria configurada.
Apresentação
Um documento é um texto ou qualquer registro que comprova a autenticidade de um fato e que constitui elemento de informação, independentemente do formato ou suporte utilizado para o registro.
No SoftExpert Documento, dispõe-se o menu de cadastro para serem feitos os registros dos documentos que têm algum valor para as organizações contratantes, a fim de possibilitar um gerenciamento eficaz dos conteúdos.
No registro, além de armazenar o arquivo eletrônico do documento propriamente dito, o usuário pode definir os dados referentes ao documento, como o responsável por revisá-lo, sua descrição, a sua data de validade, palavras-chave etc.
Como exemplo, será cadastrado um documento de ata de reunião neste artigo. As atas de reunião são documentos de registro de uma reunião ou evento, usados para consulta por todos os colaboradores que precisam dos detalhes de algum tópico abordado.
No exemplo, o documento será homologado no final do cadastro, ou seja, não passará pelas etapas de uma revisão, pois as atas de reunião são documentos criados unicamente para serem consultados em caso de necessidade.
O procedimento de cadastro de documento descrito a seguir também é válido para cadastrar documentos que passarão por revisão.
Entretanto, os passos a serem realizados antes e depois deste artigo devem seguir o fluxo de cadastro de documento com revisão, mencionado no artigo Conheça o SoftExpert Documento.
Cadastrar documento
Assista ao vídeo abaixo para ver na prática como cadastrar um documento:
- Clique aqui para saber como incluir arquivos simples e múltiplos no documento.
- Clique aqui para saber como incluir arquivos complexos no documento.
- Clique aqui para saber como configurar a aba Compartilhamento externo.
- Clique aqui para saber como configurar a aba Relacionamento.
- Clique aqui para saber como funciona a aba Associações.
Conclusão
Assim que o documento tiver todas as configurações finalizadas e for salvo, ele será homologado. Essa é a última etapa para o usuário que deseja apenas registrar o documento e que, portanto, não configurou revisão em sua categoria.
Quando o documento tem o controle Revisão habilitado na categoria, o sistema questionará se o usuário deseja iniciar uma nova revisão.
Em caso afirmativo, o sistema criará automaticamente uma revisão para o documento, conforme o processo de revisão configurado para ele:
- Modelo ISO9000: utilize a seção Participante para incluir, alterar ou importar os participantes da revisão.
- Workflow: o sistema informará o identificador do workflow iniciado.
Em caso negativo, o documento ficará disponível para que o usuário crie revisões dele a qualquer momento.