Registrar un documento
 |
 |
Prerrequisitos:
- Acceso al menú Registro > Documento (DC003).
- Categoría configurada.
Introducción
Un documento es un texto o cualquier objeto que se recopila como prueba de autenticidad de un hecho y que constituye un elemento de información, independientemente del formato o soporte utilizado para registrarlo.
SoftExpert Documento tiene disponible el menú de registro para registrar los documentos que tienen algún valor para las organizaciones que adjudican contratos, con el fin de permitir una gestión eficaz de los contenidos.
Durante el registro, además de almacenar el archivo electrónico del propio documento, el usuario puede definir datos relativos al documento, como quién es el responsable de su revisión, su descripción, su fecha de vencimiento, palabras clave, etc.
En este artículo, a modo de ejemplo, se registrará un documento de acta de reunión. Las actas de reunión son documentos en los que se deja constancia de una convocatoria o evento y que pueden servir de referencia a todas aquellas partes interesadas que necesiten recordar un tema tratado.
En el ejemplo, el documento será homologado al final del registro; es decir, no pasará por las etapas de revisión, ya que las actas de reunión son documentos creados únicamente para ser consultados en caso de necesidad.
El procedimiento de registro de documentos que se describe a continuación también es válido para registrar documentos que pasarán por revisión. Sin embargo, los pasos que se deben realizar antes y después de este artículo se deben hacer siguiendo el Flujo de registro de documentos con revisión del artículo Aprenda sobre SoftExpert Documento.
Registrar un documento
El video a continuación presenta un ejemplo práctico y rápido de cómo registrar un documento:
- Acceda al artículo Incluir archivos electrónicos de forma simple y múltiple para saber más sobre cómo incluir ese tipo de archivo.
- Acceda al artículo Incluir archivos complejos en el documento para saber más sobre cómo incluir ese tipo de archivo.
- Acceda al artículo Utilizando el recurso de compartición externa de documentos para saber cómo configurar la pestaña Uso compartido externo.
- Acceda al artículo Configurar una relación del documento para obtener información sobre cómo configurar la pestaña Relación.
- Acceda al artículo Asociaciones del documento para saber cómo funciona la pestaña Asociaciones.
Conclusión
Una vez que el documento tenga todas las configuraciones finalizadas y se haya guardado, será homologado. Esta es la última etapa para el usuario que solo desea registrar el documento y que, por lo tanto, no ha configurado una revisión en su categoría.
Cuando el documento tenga habilitado el control Revisión en la categoría, el sistema preguntará si el usuario desea iniciar una nueva revisión.
En caso afirmativo, el sistema creará automáticamente una revisión para el documento, de acuerdo con el proceso de revisión que tenga configurado:
- Modelo ISO9000: Utilice la sección Participante para incluir, modificar o importar a los participantes de la revisión.
- Workflow: El sistema informará el identificador del workflow iniciado.
De lo contrario, el documento quedará disponible para que el usuario cree las revisiones en cualquier momento.