Pré-requisitos

• Acesso ao menu Cadastro > Documento (DC003).
• Acesso ao menu Execução > Indexação (somente para licença Apoio).
• Categoria com controle de indexação previamente configurada.

Apresentação

O controle de indexação de documentos permite que documentos sem controle de revisão tenham uma etapa a mais antes de serem homologados, ou seja, ao definir este controle, é possível estabelecer uma etapa para elaborar o documento antes de homologá-lo e disponibilizá-lo para consulta de outros usuários.

A aprovação de documentos acontece a partir do controle de indexação, mas a etapa de indexação pode funcionar sem aprovação. 

Para que um documento entre em processo de indexação é preciso cadastrá-lo com uma categoria que possua o controle de indexação configurado. 

Cadastrar documento com controle de indexação

Cadastre um documento segundo o vídeo do artigo Cadastrar documento.

No entanto, ao selecionar a categoria, escolha uma categoria que possua o controle de indexação configurado.

Ao clicar no botão para salvar o cadastro do documento, o sistema questionará sobre a próxima etapa do documento:

• Ao clicar na opção Cancelar, o documento não será homologado ou enviado para aprovação e a tarefa Indexação de documento será gerada para o responsável dar seguimento. Para mais detalhes, consulte o artigo Executar indexação do documento.
• Ao clicar na opção OK, o documento será homologado ou, caso assim tenha sido configurado na categoria do documento, será enviado para aprovação.

Conclusão

Deste modo, o documento iniciou a etapa de indexação para melhor elaboração e controle do documento antes de homologá-lo.