Prerrequisitos:

• Acceso al menú Registro > Documento (DC003).
• Acceso al menú Ejecución > Indexación (solo para licencia Staff).
• Categoría con control de indexación previamente configurada.

Introducción

El control de indexación de documentos permite que los documentos sin control de revisión tengan una etapa extra antes de ser homologados, es decir, definiendo este control, es posible establecer una etapa de elaboración del documento antes de homologarlo y dejarlo disponible para consulta de otros usuarios.

Los documentos son aprobados desde el control de indexación, pero la etapa de indexación puede funcionar sin aprobación. 

Para que un documento entre en el proceso de indexación, debe estar registrado en una categoría que tenga configurado el control de indexación. 

Registrar un documento con control de indexación

Para saber cómo registrar un documento, vea el video del artículo Registrar un documento.

Sin embargo, al seleccionar la categoría, elija una categoría que tenga configurado el control de indexación.

Al hacer clic en el botón para guardar el registro del documento, el sistema le preguntará por la siguiente etapa del documento:

• Al hacer clic en la opción Cancelar, el documento no será homologado ni enviado para su aprobación, y se generará la tarea Indexación de documento para que el responsable realice el seguimiento. Para obtener más detalles, consulte el artículo Ejecutar indexación del documento.
• Al hacer clic en la opción OK, el documento será homologado o, si se ha configurado en la categoría del documento, será enviado para su aprobación.

Conclusión

Así, el documento ha iniciado la etapa de indexación para una mejor elaboración y control del documento antes de homologarlo.