Parâmetros gerais do SoftExpert Documento
Pré-requisito
- Acesso ao menu Configuração > Parâmetros gerais (DC035).
Apresentação
O menu Parâmetros gerais serve para definir as configurações padrão do componente, aplicáveis a todos os registros cadastrados em seu sistema. Essas configurações podem auxiliar e facilitar o uso dos recursos disponíveis.
Veja como configurar os parâmetros gerais do SoftExpert Documento:
Configurar parâmetros gerais
1. Acesse o menu Configuração > Parâmetros gerais (DC035).
2. Parametrize o sistema de acordo com os recursos desejados. Estão disponíveis as seguintes seções:
Geral
Nesta seção, é possível estabelecer parametrizações referentes à consulta de documentos:
| Parâmetro | Marcado | Desmarcado |
| Visualizar arquivo eletrônico com duplo clique | Ao dar um duplo clique sobre o registro de algum documento, será aberto seu arquivo eletrônico. | Ao dar um duplo clique sobre o registro de algum documento, será aberta sua tela de dados. |
| Permitir download do arquivo original na consulta | No menu Consulta > Documento (DC021), será possível efetuar o download do arquivo original. | No menu Consulta > Documento (DC021), será feito o download da versão PDF do arquivo eletrônico. No caso de o arquivo não estar convertido, será aberto o arquivo original. |
| Salvar nome de estação cliente na auditoria de sistema | No menu Consulta > Auditoria de sistema (DC027), será salvo o nome de estação. | No menu Consulta > Auditoria de sistema (DC027), será salvo o IP da máquina. |
| Utilizar o Java para visualização/edição de arquivo eletrônico | Os arquivos eletrônicos serão visualizados/editados utilizando o Fileloader Java na estação. Nesse caso, é necessário que cada estação tenha o Java instalado | Os arquivos eletrônicos serão visualizados/editados utilizando o Fileloader .NET. Neste caso, é necessário que cada estação tenha o .NET Framework instalado. Para estações Linux este parâmetro não tem efeito. |
Aplicativo
Nesta seção, é feita a parametrização referente aos aplicativos que serão utilizados para visualizar os arquivos eletrônicos dos documentos:
| Parâmetro | Marcado | Desmarcado |
| SE PDFView | Habilita o visualizador PDF local. Note que ao utilizar o SE PDFView, no momento da abertura de um arquivo para visualização, se o SoftExpert Suite detectar programas de captura de imagens sendo executados, será solicitado que eles sejam encerrados. | Se nenhum outro visualizador PDF estiver habilitado, os arquivos eletrônicos serão abertos com aplicativo definido pelo sistema operacional. Por exemplo: arquivos com extensão '.pdf' serão abertos com Adobe Acrobat. |
| Visualizador nativo do navegador | Os arquivos PDF serão visualizados com o recurso do navegador utilizado pela estação. Esta opção não pode ser utilizada em conjunto com a opção "HTML5 PDF Viewer". | Se nenhum outro visualizador PDF estiver habilitado, os arquivos eletrônicos serão abertos com aplicativo definido pelo sistema operacional. |
| HTML5 PDF Viewer | Os arquivos PDF serão visualizados utilizando HTML5 no navegador. Esta opção não pode ser utilizada em conjunto com a opção "Visualizador nativo do navegador". | Se nenhum outro visualizador PDF estiver habilitado, os arquivos eletrônicos serão abertos com aplicativo definido pelo sistema operacional. |
| Habilitar servidor de visualização | Para o visualizador HTML5 é possível configurar um servidor que permite a visualização de arquivos mais rapidamente. Nos respectivos campos, informe o caminho do servidor e a porta socket. | O visualizador HTML5 poderá ser utilizado sem nenhum problema. |
Office | ||
| DocView | Será utilizado para visualizar arquivos com extensão .doc. Este recurso requer que o Microsoft Word esteja instalado nas estações. | Os arquivos eletrônicos serão abertos com aplicativo definido pelo sistema operacional. |
| ExcelView | Será utilizado para visualizar arquivos com extensão .xls. Este recurso requer que o Microsoft Excel esteja instalado nas estações. | |
| PowerPointView | Esse recurso requer o Microsoft PowerPoint instalado nas estações e não realizará o controle de impressão e salvar localmente. | |
| LibreOffice | Será utilizado para visualizar arquivos com extensão .odt, .ods, e .odp. Será utilizado também, para abrir arquivos com extensões compatíveis com o Libre Office, como .doc, .xls etc, quando as opções "DocView" e/ou "ExcelView" não estiverem marcadas. Este recurso requer que o Libre Office esteja instalado nas estações. | |
| VisioView | Será utilizado para visualizar arquivos com extensão .vsd, .vdx, .vss ou .vsx. Este recurso requer que o Microsoft Visio esteja instalado nas estações. | |
DWG | ||
| SE Viewer | Será utilizado para visualizar arquivos com extensões .dwg, .dxf ou .dwl. | Os arquivos eletrônicos serão abertos com aplicativo definido pelo sistema operacional. |
DGN | ||
| SE Viewer | Será utilizado para visualizar arquivos com extensões .dgn. | Os arquivos eletrônicos serão abertos com aplicativo definido pelo sistema operacional. |
Imagem | ||
| SE Viewer | Será utilizado para visualizar arquivos com extensões .bmp, .png, .gif, .tif, .jpg ou .jpeg. | Os arquivos eletrônicos serão abertos com aplicativo definido pelo sistema operacional. |
| HTML5 Viewer | Será utilizado para visualizar arquivos com extensões .bmp, .png, .gif, .tif, .jpg ou .jpeg por meio do navegador. | |
| Dicom Viewer | Será utilizado para visualizar arquivos com extensões .dcm e .dicom. | |
Consulte o documento técnico Requisitos do sistema para obter mais detalhes sobre as versões do Microsoft Office que são compatíveis com o SoftExpert Documento
Documento
Nesta seção, é feita a parametrização referente aos documentos e seus arquivos eletrônicos:
| Parâmetro | Marcado | Desmarcado |
| Filtro situação do documento (padrão) | As situações definidas serão apresentadas, por padrão, no filtro "Situação do documento" nas telas onde ele estiver presente. | As situações que não forem marcadas não serão exibidas, por padrão, na consulta. Porém, no momento de efetuar a consulta, todas as situações podem ser selecionadas e neste caso, o sistema irá considerar esta seleção para apresentação do resultado. Quando nenhum item é selecionado, o sistema apresenta a opção "Homologado" marcada por padrão. |
| Exigir a visualização do arquivo eletrônico ao liberar tarefas | Para executar com sucesso, as tarefas marcadas, será necessário visualizar o arquivo eletrônico do documento relacionado a elas. | As tarefas que não forem marcadas poderão ser executadas sem a obrigatoriedade de visualização do arquivo eletrônico. |
| Permitir alterar documentos homologados | Os dados dos documentos que já foram homologados poderão ser editados. | Depois de homologados, os documentos estarão disponíveis somente para leitura, sendo necessária a criação de uma revisão para edição dos dados. Entretanto, os dados do documento como título, cópia impressa e segurança, só poderão ser alterados se a situação da revisão for elaboração, na revisão ISO9000, ou se a revisão por Workflow tiver a opção "Alterar metadados" marcada. |
| Permitir alterar a segurança de documento homologado | Documentos homologados poderão ter a segurança editada. | Não será possível alterar a segurança dos documentos depois que eles forem homologados. |
| Permitir excluir apenas documentos em emissão | Somente poderão ser excluídos do sistema os documentos que estiverem na etapa de emissão ou indexação. | Os documentos poderão ser excluídos em qualquer situação. |
| Permitir associar o mesmo arquivo eletrônico em documentos diferentes | Um mesmo arquivo eletrônico poderá ser associado a documentos diferentes. | Um mesmo arquivo eletrônico não poderá ser associado a mais de um documento. |
| Permitir mesmo identificador de documento em categorias diferentes | Será possível cadastrar documentos com identificadores iguais, desde que estes pertençam a categorias diferentes. | Não será possível cadastrar documentos com identificadores iguais no sistema (mesmo que seja renomeado). |
| Habilitar gerenciamento do documento pelo WebDAV | O gerenciamento dos documentos será efetuado pelo WebDAV, possibilitando que, ao visualizar um arquivo eletrônico de um documento, o sistema não efetue o download deste arquivo para o temp da máquina do usuário. A utilização deste recurso será restrita para os formatos MS-Office e para os formatos dos visualizadores SoftExpert que funcionarem com o caminho do WebDAV (DocView, ExcelView, PDFView e imagens/desenhos com SE Viewer). | O acesso aos documentos através do mapeamento do WebDAV será bloqueado, sendo permitido o acesso somente através do sistema. É recomendável a utilização do WebDAV, pois este recurso possibilita que o SoftExpert Suite utilize um método eficaz de segurança durante a visualização de arquivos eletrônicos. |
| Permitir somente a inclusão de revisão vigente na estrutura | Ao associar um documento à estrutura de outro documento, não será possível selecionar outra revisão que não seja a vigente. | Será possível associar qualquer revisão na estrutura do documento. |
| Enviar tarefa de indexação do documento para todos os usuários que possuem a permissão de editar | Todos os usuários que têm o controle "Editar" permitido na lista de segurança do documento receberão a tarefa Indexação de documento. | A tarefa Indexação de documento será gerada apenas para o responsável pelo documento. |
Protocolo
Nesta seção, é feita a parametrização referente aos protocolos emitidos por meio do SoftExpert Protocolo:
| Parâmetro | Marcado | Desmarcado |
| Permitir listar registros que o usuário não tem permissão na consulta | Serão apresentados na lista de registros das telas de consulta, os protocolos os quais o usuário conectado não tem o controle "Visualizar" permitido. | O usuário somente poderá visualizar na lista de registros os protocolos os quais ele tem o controle "Visualizar" permitido ou for o responsável. |
| Permitir listar registros que o usuário não tem permissão no cadastro e gestão | Os protocolos os quais o usuário não tem permissão de "Alterar" serão apresentados na lista de registros do menu Gestão. | O usuário somente poderá visualizar na lista os registros para os quais tenha a permissão de “Alterar” nas telas de gestão. |
| Permitir encerrar o protocolo antes do encerramento de todas as etapas | Quando um protocolo tiver mais de um destinatário associado, permite que seja possível definir o que será encerrado: a etapa ou o protocolo. | Somente será possível encerrar a etapa do protocolo quando ele estiver na última etapa. |
| Permitir que apenas o usuário que incluiu documentos e anexos possa realizar a exclusão | Somente o usuário que incluiu/associou anexos e documentos na seção Documentação da tela de dados do protocolo, poderá excluí-los/desassociá-los. | Usuários, que tiverem o controle "Alterar" permitido na segurança do protocolo, poderão excluir/desassociar os anexos e documentos relacionados a ele. |
Revisão
Nesta seção, é feita a parametrização referente às revisões dos documentos:
| Parâmetro | Marcado | Desmarcado |
| Filtro situação do documento (padrão) | As situações definidas serão apresentadas, por padrão, no filtro "Situação do documento" nas telas onde ele estiver presente. | As situações que não forem marcadas não serão exibidas, por padrão, na consulta. Porém, no momento de efetuar a consulta, todas as situações podem ser selecionadas e neste caso, o sistema irá considerar esta seleção para apresentação do resultado. Quando nenhum item é selecionado, o sistema apresenta a opção “Homologado” marcada por padrão. |
| Permitir executar o conhecimento de publicação através do e-mail | Os e-mails referentes às tarefas de conhecimento de publicação irão conter um link para execução automática da tarefa correspondente. | Os e-mails referentes às tarefas de conhecimento de publicação não conterão o link para execução. |
| Notificar revisão da estrutura | Ao passar por uma revisão, será gerada a tarefa Conhecimento de revisão para relacionamentos “Onde é usado” e “Composto de”. | Ao criar revisão de um documento com relacionamento de estrutura, não será exibida nenhuma notificação sobre a necessidade de revisão destes. |
| Enviar tarefa de encerramento somente para o responsável pela criação da revisão | A etapa de Encerramento da revisão de um documento, somente será enviada ao usuário que criou a revisão. | A etapa de Encerramento da revisão será enviada para o usuário que criou a revisão e para todos os usuários que têm a permissão "Revisar" habilitada na segurança do documento. |
| Permitir informar a data da revisão | Habilita para edição o campo "Data" da tela de dados da revisão do documento, além de permitir informar uma data posterior à data atual no campo "Data" dos dados gerais do documento revisado. | O campo "Data" da tela de dados da revisão não estará disponível para preenchimento e não será possível informar uma data posterior à data atual no campo "Data" dos dados gerais do documento revisado. Neste caso, a data de revisão será preenchida pelo sistema com a data do encerramento da revisão. |
Modelo ISO9000 | ||
| Permitir realizar download/upload de documentos na elaboração | Permite fazer download ou upload de arquivos eletrônicos nos documentos durante a etapa de elaboração da revisão. | Não será possível realizar o download por meio da tela de execução de revisão, enquanto o documento estiver em "Elaboração". O arquivo eletrônico poderá ser editado normalmente por meio dos visualizadores configurados. O download do arquivo eletrônico poderá ser realizado em outras telas onde este recurso estiver disponível. |
| Permitir incluir arquivo eletrônico na elaboração da revisão | O elaborador da revisão poderá associar arquivos eletrônicos ao documento pela execução de revisão, enquanto este se encontrar em "Elaboração". | Ao acessar os dados do documento pela execução de revisão não será possível incluir novos arquivos. |
| Permitir editar arquivo eletrônico no consenso | Durante a etapa de "Consenso" da revisão, será possível efetuar alterações não controladas (edições) no documento. | Será possível realizar somente alterações controladas (nos formatos suportados) ou visualização na etapa de consenso. |
| Permitir editar arquivo eletrônico na aprovação | Durante a etapa de "Aprovação" da revisão, será possível efetuar alterações não controladas (edições) no documento. | Será possível realizar somente alterações controladas (nos formatos suportados) ou visualização na etapa de aprovação. |
| Permitir editar arquivo eletrônico na homologação | Durante a etapa de "Homologação" da revisão, será possível efetuar alterações não controladas no documento. | Será possível realizar somente alterações controladas (nos formatos suportados) ou visualização na etapa de homologação |
| Não permitir encerrar revisão com alterações controladas | Não será possível encerrar a execução de revisões de documentos que contenham alterações controladas. | As revisões poderão ser encerradas mesmo com alterações controladas. |
| Bloquear alterações controladas | Durante as etapas de consenso e aprovação, será possível somente visualizar o documento, não sendo permitido incluir marcações. Quando este parâmetro geral estiver marcado, bloqueará as alterações somente para revisões do tipo ISO-9000. Para as categorias que utilizam workflow, o bloqueio deve ser feito pelo controle "Comentário" no cadastro de situação. | Durante as etapas de consenso, aprovação e homologação poderão ser adicionadas marcações nos arquivos eletrônicos nos formatos suportados. |
|
Bloquear o envio para a próxima etapa no consenso/aprovação de revisões com alterações controladas |
Força o usuário a retornar para a elaboração após incluir uma alteração controlada no arquivo eletrônico. | Permite o envio para a próxima fase mesmo quando o arquivo possuir alterações controladas. |
Acesse o artigo O que é uma revisão? para cadastrar um documento com revisão e entender onde esses parâmetros se aplicam.
Assinatura digital
Nesta seção, estão disponíveis as opções referentes à assinatura digital dos arquivos eletrônicos no sistema:
Documentos PDF | |
| Algoritmo de assinatura para o formato PDF | Por padrão, é utilizada a assinatura anexada (PAdEs - PDF Advanced Electronic Signatures). Selecione uma das opções para definir o algoritmo de assinatura que será utilizado para assinatura deste tipo de arquivo: SHA-1, SHA-256 ou SHA-512. O algoritmo SHA-512, é considerado o mais seguro. |
| Imagem do carimbo de assinatura | Preencha este campo para personalizar o logo que será utilizado no carimbo de assinatura digital em arquivos PDF, quando a opção "Incluir carimbo da assinatura digital em arquivos PDF" estiver marcada na categoria do documento. Neste caso, selecione a imagem do logo que deseja aplicar ao carimbo. |
Texto lateral da assinatura digital | |
Marcado |
Desmarcado |
| Ao assinar, será incluído um texto informativo no lado direito do arquivo eletrônico. Defina o texto que será apresentado: Texto padrão: Será apresentada uma mensagem para verificar/visualizar a assinatura. Texto personalizado: No campo que será habilitado, digite o texto que deverá ser apresentado junto à assinatura digital. |
Ao assinar, não será incluído um texto lateral no arquivo eletrônico. |
Para que o recurso de texto lateral da assinatura digital funcione corretamente, é necessário ter uma marca d'água devidamente configurada e associada à categoria dos documentos aos quais ele será aplicado.
Algoritmo de assinatura para o formato XML |
| Para os arquivos .xml é utilizado, por padrão, o formato XML Signature. Selecione uma das opções para definir o algoritmo de assinatura que será utilizado para assinatura deste tipo de arquivo: SHA-1, SHA-256 ou SHA-512. O algoritmo SHA-512, é considerado o mais seguro. |
Algoritmo de assinatura para o formato CMS |
| Para os demais tipos de arquivos é utilizado, por padrão, o formato CMS SignedData detached. Selecione uma das opções para definir o algoritmo de assinatura que será utilizado para assinatura deste tipo de arquivo: SHA-1, SHA-256 ou SHA-512. O algoritmo SHA-512, é considerado o mais seguro. |
Não validar os certificados revogados das entidades raízes | |
Marcado |
Desmarcado |
| O objeto responsável pela assinatura não validará se os certificados da cadeia (autoridade de certificação intermediário e autoridade de certificação raiz) são válidos. | Os certificados da cadeia (autoridade de certificação intermediário e autoridade de certificação raiz) serão validados. |
Siga o fluxo que começa no artigo Configurar assinatura para cadastrar um documento que passará por assinatura e entender onde esses parâmetros se aplicam.
Arquivo físico
Nesta seção, são feitas as parametrizações referentes aos arquivos físicos gerenciados por meio do componente SoftExpert Arquivo físico:
| Parâmetro | Marcado | Desmarcado |
| Restringir área do arquivo físico | No momento de realizar o arquivamento, estarão disponíveis para seleção somente repositórios que estão localizados na mesma área do usuário conectado. | Ao realizar o arquivamento será possível selecionar um repositório de qualquer área. |
| Alterar a permissão do documento após o recebimento da guia de transferência | Ao executar o recebimento da guia de transferência, somente os responsáveis pelo arquivamento do documento terão permissão para editar seus dados. Se o documento estiver herdando as permissões da categoria, elas não serão mais aplicadas e as permissões de visualização do documento serão copiados da categoria. | Os documentos continuarão com as mesmas permissões após o recebimento da guia de transferência. |
| Permitir emissão da guia de transferência pela área do usuário de cadastro | Quando um documento for cadastrado, a emissão da guia de transferência poderá ser efetuada por qualquer usuário que pertença à mesma área do responsável pelo documento. | Somente o usuário de cadastro do documento poderá efetuar a emissão da guia de transferência. |
| Ao cadastrar o documento, enviar automaticamente para a tarefa de arquivamento | Ao efetuar o cadastro de um documento com controle de Arquivo físico no componente Documento, este será enviado diretamente para arquivamento, sem a necessidade de emissão e recebimento de guia de transferência. É importante ressaltar, porém, que este recurso é válido SOMENTE para a primeira etapa de arquivamento configurada. | Ao cadastrar um documento será gerada a tarefa de emissão de guia de transferência referente à primeira etapa de arquivamento. |
Veja mais sobre esse recurso no artigo Configurar controle de arquivo físico na categoria.
Cópia impressa
Nesta seção, são feitas as parametrizações referentes aos protocolos e distribuição das cópias impressas dos documentos:
| Parâmetro | Marcado | Desmarcado |
| Permitir imprimir cópia controlada na confirmação de recebimento de cópias | Na tarefa Confirmação de recebimento de cópias, o documento será impresso com a marca d'água "CÓPIA CONTROLADA". | Na tarefa Confirmação de recebimento de cópias, o documento será impresso com a marca d'água "CÓPIA NÃO CONTROLADA". |
| Visualizar arquivo original na distribuição de cópias | Durante a distribuição de cópias será possível visualizar o arquivo eletrônico original do documento. | Durante a distribuição de cópias, ao visualizar o arquivo eletrônico do documento, será visualizada a versão PDF, quando disponível. |
| Restringir quantidade de cópias do protocolo | Não será permitido imprimir mais cópias do que a quantidade definida no protocolo de cópias. | Ao visualizar o arquivo eletrônico através do protocolo de cópias poderá ser impressa qualquer quantidade de cópias. |
| Permitir o envio de cópias impressas somente após o cancelamento das cópias obsoletas | Somente será permitido o envio de cópias impressas se as cópias que estiverem obsoletas forem canceladas. | Será permitido o envio de novas cópias impressas mesmo se houverem cópias obsoletas. |
Siga o fluxo que começa no artigo Configurar posto de cópias para distribuir cópias impressas de um documento e entender onde esses parâmetros se aplicam.
Captura
Nesta seção, é feita a parametrização da frequência da execução do serviço indexador de lotes do componente Captura.
No campo Indexação > Intervalo, informe a quantidade de minutos que comporá o período entre as execuções automáticas do serviço indexador (ou seja, quando todos os lotes necessários serão indexados).
Serviços
| Parâmetro | Marcado | Desmarcado |
| Habilitar serviço de conversão de PDF | Permite que a conversão de arquivos para PDF possa ser executada através do File Manager. Nos campos que ficarão habilitados, informe o servidor e a porta que será utilizada. Utilize o botão  para testar a conexão.Para mais informações acerca da instalação deste serviço, clique aqui. Obs.: Caso este parâmetro seja habilitado, mas não seja informado o servidor e porta, os que forem informados no parâmetro de redirecionamento abaixo serão utilizados na conversão. Se não forem informados os endereços em nenhum dos dois parâmetros, a conversão ocorrerá pelo sistema do SoftExpert Suite. |
A conversão de arquivos para PDF não será executada através do File Manager. |
| Habilitar redirecionamento de serviço do SE Captura* | Permite que os serviços do SoftExpert Captura que dependem do Microsoft Windows, possam ser executados em um servidor separado do servidor de aplicação, quando este for Linux. Nos campos que ficarão habilitados, informe o servidor e a porta que será utilizada. Utilize o botão para testar a conexão do servidor informado. |
Não será possível utilizar o componente SoftExpert Captura quando o servidor for Linux. |
| Habilitar a verificação dos arquivos eletrônicos | O sistema realizará a verificação dos arquivos eletrônicos por meio do menu Configuração > Manutenção > Verificação de arquivos eletrônicos (DC054). Preencha também, os seguintes campos: - Frequência: Informe, em dias, o intervalo no qual o sistema realizará a verificação dos arquivos eletrônicos. - Verificar a integridade dos arquivos: Quando esta opção não é marcada, o sistema verificará se o arquivo eletrônico associado a um determinado documento no sistema se encontra no devido diretório/banco de dados. Ao marcar esta opção, além da verificação citada anteriormente, o sistema verificará se o hash do arquivo no diretório/banco de dados é compatível com o hash do arquivo no sistema. |
Os arquivos não serão verificados pelo sistema. |
* Se o SoftExpert Suite estiver instalado em um servidor com sistema operacional GNU/Linux é possível redirecionar serviços que somente possam ser executados no Windows, como o serviço de indexação do SoftExpert Captura e o serviço de conversão de PDF pelo Microsoft Office. Para isso, é necessário que o servidor que irá executar esses serviços esteja devidamente configurado. Clique aqui para obter mais informações.
Google Drive
Esta seção somente deve ser preenchida para habilitar a integração do SoftExpert Documento com o Google Drive API.
| Parâmetro | Marcado | Desmarcado |
| Habilitar edição com Google Drive | Permite visualizar e editar arquivos eletrônicos dos documentos por meio dos aplicativos do Google Drive. Com isso, os campos descritos a seguir serão habilitados para preenchimento. Para isso, primeiramente, é necessário realizar as configurações necessárias no Google Developer Console e garantir que o usuário configurado tem acesso ao Google Drive. Feito isso, realize as configurações necessárias nesta seção. |
Os arquivos eletrônicos dos documentos serão editados/visualizados por meio do visualizador configurado na seção Aplicativo. Neste caso, os campos descritos a seguir podem ser ignorados. |
Campos | |
| ID da conta de serviço | Informe o código exclusivo da conta de serviço utilizada para configurar a integração com o Google Drive. |
| E-mail do proprietário da conta de serviço | Informe o e-mail utilizado para configurar a integração com o Google Drive. |
| Arquivo .P12 | Clique no botão  , navegue entre os arquivos salvos no computador e selecione o arquivo .p12 criado na configuração da integração com o Google Drive. |
| Opção | Marcada | Desmarcada |
| Converter arquivo para PDF utilizando o Google Drive | O sistema utilizará o Google Drive para a conversão para PDF dos arquivos eletrônicos dos documentos, desde que na categoria deles esteja configurada a publicação em PDF. | Será utilizada a conversão padrão do sistema. Em ambientes Linux, a conversão é feita pelo PDF Converter. Em ambientes Windows, é feita pelo próprio servidor. |
A API do Google Drive é compatível com arquivos com as seguintes extensões: .doc, .docx, .odt, .xls, .xlsx, .xlsm, .ods, .ppt, .pptx, .pps, .ppsx, .potm, .odp, .pdf, .rtf e .txt.
Quando houver troca de conta (do administrador), os arquivos permanecerão vinculados à conta antiga. por isso, as alterações realizadas com essa conta serão perdidas. Para não haver perda de informações, certifique-se que os documentos estão homologados antes de efetuar a troca da conta.
Microsoft OneDrive
| Parâmetro | Marcado | Desmarcado |
| Habilitar edição com Microsoft OneDrive | Permite visualizar e editar arquivos eletrônicos dos documentos por meio dos aplicativos do OneDrive. Com isso, os campos descritos a seguir serão habilitados para preenchimento. Para isso, primeiramente, é necessário realizar as configurações necessárias no Microsoft Azure. Feito isso, realize as configurações necessárias nesta seção. |
Os arquivos eletrônicos dos documentos serão editados/visualizados por meio do visualizador configurado na seção Aplicativo. Neste caso, os campos descritos a seguir podem ser ignorados. |
Campos | |
| ID do locatário | Informe o ID do diretório (locatário) obtido nas propriedades do Active Directory do Azure. |
| ID do usuário | Informe o ID de objeto do usuário que terá seu OneDrive utilizado para armazenar os arquivos. |
| Client ID | Informe o ID do aplicativo (cliente) obtido no momento de sua configuração no Active Directory do Azure. |
| Client Secret | Informe o valor do segredo do cliente obtido no momento da configuração do aplicativo no Active Directory do Azure. |
| Opção | Marcada | Desmarcada |
| Converter arquivo para PDF utilizando o Microsoft OneDrive | O sistema utilizará o OneDrive para a conversão para PDF dos arquivos eletrônicos dos documentos, desde que na categoria destes esteja configurada a publicação em PDF. | Será utilizada a conversão padrão do sistema. Em ambientes Linux, a conversão é feita pelo PDF Converter. Em ambientes Windows, é feita pelo próprio servidor. |
Conversão para PDF
Nesta seção, é feita a parametrização da conversão automática para PDF dos arquivos eletrônicos dos documentos cadastrados no sistema:
| Parâmetro | Marcado | Desmarcado |
| Converter os seguintes formatos para PDF | Serão convertidos para PDF os arquivos eletrônicos que tiverem as extensões marcadas. Consulte o artigo Como utilizar a conversão para PDF para obter mais detalhes. | Os arquivos eletrônicos que tiverem as extensões não marcadas, não serão convertidos para PDF, mesmo que a extensão seja compatível com o recurso de conversão para PDF. |
| Utilizar estação cliente para converter para PDF ao encerrar revisão | Os arquivos eletrônicos serão convertidos para PDF na estação cliente e não no servidor. Esta opção é válida somente para arquivos eletrônicos com extensões dos componentes do MS Office e que estiverem configurados no parâmetro "Converter os seguintes formatos para PDF". Com isso, após executar a última etapa da revisão, ela será enviada para encerramento, para que seja feita a conversão do arquivo para PDF. Se o encerramento da revisão estiver configurado para ser automático, o sistema irá liberar esta etapa automaticamente. | Todos os arquivos eletrônicos serão convertidos no servidor. |
| Converter no formato PDF/A | Os arquivos eletrônicos serão convertidos para o formato PDF/A. Somente serão convertidos aqueles cujas extensões estiverem configuradas no parâmetro Converter os seguintes formatos para PDF. | Os arquivos eletrônicos serão convertidos para o formato .pdf (normal). Somente serão convertidos aqueles cujas extensões estiverem configuradas no parâmetro Converter os seguintes formatos para PDF. |
| Ao ocorrer erro na conversão, enviar e-mail para | Quando ocorrer um erro na conversão para PDF de um arquivo eletrônico, será disparado um e-mail para um determinado usuário. No campo Usuário, selecione o usuário desejado. Para que este recursos funcione corretamente, o e-mail do usuário deve estar preenchido na tela de dados de sua conta e as devidas configurações referentes ao envio e servidor de e-mail devem ter sido realizadas no componente Configuração. | Ao ocorrer um erro na conversão para PDF de um arquivo eletrônico, não será enviada uma notificação. |
3. Após realizar todas as parametrizações desejadas, clique no botão 
da barra de ferramentas.
Conclusão
As parametrizações realizadas serão aplicadas em todos os registros do sistema de agora em diante!