Como usar a conversão para PDF
Este artigo é válido para a versão 3.0 do sistema. Clique aqui para acessar a documentação válida para as versões anteriores.
Pré-requisitos
- Acesso ao menu Configuração > Parâmetros gerais (DC035).
- Acesso ao menu Configuração > Documento > Categoria (DC043).
- Categoria com os dados gerais configurados.
- Acesso ao menu Configuração > Manutenção > Acompanhamento de serviços (DC053).
Apresentação
No SoftExpert Documento, é possível converter arquivos para PDF por meio do File Manager.
Para usar esse recurso, siga os passos abaixo:
Parametrizar conversão para PDF
1. Acesse o menu Configuração > Parâmetros gerais (DC035).
2. Clique na aba Conversão para PDF e parametrize o recurso:
| Parâmetro | Marcado | Desmarcado |
| Converter os seguintes formatos para PDF | Serão convertidos para PDF os arquivos eletrônicos que tiverem as extensões marcadas. | Os arquivos eletrônicos que não tiverem as extensões marcadas, não serão convertidos para PDF, mesmo que a extensão seja compatível com o recurso de conversão para PDF. |
| Converter no formato PDF/A | Os arquivos eletrônicos serão convertidos para o formato PDF/A. Somente serão convertidos aqueles cujas extensões estiverem configuradas no parâmetro Converter os seguintes formatos para PDF. | Os arquivos eletrônicos serão convertidos para o formato .pdf (normal). Somente serão convertidos aqueles cujas extensões estiverem configuradas no parâmetro Converter os seguintes formatos para PDF. |
| Ao ocorrer erro na conversão, enviar e-mail para | Quando ocorrer um erro na conversão para PDF de um arquivo eletrônico, será disparado um e-mail para um determinado usuário. No campo Usuário, selecione o usuário desejado. Para que este recurso funcione corretamente, o e-mail do usuário deve estar preenchido na tela de dados de sua conta e as devidas configurações referentes ao envio e servidor de e-mail devem ter sido realizadas no componente Configuração. | Ao ocorrer um erro na conversão para PDF de um arquivo eletrônico, não será enviada uma notificação. |
3. Clique no botão 
da barra de ferramentas para salvar as alterações.
Configurar conversão para PDF na categoria
Acesse o artigo Configurar arquivo eletrônico na categoria e realize os passos citados, em especial o passo 5, focado na aba Geral, onde estão centralizadas as configurações da conversão para PDF.
Executar conversão para PDF
Assim que um documento da categoria configurada no passo anterior for homologado, seus arquivos eletrônicos serão convertidos automaticamente.
Se for necessário converter os arquivos manualmente, siga os passos abaixo:
1. Acesse o menu Configuração > Manutenção > Acompanhamento de serviços (DC053).
2. Clique no botão 
da barra de ferramentas.
3. A tela que será aberta apresentará a hierarquia de categorias registradas no sistema, como demonstra a imagem abaixo. Selecione aquelas cujos documentos terão seus arquivos eletrônicos convertidos para PDF. Utilize os botões 
e 
da tela de seleção para marcar todas as categorias da hierarquia ou desmarcar todas as seleções realizadas.
4. Em seguida, marque as opções desejadas:
- Somente revisão vigente: por padrão, esta opção será marcada pelo sistema, indicando que somente os arquivos eletrônicos da revisão vigente, dos documentos da categoria selecionada, deverão ser convertidos para PDF.
- Converter novamente arquivos já convertidos: os arquivos eletrônicos dos documentos da categoria selecionada serão novamente convertidos para PDF. Esta opção deve ser marcada quando houver necessidade de realizar uma nova conversão, utilizando as novas configurações do servidor.
5. Feito isso, clique em 
. Neste momento, os documentos das categorias que foram selecionadas passarão para a situação Aguardando conversão. A conversão para PDF não ocorre de forma imediata. Por padrão, a cada 5 minutos, o sistema realizará uma verificação e a conversão dos arquivos pendentes na fila.
Acompanhar conversão para PDF
Por meio do menu Configuração > Manutenção > Acompanhamento de serviços (DC053), é possível acompanhar a situação de documentos presentes na fila de conversão para PDF.
Para isso, basta acessar o menu e utilizar os filtros de pesquisa para localizar o documento que deseja acompanhar. Ou, então, clicar no botão PESQUISAR sem preencher nenhum filtro. Desta maneira, serão apresentados todos os documentos com arquivos pendentes para conversão.
Regras da conversão para PDF
A conversão de arquivos eletrônicos para PDF pode ocorrer em diferentes momentos, conforme o tipo de fluxo de revisão e as configurações aplicadas no sistema. Abaixo estão descritas as regras que determinam quando a conversão é realizada.
Note que algumas regras que impactam a conversão para PDF não estão centralizadas nos parâmetros gerais do Documento, podendo estar configuradas em roteiros de revisão, categorias de documento e modelos de workflow.
1. Regras independentes do fluxo de revisão
A conversão para PDF ocorrerá no seguinte caso:
- Ao associar um arquivo eletrônico a um documento já homologado, independentemente do tipo de fluxo de revisão (simplificado, ISO ou workflow).
2. Revisão no modelo ISO
No fluxo de revisão ISO, a conversão pode ocorrer conforme as seguintes situações:
2.1 Encerramento da revisão
- Ao encerrar a revisão ISO, os arquivos eletrônicos são convertidos para PDF.
2.2 Assinatura digital no roteiro de revisão
- Ao executar uma tarefa de revisão, quando o próximo participante exigir assinatura digital, conforme configuração no roteiro de revisão.
2.3 Parâmetros gerais do Documento (DC035)
Quando, em Parâmetros gerais (DC035) > Revisão:
- estiverem desmarcadas as opções:
- Permitir editar arquivo eletrônico no consenso
- Permitir editar arquivo eletrônico na aprovação
- Permitir editar arquivo eletrônico na homologação
- e estiver marcada a opção:
- Bloquear alterações controladas
Nessas condições, o sistema realiza a conversão para PDF ao longo do fluxo de revisão.
3. Revisão por Workflow
No fluxo de revisão por workflow, a conversão para PDF ocorre:
- Ao executar uma atividade, quando a próxima atividade não permite a edição do arquivo eletrônico, e uma das ações da próxima atividade requer assinatura digital.
ou
- Quando a atividade recém-executada é uma atividade de usuário, ou o início do processo.
4. Regras relacionadas à categoria do documento
A conversão também pode ocorrer conforme configurações definidas na categoria:
- Quando a categoria possui controle de Treinamento e/ou Conhecimento habilitado e está configurada para gerar Treinamento e/ou Conhecimento após a revisão ser aprovada.
5. Regras gerais
- Somente serão convertidos para PDF com sucesso os arquivos eletrônicos com as seguintes extensões: .docx, .xlsx, .pptx, .ppsx, .doc, .xls, .ppt, .pps, .docm, .xlsm, .pptm, .ods, .odp, .odt, .rtf, .txt, .tif, .tiff (com compressão CCITT);
- Para que a conversão para PDF dos formatos .ai, .ps, .eps, .cmx, .cdr funcione corretamente, é requerido que o programa Corel Draw esteja instalado no servidor do sistema.
- Para que a conversão para PDF do formato .vsd funcione corretamente, é requerido que o programa Microsoft Visio esteja instalado no servidor do sistema.
- No mesmo menu, é possível acompanhar documentos com docvariables ou enviados para assinatura. A ordem de apresentação na lista de registros NÃO corresponde, necessariamente, à ordem na qual as operações serão realizadas. Os arquivos eletrônicos nos quais todas as operações forem realizadas com sucesso, incluindo a conversão para PDF, serão retirados da fila (lista de registros) desse menu.
Conclusão
Assim funciona o ciclo de conversão para PDF. Após a conversão, é possível fazer marcações e outras edições no arquivo. Clique aqui e confira mais detalhes.