¿Cómo utilizar la conversión a PDF?
Este artículo es válido para la versión 3.0 del sistema. Haga clic aquí para acceder a la documentación válida para las versiones anteriores.
Prerrequisitos
- Acceso al menú Configuración > Parámetros generales (DC035).
- Acceso al menú Configuración > Documento > Categoría (DC043).
- Categoría con los datos generales configurados.
- Acceso al menú Configuración > Mantenimiento > Seguimiento de servicios (DC053).
Introducción
SoftExpert Documento permite convertir archivos a PDF a través de File Manager.
Para utilizar este recurso, siga los pasos a continuación:
Parametrizar la conversión a PDF
1. Acceda al menú Configuración > Parámetros generales (DC035).
2. Haga clic en la pestaña Conversión a PDF y parametrice el recurso:
| Parámetro | Marcado | Desmarcado |
| Convertir los siguientes formatos a PDF | Los archivos electrónicos con las extensiones marcadas se convertirán a PDF. | Los archivos electrónicos que no tengan las extensiones marcadas, no serán convertidos a PDF, aunque la extensión sea compatible con el recurso de conversión a PDF. |
| Convertir en el formato PDF/A | Los archivos electrónicos serán convertidos al formato PDF/A. Solo se convertirán aquellos cuyas extensiones estén configuradas en el parámetro Convertir los siguientes formatos a PDF. | Los archivos electrónicos serán convertidos a formato .pdf (normal). Solo se convertirán aquellos cuyas extensiones estén configuradas en el parámetro Convertir los siguientes formatos a PDF. |
| Cuando se produce un error en la conversión, enviar e-mail a | Si se produce un error al convertir un archivo electrónico a PDF, se enviará un correo electrónico a un usuario definido. Para ello, en el campo Usuario, seleccione el usuario deseado. Para que este recurso funcione correctamente, el correo electrónico del usuario debe llenarse en la pantalla de datos de su cuenta, y deben realizarse las debidas configuraciones relativas al envío y servidor de e-mail en el componente Configuración. | Si se produce un error al convertir un archivo electrónico a PDF, no se enviará ninguna notificación. |
3. Haga clic en el botón 
de la barra de herramientas para guardar las modificaciones.
Configurar conversión a PDF en la categoría
Acceda al artículo Configurar un archivo electrónico en la categoría y realice los pasos mencionados, especialmente el paso 5, enfocado en la pestaña General, donde están centralizadas las configuraciones de la conversión a PDF.
Ejecutar la conversión a PDF
En cuanto un documento de la categoría configurada en el paso anterior sea homologado, sus archivos electrónicos serán convertidos automáticamente.
Si es necesario convertir los archivos manualmente, siga los pasos a continuación:
1. Acceda al menú Configuración > Mantenimiento > Seguimiento de servicios (DC053).
2. Haga clic en el botón 
de la barra de herramientas.
3. La pantalla que se abrirá mostrará la jerarquía de categorías registradas en el sistema, como se muestra en la imagen a continuación. Seleccione aquellas cuyos documentos tendrán sus archivos electrónicos convertidos a PDF. Utilice los botones 
y 
de la pantalla de selección para marcar todas las categorías de la jerarquía o desmarcar todas las selecciones realizadas.
4. A continuación, marque las opciones deseadas:
- Solamente revisión vigente: de forma predeterminada, esta opción será marcada por el sistema, indicando que solamente los archivos electrónicos de la revisión vigente, de los documentos de la categoría seleccionada, deberán ser convertidos a PDF.
- Convertir de nuevo archivos ya convertidos: los archivos electrónicos de los documentos de la categoría seleccionada serán convertidos nuevamente a PDF. Esta opción debe ser marcada cuando haya necesidad de realizar una nueva conversión, utilizando las nuevas configuraciones del servidor.
5. Hecho esto, haga clic en 
. En este momento, los documentos de las categorías que fueron seleccionadas pasarán a la situación Aguardando conversión. La conversión a PDF no se realiza inmediatamente. Por defecto, el sistema realizará cada 5 minutos la comprobación y conversión de los archivos pendientes en la fila.
Seguimiento de la conversión a PDF
A través del menú Configuración > Mantenimiento > Seguimiento de servicios (DC053), es posible monitorear la situación de los documentos presentes en la fila de conversión a PDF.
Para ello, basta con acceder al menú y utilizar los filtros de búsqueda para encontrar el documento sobre el que desea realizar el seguimiento. También puede hacer clic en el botón BUSCAR sin llenar ningún filtro. De esta manera, se presentarán todos los documentos con archivos pendientes para conversión.
Reglas de la conversión a PDF
La conversión de archivos electrónicos a PDF puede ocurrir en diferentes momentos, según el tipo de flujo de revisión y las configuraciones aplicadas en el sistema. A continuación, se describen las reglas que determinan cuándo se realiza la conversión.
Tenga en cuenta que algunas reglas que impactan la conversión a PDF no están centralizadas en los parámetros generales de SoftExpert Documento, pudiendo estar configuradas en rutas de revisión, categorías de documento y modelos de workflow.
1. Reglas independientes del flujo de revisión
La conversión a PDF ocurrirá en el siguiente caso:
- Al asociar un archivo electrónico a un documento ya homologado, independientemente del tipo de flujo de revisión (simplificado, ISO o workflow).
2. Revisión en el modelo ISO
En el flujo de revisión ISO, la conversión puede ocurrir conforme a las siguientes situaciones:
2.1 Finalización de la revisión
- Al finalizar la revisión ISO, los archivos electrónicos son convertidos a PDF.
2.2 Firma digital en la ruta de revisión
- Al ejecutar una tarea de revisión, cuando el siguiente participante exija firma digital, conforme a la configuración en la ruta de revisión.
2.3 Parámetros generales de SoftExpert Documento (DC035)
Cuando, en Parámetros generales (DC035) > Revisión:
- estén desmarcadas las opciones:
- Permitir editar archivo electrónico en el consenso
- Permitir editar archivo electrónico en la aprobación
- Permitir editar archivo electrónico en la homologación
- y esté marcada la opción:
- Bloquear modificaciones controladas
En estas condiciones, el sistema realiza la conversión a PDF a lo largo del flujo de revisión.
3. Revisión por Workflow
En el flujo de revisión por workflow, la conversión a PDF ocurre:
- Al ejecutar una actividad, cuando la próxima actividad no permite la edición del archivo electrónico, y una de las acciones de la próxima actividadrequiere firma digital.
o
- Cuando la actividad recién ejecutada es una actividad de usuario, o el inicio del proceso.
4. Reglas relacionadas con la categoría del documento
La conversión también puede ocurrir conforme a las configuraciones definidas en la categoría:
- Cuando la categoría tiene control de Capacitación y/o Conocimiento habilitado y está configurada para generar Capacitación y/o Conocimiento después de que la revisión sea aprobada.
5. Reglas generales
- Solo se convertirán a PDF con éxito los archivos electrónicos con las siguientes extensiones: .docx, .xlsx, .pptx, .ppsx, .doc, .xls, .ppt, .pps, .docm, .xlsm, .pptm, .ods, .odp, .odt, .rtf, .txt, .tif, .tiff (con compresión CCITT);
- Para que la conversión a PDF de los formatos .ai, .ps, .eps, .cmx, .cdr funcione correctamente, se requiere que el programa Corel Draw esté instalado en el servidor del sistema.
- Para que la conversión a PDF del formato .vsd funcione correctamente, se requiere que el programa Microsoft Visio esté instalado en el servidor del sistema.
- En el mismo menú, es posible hacer el seguimiento de documentos con docvariables o enviados para firma. El orden de presentación en la lista de registros NO corresponde necesariamente al orden en que se realizarán las operaciones. Los archivos electrónicos en los que se hayan realizado con éxito todas las operaciones, incluida la conversión a PDF, se eliminarán de la fila (lista de registros) de este menú.
Conclusión
Así funciona el ciclo de conversión a PDF. Después de la conversión, es posible hacer marcaciones y otras ediciones en el archivo. Haga clic aquí y consulte más detalles.