Editar e visualizar arquivo eletrônico
Este artigo é válido para a versão 3.0 do sistema. Clique aqui para acessar a documentação válida para as versões anteriores.
Pré-requisitos
- Acesso ao menu Documento (DC010).
- Documento com arquivo eletrônico do tipo simples ou múltiplo associado.
- Usuário com os controles “Visualizar” e “Alterar” permitidos na lista de segurança do documento.
- Permissão “Alterar” para visualizar o arquivo eletrônico de documentos em emissão e edição.
- Documento na etapa Revisão ou Indexação para editar arquivo eletrônico.
- Parâmetro "Permitir editar arquivo eletrônico na homologação" marcado nos Parâmetros gerais para editar arquivo eletrônico na etapa de homologação, sendo NÃO aplicável quando a categoria do documento estiver configurada com distribuição eletrônica (conhecimento e/ou treinamento) e conversão para PDF.
Apresentação
Após a associação de um arquivo eletrônico a um documento, o sistema permite visualizar e editar esse conteúdo de forma prática e segura.
Essas ações são essenciais para manter o documento atualizado e garantir que as informações estejam sempre acessíveis aos usuários autorizados.
A seguir, será possível entender como gerenciar o arquivo eletrônico vinculado ao documento, realizando as operações disponíveis:
Editar e visualizar arquivo convertido em PDF
1. Acesse o menu Documento (DC010).
2. Localize o documento desejado e posicione o cursor do mouse sobre ele.
3. Clique no ícone 
da coluna AE (Arquivo eletrônico) ou expanda o botão 
e clique em Abrir arquivo eletrônico.
4. Com o arquivo aberto, utilize as ferramentas disponíveis para visualização e edição:
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Permite comparar as revisões do arquivo eletrônico. |
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Permite baixar o arquivo atual. |
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Permite baixar o arquivo original. |
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Permite imprimir o arquivo. |
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Permite utilizar a IA para realizar diferentes ações, como obter um resumo do conteúdo, identificar as principais palavras utilizadas, entre outros. Para isso, basta digitar o que deseja no campo disponível de maneira simples. |
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Permite realizar marcações no arquivo e visualizar as marcações existentes. |
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Permite buscar palavras específicas no arquivo. |
5. Ao clicar no botão , é habilitado um painel de edição:
- Visualizar: mantém o arquivo em modo de visualização.
- Anotar: permite utilizar caixas de texto e ferramentas relacionadas para inserir anotações no arquivo.
- Formas: permite inserir formas geométricas no arquivo.
- Inserir: permite inserir imagens e textos explicativos no arquivo.
6. Utilize os botões específicos da funcionalidade para salvar e baixar o arquivo com anotações:
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Aplica as alterações realizadas. |
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Disponível apenas para arquivos abertos pelo visualizador HTML5. Permite baixar o arquivo com as marcações realizadas. |
Editar e visualizar arquivo eletrônico não convertido
1. Acesse o menu Documento (DC010).
2. Localize o documento desejado e posicione o cursor do mouse sobre ele.
3. Expanda o botão e clique em Abrir arquivo eletrônico para visualizar o arquivo.
4. Já para editar o arquivo, clique no botão 
.
5. Acesse a aba Arquivo eletrônico da tela de dados do documento.
6. Posicione o cursor do mouse sobre o arquivo eletrônico que deseja editar.
7. Expanda o botão que será habilitado e clique em 
.
Restrições e outros recursos disponíveis
- É possível visualizar o arquivo eletrônico de forma rápida ao clicar no ícone apresentado na coluna AE.
- Quando o documento não tem arquivo complexo, é possível ordenar a lista pelas colunas Tamanho, Atualizado em e Usuário.
- Se houver mais de um arquivo eletrônico associado ao documento, uma tela será aberta com uma lista com todos os arquivos eletrônicos associados. Clique no arquivo que deseja visualizar.
- Se a opção Visualizar arquivo eletrônico com duplo clique estiver marcada na aba Geral dos parâmetros gerais, os arquivos também poderão ser visualizados ao dar um duplo clique sobre o documento ao qual eles pertencem. Essa opção não estará disponível se a situação do documento for “Emissão”.
- O arquivo eletrônico será aberto pelo visualizador configurado na aba Aplicativo dos parâmetros gerais, exceto quando houver integração com o Google Drive ou OneDrive.
- Se for o primeiro acesso ao arquivo eletrônico, a forma de visualização pode variar. Para mais detalhes, consulte o artigo Executar aplicativos externos.
- Acesse o artigo Como configurar perfil de permissão para verificar os acessos do usuário.
| Botão | Pré-requisitos e função |
| Excluir |
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| Substituir | Usuário com controles “Alterar” e “Excluir” permitidos na lista de segurança do documento. |
| Download | Usuário com controle "Salvar localmente” permitido na lista de segurança do documento. |
| Assinar | Usuário com controle “Assinar” permitido na lista de segurança do documento. Selecione múltiplos arquivos para assiná-los em massa. |
| Alterar arquivo eletrônico | Permite renomear o arquivo mesmo quando o documento não está homologado e não possui conversão para PDF. |
| Atualizar metadados |
Permite atualizar os metadados manualmente.
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| Visualizar dados da assinatura | Não há pré-requisito. |
| Combinar arquivo |
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| Traduzir arquivo | Categoria do documento com opção “Tradução” habilitada na aba Controle. |
| Converter para PDF | Opção “Conversão para PDF” habilitada nos Parâmetros gerais. |
| Gerar link da API | Não há pré-requisito. |
Conclusão
Com as funcionalidades de visualização e edição, é possível acessar e manter os arquivos eletrônicos sempre atualizados dentro do SoftExpert Documento. Essas ações garantem praticidade no gerenciamento das informações e contribuem para a integridade e controle dos documentos ao longo de seu ciclo de vida.