Editar y visualizar archivo electrónico
Prerrequisitos:
- Acceso al menú Documento (DC010).
- Documento con archivo electrónico del tipo simple o múltiple asociado.
- Usuario con los controles "Visualizar" y “Modificar” habilitados en la lista de seguridad del documento.
- Documento en la etapa de revisión o indexación para editar archivo electrónico.
Introducción
Después de asociar un archivo electrónico a un documento en SoftExpert Documento, el sistema permite visualizar y editar ese contenido de manera práctica y segura. Estas acciones son esenciales para mantener el documento actualizado y garantizar que la información siempre sea accesible para los usuarios autorizados. En este artículo, explicaremos cómo visualizar y editar el archivo electrónico vinculado al documento, detallando las opciones disponibles para cada operación.
Visualizar archivo electrónico
1. Acceda al menú Documento (DC010).
2. Localice el documento deseado y coloque el cursor del mouse en él.
3. Haga clic en el botón 
que será habilitado.
- Para visualizar rápidamente el archivo electrónico, haga clic en el icono de la columna AE.
- Si hay más de un archivo electrónico asociado al documento, se abrirá una pantalla con una lista de todos los archivos electrónicos asociados. Haga clic sobre el archivo que desea visualizar.
- Si la opción Visualizar archivo electrónico con doble clic está marcada en la pestaña General de los parámetros generales, los archivos también podrán visualizarse haciendo doble clic en el documento al que pertenecen. Esta opción no estará disponible si la situación del documento es “Emisión”.
- El archivo electrónico se abrirá con el visualizador configurado en la pestaña Aplicación de los parámetros generales, excepto cuando exista integración con Google Drive o OneDrive.
- Si es el primer acceso al archivo electrónico, la forma de visualización puede variar. Para obtener más detalles, consulte el artículo Ejecutar aplicaciones externas.
Editar archivo electrónico
1. Acceda al menú Documento (DC010).
2. Localice el documento deseado y coloque el cursor del mouse en él.
3. Haga clic en el botón 
que será habilitado.
4. Acceda a la pestaña Archivo electrónico de la pantalla de datos del documento.
5. Coloque el cursor del mouse sobre el archivo electrónico que desea editar.
6. Expanda el botón 
que será habilitado y haga clic en 
.
Otros recursos disponibles
| Botón | Prerrequisitos: |
| Excluir |
|
| Sustituir | Usuario con los controles "Modificar" y “Excluir” permitidos en la lista de seguridad del documento. |
| Download | Usuario con el control "Guardar localmente" permitido en la lista de seguridad del documento. |
| Firmar | Usuario con el control “Firmar” permitido en la lista de seguridad del documento. |
| Visualizar datos de la firma | No hay prerrequisito. |
| Combinar archivo |
|
| Traducir archivo | Categoría del documento con la opción “Traducción” habilitada en la pestaña Control. |
| Convertir a PDF | Opción de conversión a pdf habilitada en los parámetros generales. |
| Generar link de la API | No hay prerrequisito. |
Acceda al artículo Configurar un perfil de permiso para saber sobre los accesos del usuario.
Conclusión
Con las funcionalidades de visualización y edición, es posible acceder a sus archivos electrónicos y mantenerlos actualizados dentro de SoftExpert Documento. Estas acciones garantizan la practicidad en la gestión de la información y contribuyen a la integridad y el control de los documentos a lo largo de su ciclo de vida.