Editar y visualizar archivo electrónico
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Prerrequisitos
- Acceso al menú Documento (DC010).
- Documento con archivo electrónico del tipo simple o múltiple asociado.
- Usuario con los controles "Visualizar" y “Modificar” habilitados en la lista de seguridad del documento.
- Permiso "Modificar" para visualizar el archivo electrónico de documentos en emisión y edición.
- Documento en la etapa Revisión o Indexación para editar archivo electrónico.
- Parámetro "Permitir editar archivo electrónico en la homologación" marcado en los Parámetros generales para editar el archivo electrónico en la etapa de homologación, siendo NO aplicable cuando la categoría del documento esté configurada con distribución electrónica (conocimiento y/o capacitación) y conversión a PDF.
Introducción
Después de la asociación de un archivo electrónico a un documento, el sistema permite visualizar y editar ese contenido de forma práctica y segura.
Estas acciones son esenciales para mantener el documento actualizado y garantizar que la información siempre sea accesible para los usuarios autorizados.
A continuación, será posible entender cómo gestionar el archivo electrónico vinculado al documento, realizando las operaciones disponibles:
Editar y visualizar un archivo convertido a PDF
1. Acceda al menú Documento (DC010).
2. Localice el documento deseado y coloque el cursor del mouse en él.
3. Haga clic en el icono 
de la columna AE (Archivo electrónico), o expanda el botón 
y haga clic en Abrir archivo electrónico.
4. Con el archivo abierto, utilice las herramientas disponibles para visualización y edición:
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Permite comparar las revisiones del archivo electrónico. |
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Permite descargar el archivo actual. |
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Permite descargar el archivo original. |
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Permite imprimir el archivo. |
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Permite utilizar la IA para realizar diferentes acciones, como obtener un resumen del contenido, identificar las principales palabras utilizadas, entre otras. Para ello, basta con escribir lo que desea en el campo disponible de manera simple. |
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Permite realizar marcaciones en el archivo y visualizar las marcaciones existentes. |
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Permite buscar palabras específicas en el archivo. |
5. Al hacer clic en el botón , se habilita un panel de edición:
- Visualizar: mantiene el archivo en modo de visualización.
- Anotar: permite utilizar cajas de texto y herramientas relacionadas para insertar anotaciones en el archivo.
- Formas: permite insertar formas geométricas en el archivo.
- Insertar: permite insertar imágenes y textos explicativos en el archivo.
6. Utilice los botones específicos de la funcionalidad para guardar y descargar el archivo con anotaciones:
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Aplica las modificaciones realizadas. |
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Disponible solo para archivos abiertos a través del visualizador HTML5. Permite descargar el archivo con las marcaciones realizadas. |
Editar y visualizar un archivo electrónico no convertido
1. Acceda al menú Documento (DC010).
2. Localice el documento deseado y coloque el cursor del mouse en él.
3. Expanda el botón y haga clic en Abrir archivo electrónico para visualizar el archivo.
4. Para editar el archivo, haga clic en el botón 
.
5. Acceda a la pestaña Archivo electrónico de la pantalla de datos del documento.
6. Coloque el cursor del mouse sobre el archivo electrónico que desea editar.
7. Expanda el botón que se habilitará y haga clic en 
.
Restricciones y otros recursos disponibles
- Para visualizar rápidamente el archivo electrónico, haga clic en el icono de la columna AE.
- Si el documento no tiene archivo complejo, es posible ordenar la lista por las columnas Tamaño, Actualizado el y Usuario.
- Si hay más de un archivo electrónico asociado al documento, se abrirá una pantalla con una lista de todos los archivos electrónicos asociados. Haga clic sobre el archivo que desea visualizar.
- Si la opción Visualizar archivo electrónico con doble clic está marcada en la pestaña General de los parámetros generales, los archivos también podrán visualizarse haciendo doble clic en el documento al que pertenecen. Esta opción no estará disponible si la situación del documento es “Emisión”.
- El archivo electrónico se abrirá con el visualizador configurado en la pestaña Aplicación de los parámetros generales, excepto cuando exista integración con Google Drive o OneDrive.
- Si es el primer acceso al archivo electrónico, la forma de visualización puede variar. Para obtener más detalles, consulte el artículo Ejecutar aplicaciones externas.
- Acceda al artículo Configurar un perfil de permiso para saber sobre los accesos del usuario.
| Botón | Prerrequisitos y función |
| Excluir |
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| Sustituir | Usuario con los controles "Modificar" y “Excluir” permitidos en la lista de seguridad del documento. |
| Download | Usuario con el control "Guardar localmente" permitido en la lista de seguridad del documento. |
| Firmar | Usuario con el control “Firmar” permitido en la lista de seguridad del documento. Seleccione múltiples archivos para firmarlos en masa. |
| Modificar archivo electrónico | Permite cambiar el nombre del archivo aunque el documento no esté homologado y no tenga conversión a PDF. |
| Actualizar metadatos |
Permite actualizar los metadatos manualmente.
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| Visualizar datos de la firma | No hay prerrequisito. |
| Combinar archivo |
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| Traducir archivo | Categoría del documento con la opción “Traducción” habilitada en la pestaña Control. |
| Convertir a PDF | Opción de conversión a pdf habilitada en los parámetros generales. |
| Generar link de la API | No hay prerrequisito. |
Conclusión
Con las funcionalidades de visualización y edición, es posible acceder a sus archivos electrónicos y mantenerlos actualizados dentro de SoftExpert Documento. Estas acciones garantizan la practicidad en la gestión de la información y contribuyen a la integridad y el control de los documentos a lo largo de su ciclo de vida.