Utilizar Google Docs na edição de arquivos eletrônicos
Pré-requisitos
- Acesso ao menu Configuração > Parâmetros gerais (DC035).
- Acesso ao menu Cadastro > Documento (DC003).
- Usuário cadastrado no Google Drive com conta Google logada no navegador.
- Usuário SoftExpert com e-mail do Google cadastrado na conta.
- Usuário do SoftExpert Documento com controle “Visualizar”, “Alterar” e “Salvar localmente” permitido na lista de segurança do documento.
- Parâmetro “Permitir download do arquivo original na consulta” marcado em Configuração > Parâmetros gerais (DC035) > Geral.
- Documento na etapa Revisão ou Indexação.
Apresentação
O SoftExpert Documento permite utilizar o Google Docs para editar e visualizar arquivos eletrônicos durante as etapas de revisão ou indexação dos documentos. Esse recurso possibilita que os usuários trabalhem diretamente no editor do Google, por meio do navegador, sem a necessidade de aplicativos locais.
Durante o processo, o arquivo é aberto no editor do Google Docs e, ao final da edição ou revisão, é armazenado novamente no SoftExpert Documento, mantendo a rastreabilidade e o controle das versões.
Para que essa funcionalidade esteja disponível, é necessário integrar a API do Google Drive ao SoftExpert Documento. Essa integração é responsável por viabilizar a edição dos arquivos eletrônicos por meio do Google Docs.
A seguir, veja como realizar as configurações necessárias e utilizar esse recurso no sistema.
Configurar API do Google Drive
1. Acesse o Google Developer Console e faça login com seu e-mail Google.
2. Clique em Selecione um projeto e, na tela que será aberta, selecione a opção Novo projeto.
3. Na tela que será apresentada, preencha o campo Nome do projeto. Se desejar, é possível editar o código do projeto.
4. Clique em Criar. Em seguida, vá até a opção Selecione um projeto novamente e na tela que será aberta, localize e abra o projeto criado.
5. No menu localizado no canto superior esquerdo, selecione a opção IAM e Administrador > Contas de serviço.
6. Em seguida, clique em Criar conta de serviço. Há algumas etapas para criação da conta de serviço que precisam ser configuradas:
Etapa |
O que fazer |
| Detalhes da conta de serviço |
|
| Conceda acesso para a conta de serviço ao projeto (opcional) | No campo Selecionar papel, escolha a opção Projeto > Editor e clique em Continuar. |
| Conceda ao usuário acesso a essa conta de serviço (opcional) | Apenas clique em Concluir. |
7. Ao retornar para o menu Contas de serviço após a criação, clique em Gerenciar chaves na coluna Ações.
8. Na tela que será apresentada, clique em Adicionar chave > Criar nova chave.
9. Selecione a opção P12 e clique em Criar.
10. Será feito o download de um arquivo .p12. Guarde o arquivo .p12, pois ele será utilizado posteriormente.
11. Novamente no menu Contas de serviço, selecione a opção Gerenciar detalhes na coluna Ações.
12. Copie o valor apresentado no campo ID exclusivo. Guarde-o em local seguro, pois ele será utilizado posteriormente.
13. No menu localizado no canto superior esquerdo, selecione agora a opção APIs e serviços > APIs e serviços ativados.
14. Localize e clique na opção Google Drive API.
15. Na tela que será aberta, clique em Ativar.
Para mais detalhes sobre este procedimento, entre em contato com o Training SoftExpert e obtenha uma capacitação.
Configurar integração no componente Documento
1. Acesse o menu Configuração > Parâmetros gerais (DC035) e vá até a seção Google Drive.
2. Marque a opção Habilitar edição com Google Drive.
3. No campo ID da conta de serviço, insira o valor copiado no passo 12 da configuração de API do Google Drive.
4. No campo E-mail do proprietário da conta de serviço, informe o e-mail da conta onde os arquivos da Suite serão armazenados.
5. No campo Arquivo .P12, clique no botão 
e navegue no seu diretório para encontrar o arquivo p.12 baixado no passo 10 da configuração de API do Google Drive.
6. Marque a opção Converter arquivo para PDF utilizando Google Drive, se desejar. Com esta opção marcada, o sistema usará o Google Drive para converter arquivos eletrônicos dos documentos para PDF, desde que na categoria do documento esteja configurada a publicação em PDF.
7. Habilite a opção Utilizar delegação de domínio caso a conta de serviço do Google tenha sido criada a partir de 14/04/2025. Isso garante compatibilidade com as novas políticas de contas do Google.
8. Clique no botão 
e salve as alterações.
- A API é compatível com arquivos .docx, .odt, .xlsx, .xlsm, .ods, .pptx, .odp, .rtf e .txt.
- Se for realizada a edição de arquivos .doc, .xls ou .ppt, eles serão convertidos para .docx, .xlsx e .pptx, respectivamente.
- Ao utilizar esta API, recursos como docvariables e marcas d'água não serão aplicados. Em caso de documentos .xlsx, não estará disponível também o recurso de área de impressão.
- Quando houver troca de conta (do administrador), os arquivos permanecerão vinculados à conta antiga. Para não haver perda de informações, certifique-se de que os documentos estão homologados antes de trocar a conta.
Utilizar Google Docs para editar e visualizar arquivos eletrônicos
1. Acesse o menu Documento (DC010).
2. Localize o documento e clique com o botão direito do mouse sobre ele.
3. Selecione a opção Abrir arquivo eletrônico.
4. Se houver mais de um arquivo eletrônico associado ao documento, selecione aquele que deseja visualizar na lista que será apresentada.
- Se a opção Visualizar arquivo eletrônico com duplo clique estiver marcada na aba Geral dos parâmetros gerais, os arquivos poderão ser visualizados também ao dar um duplo clique sobre o documento ao qual eles pertencem. Essa opção não estará disponível se a situação do documento for “Emissão”.
- É possível visualizar o arquivo eletrônico de forma rápida ao clicar no ícone apresentado na coluna AE.
- Além do menu Documento (DC010), é possível visualizar ou editar os arquivos eletrônicos em revisão e indexação pelo Google Docs nos menus abaixo. Em outros menus, o arquivo será aberto pelo visualizador configurado na aba Aplicativo dos parâmetros gerais.
- Central de tarefas > Execução > Revisão de documento.
- Central de tarefas > Acompanhamento > Acompanhamento de revisão.
Conclusão
Desta forma, o Google Drive foi integrado e o arquivo eletrônico foi editado e visualizado com o Google Docs.