Utilizar Google Docs en la edición de archivos electrónicos
Prerrequisitos
- Acceso al menú Configuración > Parámetros generales (DC035).
- Acceso al menú Registro > Documento (DC003).
- Usuario registrado en Google Drive con una cuenta de Google iniciada en el navegador.
- Usuario de SoftExpert con correo electrónico de Google registrado en la cuenta.
- Usuario de SoftExpert Documento con los controles "Visualizar", "Modificar" y "Guardar localmente" permitidos en la lista de seguridad del documento.
- Parámetro "Permitir descarga del archivo original en la consulta" marcado en Configuración > Parámetros generales (DC035) > General.
- Documento en la etapa Revisión o Indexación.
Introducción
SoftExpert Documento permite utilizar Google Docs para editar y visualizar archivos electrónicos durante las etapas de revisión o indexación de los documentos. Este recurso posibilita que los usuarios trabajen directamente en el editor de Google, por medio del navegador, sin la necesidad de aplicaciones locales.
Durante el proceso, el archivo se abre en el editor de Google Docs y, al final de la edición o revisión, se almacena nuevamente en SoftExpert Documento, manteniendo la trazabilidad y el control de las versiones.
Para que esta funcionalidad esté disponible, es necesario integrar la API de Google Drive a SoftExpert Documento. Esta integración es responsable de posibilitar la edición de los archivos electrónicos por medio de Google Docs.
A continuación, vea cómo realizar las configuraciones necesarias y utilizar este recurso en el sistema.
Configurar la API de Google Drive
1. Acceda a Google Developer Console e inicie sesión con su dirección de correo electrónico de Google.
2. Haga clic en Seleccionar un proyecto y, en la pantalla que se abrirá, seleccione la opción Nuevo proyecto.
3. En la pantalla que aparecerá, complete el campo Nombre del proyecto. Si lo desea, puede editar el código del proyecto.
4. Haga clic en Crear. A continuación, vaya de nuevo a la opción Seleccionar un proyecto y, en la pantalla que se abrirá, localice y abra el proyecto que ha creado.
5. En el menú situado en la esquina superior izquierda, seleccione la opción IAM y Administrador > Cuentas de servicio.
6. A continuación, haga clic en Crear cuenta de servicio. Para crear una cuenta de servicio, es necesario seguir algunas etapas:
Etapa |
¿Qué hacer? |
| Detalles de la cuenta de servicio |
|
| Conceder acceso a la cuenta de servicio para el proyecto (opcional) | En el campo Seleccionar rol, elija la opción Proyecto > Editor y haga clic en Continuar. |
| Conceder al usuario acceso a esta cuenta de servicio (opcional) | Basta con hacer clic en Concluir. |
7. Al volver al menú Cuentas de servicio después de la creación, haga clic en Gestionar claves en la columna Acciones.
8. En la pantalla que aparecerá, haga clic en Agregar clave > Crear nueva clave.
9. Seleccione la opción P12 y haga clic en Crear.
10. Se descargará un archivo .p12. Guarde el archivo .p12, ya que se utilizará más adelante.
11. De nuevo en el menú Cuentas de servicio, seleccione la opción Gestionar detalles en la columna Acciones.
12. Copie el valor presentado en el campo ID exclusivo. Guárdelo en un lugar seguro, ya que se utilizará posteriormente.
13. En el menú situado en la esquina superior izquierda, seleccione ahora la opción APIs y servicios > APIs y servicios activados.
14. Localice y haga clic en la opción Google Drive API.
15. En la pantalla que se abrirá, haga clic en Activar.
Para obtener más detalles sobre este procedimiento, póngase en contacto con Training SoftExpert y obtenga una capacitación.
Configurar integración en el componente Documento
1. Acceda al menú Configuración > Parámetros generales (DC035) y vaya a la sección Google Drive.
2. Marque la opción Habilitar edición con Google Drive.
3. En el campo ID de la cuenta de servicio, ingrese el valor copiado en el paso 12 de la configuración de API de Google Drive.
4. En el campo E-mail del propietario de la cuenta de servicio, informe el e-mail de la cuenta donde se almacenarán los archivos de SoftExpert Suite.
5. En el campo Archivo .p12, haga clic en el botón 
y navegue en su directorio para encontrar el archivo p.12 descargado en el paso 10 de la configuración de API de Google Drive.
6. Marque la opción Convertir archivo a PDF utilizando Google Drive, si lo desea. Con esta opción marcada, el sistema utilizará Google Drive para convertir archivos de documentos electrónicos a PDF, siempre y cuando la publicación en PDF esté configurada en la categoría del documento.
7. Habilite la opción Utilizar delegación de dominio si la cuenta de servicio de Google ha sido creada a partir del 14/04/2025. Esto garantiza compatibilidad con las nuevas políticas de cuentas de Google.
8. Haga clic en el botón 
y guarde las modificaciones.
- La API es compatible con archivos .docx, .odt, .xlsx, .xlsm, .ods, .pptx, .odp, .rtf y .txt.
- Si se editan archivos .doc, .xls o .ppt, se convertirán a .docx, .xlsx y .pptx, respectivamente.
- Al utilizar esta API, no se aplicarán recursos como las docvariables y las marcas de agua. En el caso de los documentos .xlsx, el recurso de área de impresión tampoco estará disponible.
- Cuando se cambie de cuenta (de administrador), los archivos seguirán vinculados a la cuenta antigua. Para evitar pérdida de información, asegúrese de que los documentos estén homologados antes de cambiar la cuenta.
Utilizar Google Docs para editar y visualizar archivos electrónicos
1. Acceda al menú Documento (DC010).
2. Localice el documento y haga clic con el botón derecho del ratón sobre él.
3. Seleccione la opción Abrir archivo electrónico.
4. Si hay más de un archivo electrónico asociado al documento, seleccione aquel que desea visualizar en la lista que se presentará.
- Si la opción Visualizar archivo electrónico con doble clic está marcada en la pestaña General de los parámetros generales, los archivos también podrán visualizarse haciendo doble clic en el documento al que pertenecen. Esta opción no estará disponible si la situación del documento es “Emisión”.
- Para visualizar rápidamente el archivo electrónico, haga clic en el icono de la columna AE.
- Además del menú Documento (DC010), es posible visualizar o editar los archivos electrónicos en revisión e indexación vía Google Docs en los menús a continuación. En otros menús, el archivo se abrirá a través del visualizador configurado en la pestaña Aplicación de los parámetros generales.
- Central de tareas > Ejecución > Revisión de documento.
- Central de tareas > Seguimiento > Seguimiento de la revisión.
Conclusión
De este modo, se ha realizado la integración de Google Drive y el archivo electrónico se ha editado y visualizado utilizando Google Docs.