Consultas do SoftExpert Documento
Pré-requisitos
- Acesso ao menu Consulta > Cópia (DC025).
- Acesso ao menu Consulta > Documento (DC021).
- Acesso ao menu Consulta > Documento X Treinamento (DC057).
- Acesso ao menu Consulta > Guia de Remessa (DC026).
- Acesso ao menu Consulta > Revalidação (DC023).
- Acesso ao menu Consulta > Revisão (DC022).
- Acesso ao menu Consulta > Tarefas (DC028).
- Acesso ao menu Consulta > Auditoria de sistema (DC027).
Apresentação
São disponibilizados menus de consulta para facilitar o controle dos registros e a visualização das informações cadastradas.
Veja as consultas disponíveis no SoftExpert Documento:
Consulta de cópias
Permite a consulta de protocolos gerados para distribuição das cópias impressas dos documentos cadastrados no sistema.
1. Acesse o menu Consulta > Cópia (DC025).
2. Clique em Pesquisar para visualizar todos os registros ou utilize os filtros de pesquisa para ajudar na busca do documento.
3. Clique no botão 
para visualizar os dados da cópia selecionada.
4. Selecione uma cópia na lista de registro da tela principal e clique em 
para verificar os relatórios de cópias controladas e não controladas.
Consulta de documento
Este menu permite a consulta de documentos cadastrados no sistema. A exibição dos documentos e as operações realizáveis dependem das permissões concedidas na Segurança do documento.
1. Acesse o menu Consulta > Documento (DC021).
2. Clique em Pesquisar para visualizar todos os registros ou utilize os filtros de pesquisa para ajudar na busca do documento.
3. Selecione um documento na tela principal e clique em para visualizar seus dados.
4. Com o documento que deseja selecionado, clique no botão 
para visualizar o arquivo eletrônico.
Consulta de documento X treinamento
Permite consultar a situação de treinamentos dos documentos que têm o controle Treinamento configurado na categoria.
1. Acesse o menu Consulta > Documento X Treinamento (DC057).
2. Clique em Pesquisar para visualizar todos os registros ou utilize os filtros de pesquisa para ajudar na busca do documento.
3. Selecione o documento que deseja na tela principal e clique em para visualizar os dados.
Consulta de guia de remessa
Possibilita visualizar as guias de remessas registradas no sistema.
1. Acesse o menu Consulta > Guia de Remessa (DC026).
2. Clique em Pesquisar para visualizar todos os registros ou utilize os filtros de pesquisa para ajudar na busca do documento.
3. Selecione a guia de remessa que deseja e clique em para visualizar seus dados.
Consulta de revalidação
Permite a consulta de revalidações realizadas nos documentos cadastrados no sistema.
1. Acesse o menu Consulta > Revalidação (DC023).
2. Clique em Pesquisar para visualizar todos os registros ou utilize os filtros de pesquisa para ajudar na busca do documento.
3. Clique no botão para visualizar as revalidações do documento selecionado na lista de registro.
Consulta de revisão
Permite visualizar revisões realizadas nos documentos cadastrados no sistema.
1. Acesse o menu Consulta > Revisão (DC022).
2. Clique em Pesquisar para visualizar todos os registros ou utilize os filtros de pesquisa para ajudar na busca do documento.
3. Selecione o documento na lista de registros e clique no botão da barra de ferramentas para visualizar os seus dados.
4. Clique em Mais na barra de ferramentas e utilize a opção 
para comparar revisões ou comparar com revisão anterior do documento.
Consulta de tarefas
Permite acompanhar as tarefas pendentes de qualquer usuário do componente Documento.
1. Acesse o menu Consulta > Tarefas (DC028).
2. Clique em Pesquisar para visualizar todos os registros ou utilize os filtros de pesquisa para ajudar na busca do documento.
3. No campo Tipo de tarefa, no lado esquerdo, clique em Selecione um tipo de tarefa.
4. No painel que abrir, preencha os campos Tarefa, Usuário, Função ou Área.
5. Clique em Pesquisar e as tarefas aparecerão logo abaixo. Selecione as tarefas desejadas e clique em Aplicar.
6. Clique no botão para visualizar os dados da tarefa selecionada.
Consulta de auditoria de sistema
Permite acompanhar o histórico das operações realizadas nos documentos cadastrados no sistema. O histórico apresenta o uso de contrassenha, a data e a hora na qual as operações foram realizadas e as informações do documento no qual foi realizada a operação, como a categoria, o identificador, o título e a revisão, o usuário que realizou a operação (seu nome, host, seu IP e a área a qual pertence), a justificativa para a operação (caso houver), os dados da distribuição do documento (posto de cópia, cópia, via, quantidade da cópia e quantidade alterada, local de armazenamento e situação do arquivamento), além das informações de alteração do arquivo eletrônico (caso houver).
1. Acesse o menu Consulta > Auditoria de sistema (DC027).
2. Clique em Pesquisar para visualizar o histórico de todos os registros ou utilize os filtros de pesquisa para visualizar o histórico de documentos específicos.
3. Clique no botão 
para gerar um relatório com todas as operações apresentadas no histórico.
4. Utilize o botão 
Analisar para analisar o histórico com uma visão do SoftExpert Analytics.
Ao utilizar o filtro de pesquisa Geral, considere as seguintes informações:
- O campo Justificativa só será habilitado se, no campo Histórico, for marcada apenas a opção Documento removido, permitindo informar a justificativa registrada pelo usuário no momento de remover o documento.
- O campo Posto de cópias só será habilitado se, no campo Histórico, for selecionada apenas a opção Cópia controlada impressa ou Quantidade de cópias programadas alterada. No campo, deve-se informar o posto das cópias nas quais a operação informada anteriormente nos filtros foi realizada.
- O campo Arquivo eletrônico só será habilitado se, no campo Histórico, for selecionada apenas alguma das seguintes opções: Exclusão de arquivo eletrônico, Exclusão de versão PDF para arquivo eletrônico, Inclusão de arquivo eletrônico ou Inclusão de versão PDF para arquivo eletrônico. Neste caso, deve-se informar o nome do arquivo eletrônico no qual foi realizada a operação informada anteriormente nos filtros.
Saiba mais sobre as telas de consulta clicando aqui.
Conclusão
A consulta de documentos é um modo prático de acompanhar e gerir os documentos.