Prerequisitos

• Acceso al menú Configuración > Documento > Categoría (DC043).
• Categoría de documento con los datos generales necesarios configurados.
• Tabla de temporalidad configurada en Archivo físico.

Presentación

El control de archivo físico permite definir el ciclo de vida de los documentos en formato físico mediante la aplicación de un programa de retención.

Al habilitar esta función en la categoría de documentos, los registros siguen las etapas estandarizadas de archivo, retención, movimiento y disposición final, garantizando la organización y la trazabilidad durante todo el proceso.

Esta configuración es necesaria para gestionar los documentos físicos de forma estructurada, garantizando que cada categoría utilice el programa de retención adecuado a sus características y requisitos de archivo.

Configurar categoría con control de archivo físico

1. Acceda al menú Configuración > Documento > Categoría (DC043).

2. Seleccione una categoría previamente registrada y haga clic en .

3. Vaya a la pestaña Control y marque la opción Archivo físico para habilitarla.

4. A continuación, seleccione la tabla de temporalidad que gestionará el archivo y descarte de los documentos físicos de la categoría.

5. En el campo Plazo de confirmación de préstamo, informe el número de días que el responsable tendrá para confirmar la recepción del documento físico cuyo préstamo fue solicitado.

6. En el campo Plazo de devolución de original, informe el número de días que el responsable tendrá para devolver el documento físico que fue prestado.

7. Haga clic en para aplicar las configuraciones realizadas.

Conclusión

Después de habilitar el control de Archivo físico en la categoría de documento y asociar la tabla de temporalidad correspondiente, los documentos pasan a seguir automáticamente el flujo de archivo definido.

Con ello, etapas como archivo corriente, archivo intermedio, grabación en dispositivo multimedia y destino final se ejecutan de forma estandarizada y controlada.

El próximo paso es registrar un documento físico en SoftExpert Documento.