Prerrequisitos

• Acceso al menú Configuración > Documento> Categoría (DC043).
• Categoría de documento con los datos generales necesarios configurados.
• Tabla de temporalidad configurada en SoftExpert Archivo físico.

Presentación

El control de Archivo físico permite definir el ciclo de vida de los documentos en formato físico mediante la aplicación de una tabla de temporalidad.

Al habilitar este recurso en la categoría de documento, los registros pasan a seguir etapas estandarizadas de archivo, retención, movimiento y disposición final, garantizando organización y trazabilidad en todo el proceso.

Esta configuración es necesaria para que los documentos físicos puedan gestionarse de forma estructurada, asegurando que cada categoría utilice la tabla de temporalidad adecuada a sus características y exigencias archivísticas.

Configurar la categoría con control de archivo físico

1. Acceda al menú Configuración > Documento> Categoría (DC043).

2. Seleccione una categoría previamente registrada y haga clic en .

3. Vaya a la pestaña Control y marque la opción Archivo físico para habilitarla.

4. A continuación, seleccione la tabla de temporalidad que gestionará el archivo y descarte de los archivos físicos de la categoría.

5. En el campo Plazo de confirmación de préstamo, informe el número de días que el responsable tendrá para confirmar la recepción del archivo físico cuyo préstamo se solicite.

6. En el campo Plazo de devolución de original, informe el número de días que el responsable tendrá para hacer la devolución del archivo físico que sea prestado.

7. Haga clic en para guardar las configuraciones realizadas.

Conclusión

Después de habilitar el control de Archivo físico en la categoría de documento y asociar la tabla de temporalidad correspondiente, los documentos pasan a seguir automáticamente el flujo de archivo definido.

Con ello, etapas como archivo corriente, intermedio, grabación en dispositivo multimedia y destino final se ejecutan de forma estandarizada y controlada.

El próximo paso es registrar un documento físico en SoftExpert Documento.