Pré-requisitos

• Guia de transferência recebida e aprovada para a etapa correspondente (Corrente, Intermediária, Gravação em mídia ou Final).
• Acesso ao menu ou tarefa gerada automaticamente para a etapa de arquivamento.
• Responsável definido na tabela de temporalidade para a etapa em questão.

Apresentação

A etapa de arquivamento registra a entrada dos documentos nas etapas previstas pela tabela de temporalidade, garantindo a rastreabilidade e o controle do ciclo de vida documental. Cada etapa corresponde a um momento distinto do fluxo do Arquivo Físico.

As etapas iniciais do arquivamento podem incluir:

• Arquivamento corrente: primeira fase do arquivamento físico. Os documentos são armazenados temporariamente em um repositório próximo ao setor de origem, permanecendo disponíveis para consultas frequentes.
• Gravação em mídia: etapa prevista quando os documentos precisam ser gravados em uma mídia física ou digital, conforme as configurações da tabela de temporalidade.
• Arquivamento intermediário: etapa utilizada para documentos que já não necessitam de consultas constantes, mas ainda precisam ser mantidos por um período adicional antes da destinação final.

Após essas etapas, a tabela de temporalidade pode prever a destinação final dos documentos, que pode ocorrer de três formas:

• Arquivamento final: armazenamento permanente do documento no repositório definido.
• Envio para arquivo externo: transferência do documento para um arquivo físico fora da organização.
• Expurgo: eliminação controlada do documento (físico, eletrônico ou ambos), conforme os critérios da tabela de temporalidade.

Este artigo reúne todas as operações possíveis de arquivamento e destinação final, permitindo a execução conforme o fluxo configurado na categoria do documento.

Registro de arquivamento

Arquivamento corrente

1. Acesse o menu Execução > Registro de arquivamento > Corrente (AR022) ou a tarefa Arquivamento corrente gerada após o recebimento da guia correspondente.

2. Selecione, na lista de registros pendentes, o documento que será arquivado.

3. Clique no botão da barra de ferramentas.

4. Confirme o usuário e área de quem está realizando o arquivamento, assim como os documentos que serão arquivados, suas categorias, identificadores e títulos.

5. Preencha o campo Caminho físico (Padrão) se todos os documento apresentados na lista de registros na parte inferior da tela, serão arquivados em um mesmo repositório. Neste caso, na estrutura de locais de armazenamento que será apresentada, selecione o repositório desejado. Se na aba Configuração > Parâmetros gerais > Arquivo físico, for marcada a opção "Restringir área do arquivo físico" somente serão apresentados os repositórios pertencentes à mesma área do usuário conectado. Ou utilize o botão para definir um repositório específico para cada documento. Neste caso, na estrutura de locais de armazenamento que será apresentada, selecione o repositório desejado. Se no campo Caminho físico (Padrão) já foi selecionado um repositório padrão, este botão possibilita alterar o repositório onde um determinado documento listado será armazenado.

6. Preencha o campo Documento (Barcode) para incluir mais documentos que deverão ser arquivados. Neste caso, informe o identificador ou código de barras do documento desejado e clique no botão Incluir ao lado do campo. Repita o procedimento para incluir quantos documentos desejar. O código de barras dos documentos é gerado no componente Documento, por meio do relatório "Etiqueta dos documentos".

7. Preencha o parecer, quando aplicável, registrando informações relevantes sobre o arquivamento definitivo.

8. Salve o registro. Neste momento, o sistema questionará se deseja confirmar a operação:

• OK: o documento será armazenado na etapa "Corrente" e será apresentado um relatório com etiquetas que poderão ser impressas para identificar os documentos no repositório.
• Cancelar: os documentos serão armazenados na etapa “Corrente” pelo período configurado no prazo de retenção e não será apresentado o relatório de etiquetas.

Arquivamento intermediário

1. Acesse o menu Execução > Registro de arquivamento > Intermediário (AR023) ou a tarefa Arquivamento intermediário.

2. Selecione, na lista de registros pendentes, o documento que será arquivado.

3. Clique no botão da barra de ferramentas.

4. Confirme o usuário e área de quem está realizando o arquivamento, assim como os documentos que serão arquivados, suas categorias, identificadores e títulos.

5. Preencha o campo Caminho físico (Padrão) se todos os documento apresentados na lista de registros na parte inferior da tela, serão arquivados em um mesmo repositório. Neste caso, na estrutura de locais de armazenamento que será apresentada, selecione o repositório desejado. Se na aba Configuração > Parâmetros gerais > Arquivo físico, for marcada a opção "Restringir área do arquivo físico" somente serão apresentados os repositórios pertencentes à mesma área do usuário conectado. Ou utilize o botão para definir um repositório específico para cada documento. Neste caso, na estrutura de locais de armazenamento que será apresentada, selecione o repositório desejado. Se no campo Caminho físico (Padrão) já foi selecionado um repositório padrão, este botão possibilita alterar o repositório onde um determinado documento listado será armazenado.

6. Preencha o campo Documento (Barcode) para incluir mais documentos que deverão ser arquivados. Neste caso, informe o identificador ou código de barras do documento desejado e clique no botão Incluir ao lado do campo. Repita o procedimento para incluir quantos documentos desejar. O código de barras dos documentos é gerado no componente Documento, por meio do relatório "Etiqueta dos documentos".

7. Preencha o parecer, quando aplicável, registrando informações relevantes sobre o arquivamento definitivo.

8. Salve o registro. Neste momento, o sistema questionará se deseja confirmar a operação:

• OK: o documento será armazenado na etapa “Intermediária” e será apresentado um relatório com etiquetas que poderão ser impressas para identificar os documentos no repositório.
• Cancelar: os documentos serão armazenados na etapa “Intermediária” pelo período configurado no prazo de retenção e não será apresentado o relatório de etiquetas.

Gravação em mídia

1. Acesse o menu Execução > Registro de arquivamento > Gravação em mídia (AR024) ou a tarefa Gravação em mídia gerada após o recebimento da guia correspondente.

2. Selecione, na lista de registros pendentes, o documento cuja gravação em mídia será registrada.

3. Clique no botão da barra de ferramentas.

4. Na tela apresentada, preencha ou confira as informações principais:

• Selecione a mídia em que o documento será gravado ou cadastre uma nova mídia, conforme o cadastro disponível.
• Mantenha a data atual ou informe a data na qual o documento foi gravado na mídia selecionada anteriormente.
• Marque a opção Capacidade de mídia esgotada para indicar que a capacidade de armazenamento da mídia foi totalmente utilizada. Com isso, a mídia não estará mais disponível para registrar gravações nela. Mantenha este campo desmarcado caso houver espaço disponível para utilização na mídia selecionada anteriormente.

5. Salve o registro.

Destinação final

Arquivamento final

1. Acesse o menu Execução > Destinação final > Arquivamento final (AR025) ou a tarefa Arquivamento final.

2. Selecione, na lista de registros pendentes, o documento que será arquivado na etapa final.

3. Clique no botão da barra de ferramentas.

4. Confirme o usuário e área de quem está realizando o arquivamento, assim como os documentos que serão arquivados, suas categorias, identificadores e títulos.

5. Preencha o campo Caminho físico (Padrão) se todos os documento apresentados na lista de registros na parte inferior da tela, serão arquivados em um mesmo repositório. Neste caso, na estrutura de locais de armazenamento que será apresentada, selecione o repositório desejado. Se na aba Configuração > Parâmetros gerais > Arquivo físico, for marcada a opção "Restringir área do arquivo físico" somente serão apresentados os repositórios pertencentes à mesma área do usuário conectado. Ou utilize o botão para definir um repositório específico para cada documento. Neste caso, na estrutura de locais de armazenamento que será apresentada, selecione o repositório desejado. Se no campo Caminho físico (Padrão) já foi selecionado um repositório padrão, este botão possibilita alterar o repositório onde um determinado documento listado será armazenado.

6. Preencha o campo Documento (Barcode) para incluir mais documentos que deverão ser arquivados. Neste caso, informe o identificador ou código de barras do documento desejado e clique no botão "Incluir" ao lado do campo. Repita o procedimento para incluir quantos documentos desejar. O código de barras dos documentos é gerado no componente Documento, por meio do relatório "Etiqueta dos documentos".

7. Preencha o parecer, quando aplicável, registrando informações relevantes sobre o arquivamento definitivo.

8. Salve o registro. Neste momento, o sistema questionará se deseja visualizar o relatório para impressão. Escolha a opção desejada:

• OK: os documentos serão associado ao novo repositório e será apresentado um relatório com etiquetas que poderão ser impressas para identificar os documentos no novo repositório.
• Cancelar: os documentos serão diretamente associados ao novo repositório. Note que um documento associado a um novo repositório não passará mais pelas etapas de emissão e recebimento da guia de transferência, pois já está em processo de destinação final.

Enviar para arquivo externo

1. Acesse o menu Execução > Destinação final > Envio para arquivo externo (AR026) ou a tarefa Enviar para arquivo externo gerada após o recebimento da guia de destinação final.

2. Selecione, na lista de registros pendentes, o documento que será enviado para o arquivo externo.

3. Clique no botão da barra de ferramentas.

4. Selecione o arquivo externo para o qual o documento será enviado.

5. Salve o registro.

Expurgo

1. Acesse o menu Execução > Destinação final > Expurgo (AR027) ou a tarefa Expurgo gerada após o recebimento da guia de destinação final.

2. Selecione o documento que terá seu arquivo físico, arquivo eletrônico ou registro no SoftExpert Documento eliminado. É possível realizar a eliminação de mais de um documento por vez.

3. Clique no botão da barra de ferramentas.

4. O sistema solicitará a confirmação da eliminação dos documentos. Escolha a opção desejada:

• OK: será eliminado o arquivo físico, o arquivo eletrônico ou o registro do SoftExpert Documento do repositório no qual ele se encontrava armazenado, conforme a configuração estabelecida na tabela de temporalidade.
• Cancelar: os documentos não serão eliminados e registro permanecerá pendente para expurgo.

Conclusão

A execução das etapas de arquivamento e destinação final conclui o ciclo de vida dos documentos no Arquivo Físico.

Cada operação — seja arquivamento corrente, gravação em mídia, arquivamento intermediário, arquivamento final, envio para arquivo externo ou expurgo — registra de forma estruturada a situação final dos documentos, conforme os prazos e critérios definidos na tabela de temporalidade.

Ao finalizar essas atividades, o sistema garante a rastreabilidade das movimentações, a conformidade com os requisitos de gestão documental e a preservação ou eliminação adequada dos registros.

Assim, o processo de arquivamento é encerrado com segurança, completando o fluxo previsto para cada documento.