Configurar tabela de temporalidade
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Pré-requisito
- Acesso ao menu Configuração > Tabela de temporalidade (AR027).
Apresentação
A tabela de temporalidade registrada tem como objetivo definir o cronograma de movimentação, padronizar os critérios de arquivamento e estabelecer a disposição final dos documentos, além de indicar as áreas ou responsáveis por cada etapa do processo.
Por meio do menu Tabela de temporalidade (AR027), são cadastradas todas as tabelas de temporalidade que poderão ser associadas às categorias de documentos do SoftExpert Documento que possuem o controle de arquivo físico habilitado.
Esse recurso permite estruturar o ciclo de vida documental de acordo com as práticas de gestão arquivística da organização.
Para isso, as abas da tabela devem ser configuradas conforme as etapas que se deseja aplicar no arquivamento, como Corrente, Intermediário, Gravação em mídia e Destinação final. Cada etapa habilitada determinará o fluxo que os documentos seguirão após o registro do arquivamento.
Configurar tabela de temporalidade
1. Acesse o menu Configuração > Tabela de temporalidade (AR027).
2. Clique no botão 
da barra de ferramentas.
3. Informe um identificador e um nome para a tabela.
4. Na seção Guia de transferência, preencha os seguintes campos:
- Prazo de emissão: informe a quantidade de tempo, em dias, meses ou anos que o responsável terá para emitir a guia de transferência.
- Prazo de recebimento: informe a quantidade de tempo, em dias, meses ou anos que o responsável terá para receber a guia de transferência.
5. Preencha o campo Descrição para registrar informações importantes sobre a tabela de temporalidade.
6. Configure as seguintes abas conforme as etapas que deseja trabalhar no arquivamento dos documentos:
Configurar a aba Corrente
1. Marque a opção Corrente para habilitar a etapa de arquivamento corrente na tabela de temporalidade.
2. Informe o prazo de arquivamento, definindo o período em dias, meses ou anos para que o responsável execute o arquivamento dos documentos nessa etapa.
3. Informe o tempo de retenção, especificando por quanto tempo os documentos permanecerão armazenados na etapa corrente.
4. Defina a data de início da retenção selecionando uma das opções:
- Data do documento para iniciar a contagem a partir da data de vigência.
- Data de arquivamento para iniciar a contagem a partir da execução do arquivamento na etapa corrente.
- Atributo para iniciar a contagem com base em um atributo do tipo data; selecione o atributo correspondente no campo habilitado.
5. Selecione o responsável pelo arquivamento, optando por:
- Usuário de cadastro, definindo como responsável o usuário proprietário do documento.
- Lista de segurança, considerando responsáveis todos os usuários com permissão de arquivar.
- Grupo específico, selecionando uma equipe registrada no SoftExpert Documento; utilize os botões ao lado do campo para incluir, editar ou limpar o grupo.
- O sistema aplicará o tempo de retenção definido conforme a data de início configurada. Por exemplo: se foi definido que a data de início da retenção será a "Data do documento", se a data de vigência do documento for 15/06/2025 e o prazo de retenção definido for de 6 meses, o sistema gerará uma tarefa para emissão da guia de transferência para a próxima etapa de arquivamento, em 15/12/2025.
- Se a opção "Corrente" não for marcada, os documentos aos quais a tabela de temporalidade for aplicada, não passarão por esta etapa de arquivamento.
Configurar a aba Intermediário
1. Marque a opção Intermediário para habilitar a etapa de arquivamento intermediário na tabela de temporalidade.
2. Informe o prazo de arquivamento, definindo o período em dias, meses ou anos para que o responsável execute o arquivamento dos documentos na etapa intermediária.
3. Informe o tempo de retenção, especificando por quanto tempo os documentos permanecerão armazenados nessa etapa.
4. Defina a data de início da retenção selecionando uma das opções:
- Data do documento para iniciar a contagem a partir da data de vigência.
- Data de arquivamento para iniciar a contagem a partir da execução do arquivamento na etapa intermediária.
- Atributo para iniciar a contagem com base em um atributo do tipo data; selecione o atributo correspondente no campo habilitado.
- Data de retenção corrente para iniciar a contagem após o fim do período de retenção da etapa Corrente.
5. Selecione o responsável pelo arquivamento, optando por:
- Usuário de cadastro, definindo como responsável o usuário proprietário do documento.
- Lista de segurança, considerando responsáveis todos os usuários com permissão de arquivar.
- Grupo específico, selecionando uma equipe registrada no SoftExpert Documento; utilize os botões ao lado do campo para incluir, editar ou limpar o grupo.
Configurar a aba Gravação em mídia
1. Marque a opção Gravação em mídia para habilitar o controle de gravação dos documentos em mídia física ou digital.
2. Informe o prazo de arquivamento, definindo o período em dias, meses ou anos para que o responsável registre a gravação dos documentos.
3. Selecione o responsável pelo arquivamento, optando por:
- Usuário de cadastro, definindo como responsável o usuário proprietário do documento.
- Lista de segurança, considerando responsáveis todos os usuários com permissão de arquivar.
- Grupo específico, selecionando uma equipe registrada no SoftExpert Documento; utilize os botões ao lado do campo para incluir, editar ou limpar o grupo.
Configurar a aba Destinação final
1. Selecione o tipo de disposição final desejado:
- Guarda permanente para armazenar o documento de forma definitiva.
- Expurgo para eliminar o documento ao final do ciclo de vida.
2. Configure os parâmetros conforme a opção selecionada:
Se selecionar Guarda permanente, defina o local de armazenamento:
- Associar novo repositório para arquivar o documento em um repositório recém-criado.
- Enviar para arquivo externo para encaminhar o documento a um arquivo físico localizado fora da organização.
Se selecionar Expurgo, defina qual registro será eliminado:
- Registro físico para eliminar o documento em papel.
- Registro eletrônico para eliminar o arquivo eletrônico do documento, quando existente.
- Documento para eliminar o registro criado no SoftExpert Documento.
3. Informe o prazo de arquivamento, especificando o período em dias, meses ou anos para que o responsável execute a disposição final.
4 Selecione o responsável pela destinação final, optando por:
- Usuário de cadastro, considerando responsável o proprietário do documento.
- Lista de segurança, incluindo todos os usuários com permissão de arquivar.
- Grupo específico, selecionando uma equipe registrada no SoftExpert Documento; utilize os botões ao lado do campo para incluir, editar ou limpar o grupo.
5. Clique em 
para aplicar as configurações.
Sobre o campo Revisão:
O campo Revisão apresenta o número 1. Toda vez que é realizada uma alteração e o registro da tabela de temporalidade é salvo, o sistema atribui a ela um novo número sequencial. Com isso, é possível alternar o número do campo para visualizar a configuração realizada em cada respectiva revisão da tabela de temporalidade. Ao cadastrar um documento no SoftExpert Documento com uma tabela de temporalidade, associada por meio da seção Controle > Arquivo físico de sua categoria, serão válidas as configurações da revisão vigente da tabela de temporalidade.
As etapas que não foram marcadas, não serão aplicadas aos documentos nos quais a tabela de temporalidade for aplicada.
Conclusão
Após a configuração da tabela de temporalidade, os critérios definidos passam a orientar automaticamente o ciclo de vida dos documentos que utilizam o controle de Arquivo Físico.
Cada etapa habilitada determina as movimentações, os prazos e os responsáveis pelo tratamento dos documentos, assegurando padronização e rastreabilidade em todo o processo.
Essa configuração contribui para a execução adequada das políticas de retenção, armazenamento e disposição final, garantindo maior organização e conformidade na gestão arquivística da instituição.
A próxima etapa é associar a tabela de temporalidade à categoria de documentos desejada.