Emitir guia de transferência
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Pré-requisitos
- Documento físico cadastrado.
- Usuário definido como responsável.
- Acesso ao menu ou tarefa correspondente à etapa configurada na tabela de temporalidade.
Se nos parâmetros gerais estiver marcada a opção "Permitir emissão da guia de transferência pela área do usuário de cadastro", a emissão da guia poderá ser realizada por qualquer usuário pertencente à mesma área do usuário que cadastrou o documento.
Apresentação
A emissão da guia de arquivamento é a etapa inicial do fluxo operacional no Arquivo Físico após o cadastro do documento.
O sistema identifica automaticamente qual é a primeira etapa configurada na tabela de temporalidade da categoria — Corrente, Intermediária, Gravação em mídia ou Destinação final — e direciona o documento para a emissão da guia correspondente.
Este artigo apresenta as quatro possibilidades de emissão de guia, permitindo que o procedimento seja realizado conforme a configuração aplicada à categoria de documento.
Cada seção descreve como emitir a guia para a etapa aplicável, garantindo que o documento avance corretamente no fluxo de arquivamento físico.
Acesse a seção correspondente à primeira etapa configurada na tabela de temporalidade do seu documento físico. A tabela de temporalidade também define o responsável e o prazo de execução da guia.
- Se na aba Parâmetros gerais > Arquivo físico estiver marcada a opção "Ao cadastrar o documento, enviar automaticamente para a tarefa de arquivamento" e o documento cadastrado estiver sendo enviado para a sua primeira fase de arquivamento, não será emitida a guia de transferência, ou seja, o documento seguirá diretamente para o arquivamento.
- Caso o menu acessado não corresponda à primeira etapa de arquivamento definida para o documento e o prazo de retenção da etapa anterior ainda não tenha vencido, a guia pode não aparecer na lista de registros. Nesses casos, a emissão pode ser antecipada. Para isso, adicione o filtro Repositório no painel de filtros, utilize os campos da seção Prazo de retenção para definir a quantidade de dias de antecedência desejada e clique no botão Pesquisar. As guias compatíveis com o período de antecipação informado serão exibidas na lista de registros.
Emissão de guia de transferência
1. Acesse o menu ou a tarefa correspondente à etapa em que a guia deve ser emitida:
- Menu Execução > Emissão de guia de transferência > Corrente (AR010) ou a tarefa Emissão de guia corrente.
- Menu Execução > Emissão de guia de transferência > Intermediário (AR011) ou a tarefa Emissão de guia intermediária.
- Menu Execução > Emissão de guia de transferência > Gravação em mídia (AR012) ou a tarefa Emissão de guia de gravação em mídia.
- Menu Execução > Emissão de guia de transferência > Destinação final (AR013) ou a tarefa Emissão de guia de destinação final.
2. Selecione na lista de registros pendentes o documento cuja guia de transferência será emitida. Para emitir uma única guia para vários documentos, selecione apenas aqueles que possuam a mesma tabela de temporalidade e a mesma revisão, verificando essas informações nas colunas Tabela de temporalidade e Revisão.
3. Clique no botão 
da barra de ferramentas.
4. Analise as informações apresentadas na tela da guia de transferência:
- Verifique o Identificador, gerado automaticamente pelo sistema e não editável.
- Confira o Prazo, preenchido conforme a tabela de temporalidade e editável, caso seja necessário ajustar a data limite para o recebimento da guia.
5. Preencha, quando aplicável, os campos das abas disponíveis:
Geral
- Responsável: exibe o usuário que está realizando a emissão.
- Data: apresenta a data da emissão e, após salvar, a hora correspondente.
- Parecer: registre observações relacionadas à emissão da guia.
- Recebimento: campos habilitados somente no momento em que o responsável realizar o recebimento da guia.
Documento
- Visualize categoria, identificador e título dos documentos incluídos.
- Utilize o botão de visualização para acessar os dados do documento no SoftExpert Documento, caso necessário.
6. Salve o registro. Ao salvar:
- Selecione OK para visualizar o relatório da guia de transferência e realizar a impressão.
- Selecione Cancelar para encerrar a emissão sem visualizar o relatório; nesse caso, o sistema gerará a tarefa Recebimento de guia corrente para o responsável definido.
Para a emissão de guia Corrente:
Poderá executar esta ação o responsável pelo documento ou qualquer usuário pertencente à mesma área do responsável pelo documento (se a opção "Permitir emissão da guia de transferência pela área do usuário de cadastro" estiver marcada nos parâmetros gerais).
Para a emissão de guia Intermediária, a tarefa será gerada e o registro ficará visível no menu conforme os seguintes casos:
- Se a tabela de temporalidade associada ao controle "Arquivo físico" da categoria do documento tiver a etapa Corrente configurada, a tarefa será gerada para o usuário de cadastro do documento ou para qualquer usuário pertencente à mesma área dele (caso a opção "Permitir emissão da guia de transferência pela área do usuário de cadastro" for marcada nos parâmetros gerais).
- Caso contrário (se a etapa em questão for a primeira etapa de arquivamento do documento) esta tarefa será gerada para o responsável pelo arquivamento definido para a etapa Intermediária.
Para a emissão de guia de Gravação em mídia, a tarefa será gerada e o registro ficará visível no menu conforme os seguintes casos:
- Se a tabela de temporalidade associada ao controle "Arquivo físico" da categoria do documento tiver a etapa "Intermediária" configurada, a tarefa será gerada para o responsável pelo arquivamento definido para a etapa "Intermediária".
- Se a tabela de temporalidade não tiver a etapa "Intermediária" configurada, porém, tiver a etapa "Corrente", a tarefa será gerada para o usuário de cadastro do documento ou para qualquer usuário pertencente à mesma área dele (se a opção "Permitir emissão da guia de transferência pela área do usuário de cadastro" for marcada nos parâmetros gerais).
- Se a tabela de temporalidade não tiver as etapas "Corrente" e "Intermediária" configuradas, a tarefa será gerada para o responsável pelo arquivamento definido na aba Gravação em mídia.
Para a emissão de guia de Destinação final, a tarefa será gerada e o registro ficará visível no menu conforme os seguintes casos:
- Se a tabela de temporalidade não tiver a etapa "Intermediária" configurada, porém, tiver a etapa "Corrente", esta tarefa será gerada para o usuário de cadastro do documento ou para qualquer usuário pertencente à mesma área dele (se a opção "Permitir emissão da guia de transferência pela área do usuário de cadastro" for marcada nos parâmetros gerais).
- Se a tabela de temporalidade não tiver as etapas "Corrente" e "Intermediária" configuradas, a tarefa será gerada para o responsável pelo arquivamento definido na aba Destinação final.
Conclusão
Concluída a emissão da guia correspondente à primeira etapa definida na tabela de temporalidade, o documento segue para as movimentações previstas no fluxo de Arquivo Físico. A próxima etapa é receber a guia de transferência.
Esse processo assegura que o registro avance de forma controlada, respeitando os prazos, responsáveis e procedimentos configurados para cada etapa.
A abordagem unificada deste artigo permite consultar rapidamente o procedimento exato para qualquer etapa inicial de arquivamento.