Receber guia de transferência
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Este artigo é aplicável à versão 3.0 do sistema. Para consultar a documentação de versões anteriores, clique aqui.
Pré-requisitos
- Guia de transferência emitida para a etapa correspondente (Corrente, Intermediária, Gravação em mídia e Destinação final).
- Acesso à tarefa Central de tarefas > Execução > Recebimento de guia na etapa pertinente.
- Usuário responsável definido na tabela de temporalidade para a etapa em questão.
Apresentação
O recebimento da guia de transferência é a etapa que confirma a chegada dos documentos ao responsável pela fase seguinte do arquivamento físico. Essa operação garante que as movimentações definidas na tabela de temporalidade sejam executadas com rastreabilidade, seguindo os prazos e as responsabilidades atribuídas.
O sistema identifica automaticamente qual guia está pendente de recebimento e apresenta ao responsável a tarefa correspondente — Corrente, Intermediária, Gravação em mídia ou Destinação final.
Ao executar o recebimento, o responsável confirma se os documentos listados na guia estão corretos, podendo aprovar ou reprovar a operação. A reprovação gera tarefas específicas de correção, também previstas no fluxo do SoftExpert Arquivo físico.
Este artigo reúne todas as quatro possibilidades de recebimento para facilitar a execução, independentemente da configuração da categoria de documento.
Recebimento de guia de transferência
1. Acesse a tarefa correspondente à etapa em que a guia deve ser recebida.
Central de tarefas > Execução:
- Recebimento de guia corrente.
- Recebimento de guia intermediária.
- Recebimento de guia de gravação em mídia.
- Recebimento de guia de destinação final.
2. Selecione na lista de registros pendentes a guia de transferência que será recebida.
3. Clique no botão 
da barra de ferramentas.
4. Analise as informações da guia apresentadas na tela:
- Identificador e Prazo, preenchidos automaticamente conforme a emissão e a tabela de temporalidade.
5. Na aba Geral, seção Recebimento:
- Marque Sim para aprovar ou Não para reprovar a guia.
- Registre o parecer correspondente.
6. Na aba Documento, visualize a categoria, o identificador e o título dos documentos listados.
7. Salve o registro. O sistema se comportará das seguintes maneiras conforme a aprovação ou reprovação da guia:
- Reprovada: o sistema gera a tarefa Guia corrente reprovada.
- Aprovada: selecione OK para visualizar o relatório ou Cancelar para concluir sem visualizar. A guia será liberada para arquivamento.
Se, na aba Configuração > Parâmetros gerais > Arquivo Físico, estiver marcada a opção "Alterar a permissão do documento após o recebimento da guia de transferência", ao executar o recebimento, somente os responsáveis pela etapa de arquivamento poderão editar seus dados.
Conclusão
O recebimento da guia confirma a movimentação física dos documentos e garante a continuidade do fluxo definido na tabela de temporalidade.
Após aprovado o recebimento, o documento fica disponível para execução da etapa seguinte, como arquivamento, gravação em mídia ou eliminação, conforme aplicável. A próxima etapa do fluxo é arquivar o documento físico.
Esse procedimento assegura controle, rastreabilidade e conformidade no tratamento dos documentos físicos, permitindo que as movimentações ocorram de forma estruturada, dentro dos prazos definidos.