Recepción de guía de transferencia
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Prerequisitos
- Guía de transferencia emitida para la etapa correspondiente (Corriente, Intermedio, Grabación en dispositivo multimedia o Destino final).
- Acceso al menú Ejecución > Recepción de guía de transferencia o a la tarea Recepción de guía de la etapa pertinente.
- Usuario responsable definido en la tabla de temporalidad para la etapa en cuestión.
Presentación
La recepción de la guía de transferencia es la etapa que confirma la llegada de los documentos al responsable de la siguiente fase del archivo físico. Esta operación garantiza que las movimentaciones definidas en la tabla de temporalidad sean ejecutadas con trazabilidad, respetando los plazos y las responsabilidades asignadas.
El sistema identifica automáticamente qué guía está pendiente de recepción y presenta al responsable la tarea correspondiente — Corriente, Intermedio, Grabación en dispositivo multimedia o Destino final.
Este artículo reúne las cuatro posibilidades de recepción para facilitar la ejecución, independientemente de la configuración de la categoría del documento.
Al ejecutar la recepción, el responsable confirma si los documentos listados en la guía están correctos, pudiendo aprobar o reprobar la operación. La reprobación genera tareas específicas de corrección, también previstas en el flujo de Archivo físico.
Recepción de guía de transferencia
1. Acceda al menú o a la tarea correspondiente a la etapa en que la guía debe ser recibida:
- Ejecución > Recepción de guía de transferencia > Corriente (AR014) o la tarea Recepción de guía corriente.
- Ejecución > Recepción de guía de transferencia > Intermedio (AR015) o la tarea Recepción de guía intermedia.
- Ejecución > Recepción de guía de transferencia > Grabación en dispositivo multimedia (AR016) o la tarea Recepción de guía de grabación en dispositivo multimedia.
- Ejecución > Recepción de guía de transferencia > Destino final (AR017) o la tarea Recepción de guía de destino final.
2. Seleccione en la lista de registros pendientes la guía de transferencia que será recibida.
3. Haga clic en el botón 
de la barra de herramientas.
4. Analice la información de la guía presentada en la pantalla:
- Identificador y Plazo, completados automáticamente según la emisión y la tabla de temporalidad.
5. En la pestaña General, sección Recepción:
- Marque Sí para aprobar o No para reprobar la guía.
- Registre el parecer correspondiente.
6. En la pestaña Documento, visualice categoría, identificador y título de los documentos listados.
7. Guarde el registro:
- Reprobada: el sistema genera la tarea Guía corriente reprobada.
- Aprobada: seleccione OK para visualizar el informe, o Cancelar para concluir sin visualizar. La guía será liberada para el archivo.
Si en Configuración > Parámetros generales > Archivo físico está marcada la opción “Alterar el permiso del documento después de la recepción de la guía de transferencia”, al ejecutar la recepción solamente los responsables de la etapa de archivo podrán editar sus datos.
Conclusión
La recepción de la guía confirma la movimentación física de los documentos y garantiza la continuidad del flujo definido en la tabla de temporalidad.
Después de la aprobación, el documento queda disponible para ejecutar la siguiente etapa, como archivo, grabación en dispositivo multimedia o eliminación, según corresponda.
La próxima etapa del flujo es archivar el documento físico.
Este procedimiento asegura control, trazabilidad y conformidad en el tratamiento de los documentos físicos, permitiendo que las movimentaciones ocurran de manera estructurada y dentro de los plazos definidos.