Configurar regla de validación
Funcionalidad disponible a partir de la versión 3.2 del sistema.
Prerrequisito
- Acceso al menú Configuración > Documento > Regla (DC055).
Presentación
La regla de validez automatiza la definición de la validez de los documentos en SoftExpert Documento.
En la práctica, basta con que el usuario complete en el documento un atributo que cumpla la condición de la regla para que el sistema identifique y aplique automáticamente la validez correspondiente.
La regla no define el período de validez en sí. Indica qué configuración de validez, del menú Administración > Configuración > Validez (AD086), se utilizará cuando el documento cumpla sus condiciones.
Así, una misma categoría puede aplicar validezes diferentes según las características de cada documento, sin necesidad de crear varias categorías similares.
Agregar una nueva regla de validez
1. Acceda al menú Configuración > Documento > Regla (DC055).
2. Haga clic en + Crear y, en el campo Tipo, seleccione la opción Regla de validez.
3. Ingrese un identificador y un nombre para el conjunto de reglas de validez.
4. Haga clic en el botón guardar 
para habilitar la pestaña Reglas.
5. En la pestaña Reglas, que reúne las reglas que componen el conjunto, haga clic en el botón 
.
6. Complete los campos de las siguientes etapas del asistente de inclusión:
Identificación
Ingrese un identificador para la regla en el campo disponible. Haga clic en Siguiente después de finalizar esta etapa.
Condición
En esta etapa, configure las condiciones para que la regla de validez se aplique. Para ello, están disponibles las siguientes secciones:
Categoría
Aplicar regla solo a la categoría: define la categoría a la que se aplica la regla. Si la opción no se marca, la regla se aplicará a cualquier categoría a la que se asocie el conjunto. Si se marca, seleccione la categoría deseada en el campo Categoría habilitado. Para que la regla se aplique efectivamente, el conjunto debe estar asociado en la sección Control > Validez de la categoría.
Atributos
Haga clic en el botón Nueva condición y seleccione el atributo, un operador y el valor que el atributo deberá contener para condicionar la aplicación de la regla de validez.
- Para que la regla se aplique correctamente, el atributo también debe estar asociado a la categoría en la que se aplica.
- Los operadores disponibles son de igualdad (el atributo debe ser igual al valor ingresado) y de "contiene" (utilizado para atributos que aceptan múltiples valores).
- Para utilizar más de un atributo como condición, haga clic nuevamente en el botón Nueva condición y repita el procedimiento.
- Las secciones Categoría y Atributos se complementan para formar la condición de aplicación. Por ejemplo: la regla se aplicará solo a la categoría "PO - Purchase Orders" cuando el valor del atributo "Tipo de documento" sea "Contrato".
Haga clic en Siguiente después de finalizar esta etapa.
Validez
En esta etapa, defina qué configuración de validez se aplicará a los documentos que cumplan las condiciones de la regla.
En el campo Configuración de la validez, seleccione la configuración deseada. Esta configuración es la misma utilizada en el menú Administración > Configuración > Validez (AD086), y es en ella donde está definido el período de validez.
En caso de que sea necesario crear una nueva configuración o editar una existente, utilice los botones disponibles al lado del campo.
Haga clic en el botón Finalizar para concluir la configuración de la regla.
7. Haga clic en el botón 
para finalizar.
Asociar la regla de validez a la categoría
1. Acceda al menú Configuración > Documento > Categoría (DC043).
2. Seleccione la categoría deseada y acceda a la edición de sus datos.
3. En la sección Control > Validez, habilite el control de validez.
4. En el campo Configuración de la validez, seleccione la configuración predeterminada, que se utilizará cuando el documento no cumpla ninguna condición de regla.
5. En el campo Regla, seleccione el conjunto de reglas de validez creado anteriormente. Solo se presentan en este campo los conjuntos del tipo validez.
6. Guarde la categoría.
Aplicar la regla de validez en los documentos
1. En el menú Documento (DC010), acceda a la pantalla de datos de un documento de la categoría que tiene la regla de validez asociada.
2. Complete el atributo definido como condición de la regla con el valor correspondiente.
3. Al cumplir las condiciones de la regla, el sistema aplica automáticamente la validez indicada por la configuración de la regla. El campo "Definición de validez" pasa a presentarse como "Por regla", y los datos de la validez se completan automáticamente.
4. Guarde el documento.
Impacto en documentos ya registrados: con la regla de validez, cualquier cambio en la configuración de validez utilizada por la regla, en la propia regla o el reemplazo de la regla asociada a la categoría pasa a impactar también los documentos ya registrados con validez definida por regla. Este es uno de los beneficios en relación con la aplicación de la validez sin regla: cuando la validez se define directamente en la categoría (sin regla), los cambios valen solo para documentos nuevos y no afectan los existentes. Con regla, todo cambio en la validez o en la regla se refleja en los documentos ya registrados que la utilizan.
Cuando se aplica más de una condición: si un mismo documento cumple las condiciones de más de una regla al mismo tiempo, el sistema aplicará siempre la validez de menor valor, es decir, la que resulte en el menor período. De esta manera, prevalece siempre la configuración más restrictiva.
- Si el atributo se completa con un valor que no tiene regla asociada, o si no se cumple ninguna condición, el documento mantiene la validez predeterminada definida directamente en la categoría.
- Mientras haya una regla aplicada, no es posible editar ningún campo de la validez en el documento, aunque la configuración aplicada sea una validez variable. Los valores siguen siempre lo que está definido en la configuración de validez.
- La regla de validez no sobrescribe la validez de documentos que ya tienen una revalidación vigente o aprobada, ni la validez de contratos con adendas cuando el parámetro de actualizar la validez del contrato con la de la adenda está habilitado.
- Una regla utilizada por alguna categoría no puede eliminarse mientras exista la asociación, y una configuración de validez utilizada por una regla no puede eliminarse mientras esté en uso.
- La regla de validez solo se aplicará a los documentos de categorías que tengan el control de validez habilitado y que tengan la regla seleccionada en la sección Control > Validez.
Conclusión
Después de la configuración, el conjunto de reglas de validez debe asociarse a la categoría de documento, en la sección Control > Validez, para que se aplique automáticamente.
A partir de ahí, los documentos que cumplan las condiciones pasan a tener su validez definida por regla, con la ventaja de que los cambios en la configuración de validez o en la regla también se reflejan en los documentos ya registrados.
Recuerde que, mientras haya una regla aplicada, los campos de validez del documento no pueden editarse, pues los valores siguen lo que está definido en la configuración de validez. Cuando se aplica más de una condición, prevalece siempre la validez de menor valor.