Configurar regra
Pré-requisito
- Acesso ao menu Configuração > Documento > Regra (DC055).
Apresentação
As regras de segurança e de distribuição eletrônica foram desenvolvidas para simplificar a gestão de permissões no SoftExpert Documento.
Por meio dessas configurações, é possível padronizar o acesso e a distribuição de documentos, evitando a criação de múltiplas categorias com estruturas semelhantes ou a definição manual de permissões em cada registro.
As regras de segurança permitem determinar quem pode visualizar, editar, excluir ou aprovar documentos de forma centralizada.
Já as regras de distribuição eletrônica definem os usuários, as áreas ou as equipes responsáveis por receber os documentos durante o processo de distribuição eletrônica.
Após configuradas, ambas as regras devem ser associadas às categorias de documento para serem aplicadas automaticamente durante o cadastro e o ciclo de vida dos documentos.
Incluir nova regra de segurança
1. Acesse o menu Configuração > Documento > Regra (DC055).
2. Expanda o botão 
da barra de ferramentas e clique na opção Incluir nova regra de segurança.
3. Informe um identificador e um nome para o conjunto de regras de segurança.
4. Clique no botão 
para habilitar as demais abas.
5. Na aba Regras, clique no botão para incluir uma nova regra no conjunto. A aba Regras reúne as regras que compõem o conjunto. As regras adicionadas se complementam, mas não necessariamente dependem uma das outras.
6. Preencha os campos das seguintes etapas do assistente de inclusão:
Identificação
Informe um identificador para a regra no campo disponível. Este identificador facilitará a localização da regra na lista de regras.
Clique em Próximo após finalizar esta etapa.
Condição
Nesta etapa, devem ser configuradas as condições para que a regra de segurança seja aplicada. Para isso, estão disponíveis as seguintes seções:
Categoria
Aplicar regra somente à categoria: permite definir a categoria à qual a regra que está sendo incluída se aplica. Se a opção não for marcada, a regra será aplicada a qualquer categoria na qual o conjunto for associado.
Se a opção for marcada, no campo Categoria que será habilitado, selecione a categoria desejada. Para que a regra seja efetivamente aplicada à categoria selecionada, é necessário que o conjunto da regra seja associado na seção Segurança > Documento da categoria.
Atributos
Clique no botão Nova regra e selecione o atributo, um operador e o valor que deverá ser preenchido no atributo para condicionar a aplicação da regra de segurança.
- Para que a regra seja aplicada corretamente, é necessário que o atributo também esteja associado à categoria na qual ela é aplicada.
- Para utilizar mais de um atributo como condição da regra, utilize novamente o botão Nova regra e repita o procedimento descrito anteriormente.
- As seções Categoria e Atributos complementam uma à outra para formar a condição de aplicação da regra de segurança. Por exemplo: a regra será aplicada somente à categoria "PO - Purchase Orders" e quando o valor preenchido no atributo "Sales Representative" for "Commercial".
Clique em Próximo após finalizar esta etapa.
Permissão
Nesta etapa, realizam-se as definições de segurança dos documentos da categoria à qual a regra de segurança será associada.
1. Clique no botão da barra de ferramentas.
2. No campo Tipo de acesso, selecione como será definido o grupo de acesso para o qual serão atribuídas as permissões da regra de segurança:
- Equipe: membros de uma equipe já registrada no SoftExpert Documento.
- Unidade organizacional: usuários de determinada unidade de negócio/área da organização.
- Área/Função: usuários de determinada área da organização que exercem uma função específica.
- Função: usuários que exercem determinada função na organização.
- Usuário: um usuário específico.
- Todos: todos os usuários que têm acesso ao SoftExpert Documento.
3. No campo Perfil de permissão, selecione o perfil de permissão que define os controles concedidos na regra de distribuição eletrônica. Consulte a restrição dos controles do perfil de permissão a seguir:
| Alterar | Permite editar os dados do documento. |
| Excluir | Permite eliminar o documento. |
| Revisar | Permite criar revisões para o documento, por meio do menu Documento (DC010). Para realizar esta operação com sucesso, é requerido também que o controle Revisão esteja marcado. |
| Conhecimento | Permite receber o conhecimento de publicação do documento. Para que a tarefa de conhecimento seja gerada para o usuário, é requerido também que o controle Cópia eletrônica esteja marcado. Note que, ao marcar este controle, o controle "Notificação" não estará disponível para seleção. |
| Distribuir cópias | Permite realizar a distribuição das cópias do documento. Para realizar esta operação com sucesso, é requerido também que o controle Cópia impressa esteja marcado. |
| Visualizar | Permite visualizar a tela de dados e os arquivos eletrônicos do documento. |
| Cancelar | Permite alterar a situação do documento (cancelar/reativar). |
| Arquivar | Permite realizar o arquivamento do documento no componente Arquivo Físico. Para realizar esta operação com sucesso, é requerido também que o controle Arquivo físico esteja marcado. |
| Imprimir | Permite realizar a impressão dos arquivos eletrônicos do documento. |
| Treinamento | Permite participar dos treinamentos do documento, registrados por meio do componente SoftExpert Treinamento. Para que o usuário possa participar de treinamentos do documento, é requerido também que o controle Treinamento esteja marcado. |
| Registrar treinamento | Permite receber a tarefa Registro de treinamento do SoftExpert Treinamento referente ao documento. Para que a tarefa seja gerada para o usuário, é requerido também que o controle Treinamento esteja marcado. |
| Salvar localmente | Permite salvar os arquivos eletrônicos do documento em sua máquina. |
| Assinar | Permite realizar a assinatura digital dos arquivos eletrônicos do documento. |
| Notificação | Permite receber notificações por e-mail no momento do cadastro ou da liberação da revisão do documento. Para que a notificação seja enviada para o usuário, é requerido também que o controle Cópia eletrônica esteja marcado. Note que, ao marcar este controle, o controle Conhecimento não estará disponível para seleção. |
| Incluir comentário | Permite inserir comentários textuais e gráficos nos arquivos eletrônicos do documento. |
| Avaliar aplicabilidade | Permite receber a tarefa Avaliação de aplicabilidade referente ao documento. |
4. Os campos da seção Filtros serão habilitados para preenchimento segundo o tipo de acesso selecionado. Utilize-os para selecionar os registros desejados.
5. Clique no botão 
.
6. Clique no botão Finalizar para encerrar a configuração da regra. Com isso, a tela do assistente será fechada e a regra será apresentada na seção Regra da tela de dados do conjunto de regras.
- As permissões configuradas nesta etapa serão aplicadas somente às categorias que atenderem às condições definidas na etapa Condição. Exemplo: para a categoria PO – Purchase Orders e o atributo Sales Representative preenchido com o valor Commercial no documento, serão concedidas à equipe Commercial as permissões de alterar, excluir, conhecimento, cancelar e imprimir.
- Para que os controles relacionados a outros componentes do sistema sejam aplicados corretamente, é necessário que esses componentes façam parte das soluções adquiridas pela organização; e os usuários definidos no Tipo de acesso possuam permissão para acessá-los.
- Para que as permissões configuradas nesta etapa sejam efetivamente aplicadas aos documentos, a opção “Herdar lista de segurança da categoria” deve estar habilitada na seção Segurança.
- Os controles que não forem marcados para um determinado tipo de acesso serão considerados negados pelo sistema.
7. Na aba Segurança, defina os usuários e os controles da segurança do conjunto de regras. Clique aqui para saber como fazer essa configuração.
Incluir nova regra de distribuição eletrônica
1. Acesse o menu Configuração > Documento > Regra (DC055).
2. Expanda o botão da barra de ferramentas e clique na opção Incluir nova regra de distribuição eletrônica.
3. Informe um identificador e um nome para o conjunto de regras de distribuição eletrônica.
4. Clique no botão para habilitar a aba Regras.
5. Na aba Regras, clique no botão para incluir uma nova regra no conjunto.
6. Preencha os campos das seguintes etapas do assistente de inclusão:
Identificação
Informe um identificador para a regra no campo disponível. Este identificador facilitará a localização da regra na lista de regras.
Clique em Próximo após finalizar esta etapa.
Condição
Nesta etapa, devem ser configuradas as condições para que a regra de distribuição eletrônica seja aplicada. Para isso, estão disponíveis as seguintes seções:
Categoria
Aplicar regra somente à categoria: permite definir a categoria à qual a regra que está sendo incluída se aplica. Se a opção não for marcada, a regra será aplicada a qualquer categoria em que o conjunto for associado.
Se a opção for marcada, no campo Categoria que será habilitado, selecione a categoria desejada. Para que a regra seja efetivamente aplicada à categoria selecionada, é necessário que o conjunto da regra seja associado na seção Segurança > Documento da categoria.
Atributos
Clique no botão Nova regra e selecione o atributo, um operador e o valor que deverá ser preenchido no atributo para condicionar a aplicação da regra de segurança.
- Para que a regra seja aplicada corretamente, é necessário que o atributo também esteja associado à categoria na qual ela é aplicada.
- Para utilizar mais de um atributo como condição da regra, utilize novamente o botão Nova regra e repita o procedimento descrito anteriormente.
- As seções Categoria e Atributos complementam uma à outra para formar a condição de aplicação da regra de segurança. Por exemplo: a regra será aplicada somente à categoria "PO - Purchase Orders" e quando o valor preenchido no atributo "Sales Representative" for "Commercial".
Clique em Próximo após finalizar esta etapa.
Lista de distribuição
Nesta etapa, realizam-se as definições de segurança dos documentos da categoria na qual a regra de segurança será associada.
1. Clique no botão da barra de ferramentas.
2. No campo Tipo de acesso, selecione como será definido o grupo de acesso para o qual serão atribuídas as permissões da regra de distribuição eletrônica:
- Equipe: membros de uma equipe já registrada no SoftExpert Documento.
- Unidade organizacional: usuários de determinada unidade de negócio/área da organização.
- Área/Função: usuários de determinada área da organização que exercem uma função específica.
- Função: usuários que exercem determinada função na organização.
- Usuário: um usuário específico.
- Todos: todos os usuários que têm acesso ao SoftExpert Documento.
3. No campo Controles, selecione os controles que serão concedidos ao grupo de acesso:
- Avaliar aplicabilidade: permite que os usuários realizem uma avaliação do documento para verificar se ele requer conhecimento e/ou treinamento de determinados usuários. A avaliação de aplicabilidade é útil nos casos em que a definição dos usuários que receberão as cópias eletrônicas ou treinamentos deve ser feita por alguém diferente daquele que configurou a categoria.
- Conhecimento: requer que os usuários tomem conhecimento do documento e/ou de suas revisões. Ao marcar este controle, o controle Notificação ficará desabilitado para seleção.
- Notificação: possibilita que o usuário receba notificações por e-mail no momento do cadastro ou da liberação da revisão do documento. Ao marcar este controle, o controle Conhecimento ficará desabilitado para seleção.
- Registrar treinamento: possibilita que os usuários registrem treinamentos para os documentos cadastrados com categorias com controle de treinamento configurado.
- Treinamento: permite que o usuário participe dos treinamentos do documento registrados no SoftExpert Treinamento.
4. Os campos da seção Filtros serão habilitados para preenchimento segundo o tipo de acesso selecionado. Utilize-os para selecionar os registros desejados.
5. Clique no botão .
6. Clique no botão Finalizar para encerrar a configuração da regra. Com isso, a tela do assistente será fechada e a regra será apresentada na seção Regra da tela de dados do conjunto de regras.
7. Na aba Segurança, defina os usuários e os controles da segurança do conjunto de regras. Clique aqui para saber como fazer essa configuração.
Conclusão
Após a configuração, os conjuntos de regras devem ser corretamente associados à categoria de documento para serem aplicados de forma automática.
As regras de segurança devem ser vinculadas na seção Segurança > Documento, enquanto as regras de distribuição eletrônica devem ser associadas na seção Distribuição > Lista de distribuição da categoria.
Essa associação garante a aplicação padronizada das permissões e facilita a gestão contínua dos documentos no sistema.