Configurar regla
Prerrequisito
- Acceso al menú Configuración > Documento > Regla (DC055).
Introducción
Las reglas de seguridad y distribución electrónica han sido desarrolladas para simplificar la gestión de permisos en SoftExpert Documento. Mediante estas configuraciones, es posible estandarizar el acceso y la distribución de documentos, evitando la creación de múltiples categorías con estructuras similares o la definición manual de permisos en cada registro.
Las reglas de seguridad permiten determinar quién puede ver, editar, eliminar o aprobar documentos de forma centralizada. Las reglas de distribución electrónica definen los usuarios, áreas o grupos responsables de recibir los documentos durante el proceso de distribución electrónica.
Una vez configuradas, ambas reglas deben ser asociadas a las categorías de documento para que se apliquen automáticamente durante el registro y el ciclo de vida de los documentos.
Incluir nueva regla de seguridad
1. Acceda al menú Configuración > Documento > Regla (DC055).
2. Expanda el botón 
de la barra de herramientas y haga clic en la opción Incluir nueva regla de seguridad.
3. Informe un identificador y un nombre para el conjunto de reglas de seguridad.
4. Haga clic en el botón 
para habilitar la pestaña Reglas.
5. En la pestaña Reglas, haga clic en el botón para incluir una nueva regla en el conjunto.
6. Complete los campos de las siguientes etapas del asistente de inclusión:
Identificación
Informe un identificador para la regla en el campo disponible. Este identificador facilitará la localización de la regla en la lista de reglas.
Haga clic en Siguiente después de finalizar esta etapa.
Condición
En esta etapa, deben ser configuradas las condiciones para que la regla de seguridad sea aplicada. Para eso, están disponibles las siguientes secciones:
Categoría
Aplicar regla solamente a la categoría: permite definir la categoría a la que se aplica la regla que se está incluyendo. Si la opción no está marcada, la regla se aplicará a cualquier categoría en la que esté asociado el conjunto.
Si la opción está marcada, en el campo Categoría que será habilitado, seleccione la categoría deseada. Para que la regla sea aplicada efectivamente a la categoría seleccionada, el conjunto de reglas debe estar asociado en la sección Seguridad > Documento de la categoría.
Atributos
Haga clic en el botón Nueva regla y seleccione el atributo, un operador y el valor que se debe llenar en el atributo para condicionar la aplicación de la regla de seguridad.
- Para que la regla sea aplicada correctamente, el atributo también debe estar asociado a la categoría en la que ella se aplica.
- Para utilizar más de un atributo como condición de la regla, utilice de nuevo el botón Nueva regla y repita el procedimiento descrito anteriormente.
- Las secciones Categoría y Atributos se complementan una a la otra para formar la condición de aplicación de la regla de seguridad. Por ejemplo: la regla será aplicada solo a la categoría "PO - Purchase Orders" y cuando el valor llenado en el atributo "Sales Representative" sea "Commercial".
Haga clic en Siguiente después de finalizar esta etapa.
Permiso
En esta etapa, se realizan las definiciones de seguridad para los documentos de la categoría a la que se asociará la regla de seguridad.
1. Haga clic en el botón de la barra de herramientas.
2. En el campo Tipo de acceso, seleccione cómo se definirá el grupo de acceso al que se asignarán los permisos de la regla de seguridad:
- Grupo: miembros de un grupo ya registrado en SoftExpert Documento.
- Unidad organizativa: usuarios de determinada unidad de negocio/área de la organización.
- Área/Función: usuarios de determinada área de la organización que ejercen una función específica.
- Función: usuarios que ejercen determinada función en la organización.
- Usuario: un usuario específico.
- Todos: todos los usuarios que tienen acceso a SoftExpert Documento.
3. En el campo Perfil de permiso, seleccione el perfil de permiso que define los controles concedidos en la regla de distribución electrónica.
4. Los campos de la sección Filtros quedarán habilitados para el llenado según el tipo de acceso seleccionado. Utilícelos para seleccionar los registros deseados.
5. Haga clic en el botón 
.
- Los permisos configurados en esta etapa serán aplicados a las categorías que cumplan las condiciones configuradas en la etapa "Condición". Por ejemplo: para la categoría "PO - Purchase Orders" y atributo "Sales Representative" llenado con el valor "Commercial" en el documento, serán aplicados los permisos de modificar, excluir, conocimiento, cancelar e imprimir al grupo "Commercial".
- Para que los controles relacionados con otros componentes del sistema sean aplicados correctamente, es necesario que ellos formen parte de las soluciones adquiridas por la organización y que los usuarios del "Tipo de acceso" tengan acceso a ellos.
- Para que los permisos configurados en esta etapa sean aplicados correctamente en un documento, es necesario que la opción "Heredar lista de seguridad de la categoría" esté marcada en la sección Seguridad de su pantalla de datos.
6. Haga clic en el botón Finalizar para terminar la configuración de la regla. Con eso, la pantalla del asistente se cerrará, y la regla se presentará en la sección Regla de la pantalla de datos del conjunto de reglas.
7. En la pestaña Seguridad, defina los usuarios y los controles de la seguridad del conjunto de reglas. Haga clic aquí para saber cómo hacer esta configuración.
La pestaña Reglas reúne las reglas que componen el conjunto. Las reglas presentadas se complementan entre sí, pero no dependen necesariamente una de las otras.
Incluir nueva regla de distribución electrónica
1. Acceda al menú Configuración > Documento > Regla (DC055).
2. Expanda el botón de la barra de herramientas y haga clic en la opción Incluir nueva regla de distribución electrónica.
3. Informe un identificador y un nombre para el conjunto de reglas de distribución electrónica.
4. Haga clic en el botón para habilitar la pestaña Reglas.
5. En la pestaña Reglas, haga clic en el botón para incluir una nueva regla en el conjunto.
6. Complete los campos de las siguientes etapas del asistente de inclusión:
Identificación
Informe un identificador para la regla en el campo disponible. Este identificador facilitará la localización de la regla en la lista de reglas.
Haga clic en Siguiente después de finalizar esta etapa.
Condición
En esta etapa, deben ser configuradas las condiciones para que la regla de seguridad sea aplicada. Para eso, están disponibles las siguientes secciones:
Categoría
Aplicar regla solamente a la categoría: permite definir la categoría a la que se aplica la regla que se está incluyendo. Si la opción no está marcada, la regla se aplicará a cualquier categoría en la que esté asociado el conjunto.
Si la opción está marcada, en el campo Categoría que será habilitado, seleccione la categoría deseada. Para que la regla sea aplicada efectivamente a la categoría seleccionada, el conjunto de reglas debe estar asociado en la sección Seguridad > Documento de la categoría.
Atributos
Haga clic en el botón Nueva regla y seleccione el atributo, un operador y el valor que se debe llenar en el atributo para condicionar la aplicación de la regla de seguridad.
- Para que la regla sea aplicada correctamente, el atributo también debe estar asociado a la categoría en la que ella se aplica.
- Para utilizar más de un atributo como condición de la regla, utilice de nuevo el botón Nueva regla y repita el procedimiento descrito anteriormente.
- Las secciones Categoría y Atributos se complementan una a la otra para formar la condición de aplicación de la regla de seguridad. Por ejemplo: la regla será aplicada solo a la categoría "PO - Purchase Orders" y cuando el valor llenado en el atributo "Sales Representative" sea "Commercial".
Haga clic en Siguiente después de finalizar esta etapa.
Lista de distribución
En esta etapa, se realizan las definiciones de seguridad para los documentos de la categoría a la que se asociará la regla de seguridad.
1. Haga clic en el botón de la barra de herramientas.
2. En el campo Tipo de acceso, seleccione cómo se definirá el grupo de acceso al que se asignarán los permisos de la regla de distribución electrónica:
- Grupo: miembros de un grupo ya registrado en SoftExpert Documento.
- Unidad organizativa: usuarios de determinada unidad de negocio/área de la organización.
- Área/Función: usuarios de determinada área de la organización que ejercen una función específica.
- Función: usuarios que ejercen determinada función en la organización.
- Usuario: un usuario específico.
- Todos: todos los usuarios que tienen acceso a SoftExpert Documento.
3. En el campo Controles, seleccione los controles que serán concedidos al grupo de acceso:
- Evaluar aplicabilidad: permite que los usuarios realicen una evaluación del documento para verificar si capacitación de determinados usuarios. La evaluación de la aplicabilidad es útil en los casos en los que la definición de los usuarios que recibirán las copias electrónicas o la capacitación deba ser realizada por alguien distinto de la persona que ha configurado la categoría.
- Conocimiento: requiere que los usuarios tomen conocimiento del documento y/o de sus revisiones. Al marcar este control, el control Notificación quedará deshabilitado para selección.
- Notificación: permite que el usuario reciba notificaciones por e-mail al registrar o liberar la revisión del documento. Al marcar este control, el control Conocimiento quedará deshabilitado para selección.
- Registrar capacitación: permite que los usuarios registren capacitaciones para los documentos registrados con categorías con control de capacitación configurado.
- Capacitación: permite que el usuario participe de las capacitaciones del documento registradas en SoftExpert Capacitación.
4. Los campos de la sección Filtros quedarán habilitados para el llenado según el tipo de acceso seleccionado. Utilícelos para seleccionar los registros deseados.
5. Haga clic en el botón .
6. Haga clic en el botón Finalizar para terminar la configuración de la regla. Con eso, la pantalla del asistente se cerrará, y la regla se presentará en la sección Regla de la pantalla de datos del conjunto de reglas.
7. En la pestaña Seguridad, defina los usuarios y los controles de la seguridad del conjunto de reglas. Haga clic aquí para saber cómo hacer esta configuración.
Conclusión
Tras la configuración, los conjuntos de reglas deben ser asociados correctamente a la categoría del documento para que sean aplicados automáticamente.
Las reglas de seguridad deben ser vinculadas en la sección Seguridad > Documento, mientras que las reglas de distribución electrónica deben ser asociadas en la sección Distribución > Lista de distribución de la categoría.
Esta asociación garantiza la aplicación estandarizada de los permisos y facilita la gestión continua de los documentos en el sistema.