Configurar regla
Prerrequisito
- Acceso al menú Configuración > Documento > Regla (DC055).
Introducción
Las reglas de seguridad y distribución electrónica han sido desarrolladas para simplificar la gestión de permisos en SoftExpert Documento.
Mediante estas configuraciones, es posible estandarizar el acceso y la distribución de documentos, evitando la creación de múltiples categorías con estructuras similares o la definición manual de permisos en cada registro.
Las reglas de seguridad permiten determinar quién puede ver, editar, eliminar o aprobar documentos de forma centralizada.
Las reglas de distribución electrónica definen los usuarios, las áreas o los grupos responsables de recibir los documentos durante el proceso de distribución electrónica.
Después de configuradas, ambas reglas deben ser asociadas a las categorías de documento para que sean aplicadas automáticamente durante el registro y el ciclo de vida de los documentos.
Incluir nueva regla de seguridad
1. Acceda al menú Configuración > Documento > Regla (DC055).
2. Expanda el botón 
de la barra de herramientas y haga clic en la opción Incluir nueva regla de seguridad.
3. Informe un identificador y un nombre para el conjunto de reglas de seguridad.
4. Haga clic en el botón 
para habilitar las demás pestañas.
5. En la pestaña Reglas, haga clic en el botón para incluir una nueva regla en el conjunto. La pestaña Reglas reúne las reglas que componen el conjunto. Las reglas agregadas se complementan, pero no necesariamente dependen una de la otra.
6. Complete los campos de las siguientes etapas del asistente de inclusión:
Identificación
Informe un identificador para la regla en el campo disponible. Este identificador facilitará la localización de la regla en la lista de reglas.
Haga clic en Siguiente después de finalizar esta etapa.
Condición
En esta etapa, deben ser configuradas las condiciones para que la regla de seguridad sea aplicada. Para eso, están disponibles las siguientes secciones:
Categoría
Aplicar regla solamente a la categoría: permite definir la categoría a la que se aplica la regla que se está incluyendo. Si no se marca la opción, la regla será aplicada a cualquier categoría en la que el conjunto sea asociado.
Si la opción está marcada, en el campo Categoría que será habilitado, seleccione la categoría deseada. Para que la regla sea aplicada efectivamente a la categoría seleccionada, el conjunto de reglas debe estar asociado en la sección Seguridad > Documento de la categoría.
Atributos
Haga clic en el botón Nueva regla y seleccione el atributo, un operador y el valor que se debe llenar en el atributo para condicionar la aplicación de la regla de seguridad.
- Para que la regla sea aplicada correctamente, el atributo también debe estar asociado a la categoría en la que ella se aplica.
- Para utilizar más de un atributo como condición de la regla, utilice de nuevo el botón Nueva regla y repita el procedimiento descrito anteriormente.
- Las secciones Categoría y Atributos se complementan una a la otra para formar la condición de aplicación de la regla de seguridad. Por ejemplo: la regla será aplicada solo a la categoría "PO - Purchase Orders" y cuando el valor llenado en el atributo "Sales Representative" sea "Commercial".
Haga clic en Siguiente después de finalizar esta etapa.
Permiso
En esta etapa, se realizan las definiciones de seguridad para los documentos de la categoría a la que se asociará la regla de seguridad.
1. Haga clic en el botón de la barra de herramientas.
2. En el campo Tipo de acceso, seleccione cómo se definirá el grupo de acceso al que se asignarán los permisos de la regla de seguridad:
- Grupo: miembros de un grupo ya registrado en SoftExpert Documento.
- Unidad organizativa: usuarios de determinada unidad de negocio/área de la organización.
- Área/Función: usuarios de determinada área de la organización que ejercen una función específica.
- Función: usuarios que ejercen determinada función en la organización.
- Usuario: un usuario específico.
- Todos: todos los usuarios que tienen acceso a SoftExpert Documento.
3. En el campo Perfil de permiso, seleccione el perfil de permiso que define los controles concedidos en la regla de distribución electrónica. Consulte la restricción de los controles del perfil de permiso a continuación:
| Modificar | Permite editar los datos del documento. |
| Excluir | Permite eliminar el documento. |
| Revisar | Permite crear revisiones para el documento, por medio del menú Documento (DC010). Para realizar esta operación con éxito, también se requiere que el control Revisión esté marcado. |
| Conocimiento | Permite recibir el conocimiento de publicación del documento. Para que la tarea de conocimiento sea generada para el usuario, se requiere también que el control Copia electrónica esté marcado. Note que, al marcar este control, el control "Notificación" no estará disponible para selección. |
| Distribuir copia | Permite distribuir las copias del documento. Para realizar esta operación con éxito, se requiere también que el control Copia impresa esté marcado. |
| Visualizar | Permite visualizar la pantalla de datos y los archivos electrónicos del documento. |
| Cancelar | Permite modificar la situación del documento (cancelar/reactivar). |
| Archivar | Permite archivar el documento en el componente Archivo Físico. Para realizar esta operación con éxito, se requiere también que el control Archivo físico esté marcado. |
| Imprimir | Permite imprimir los archivos electrónicos del documento. |
| Capacitación | Permite participar de las capacitaciones del documento, registradas por medio del componente SoftExpert Capacitación. Para que el usuario pueda participar de las capacitaciones del documento, también se requiere que el control Capacitación esté marcado. |
| Registrar una capacitación | Permite recibir la tarea Registro de capacitación de SoftExpert Capacitación referente al documento. Para que la tarea se genere para el usuario, se requiere también que el control Capacitación esté marcado. |
| Guardar localmente | Permite guardar los archivos electrónicos del documento en su máquina. |
| Firmar | Permite realizar la firma digital de los archivos electrónicos del documento. |
| Notificación | Permite recibir notificaciones por e-mail en el momento del registro o de la liberación de la revisión del documento. Para que la notificación sea enviada al usuario, se requiere también que el control Copia electrónica esté marcado. Note que, al marcar este control, el control Conocimiento no estará disponible para selección. |
| Incluir comentario | Permite insertar comentarios textuales y gráficos en los archivos electrónicos del documento. |
| Evaluar aplicabilidad | Permite recibir la tarea Evaluación de aplicabilidad referente al documento. |
4. Los campos de la sección Filtros quedarán habilitados para el llenado según el tipo de acceso seleccionado. Utilícelos para seleccionar los registros deseados.
5. Haga clic en el botón 
.
6. Haga clic en el botón Finalizar para terminar la configuración de la regla. Con eso, la pantalla del asistente se cerrará, y la regla se presentará en la sección Regla de la pantalla de datos del conjunto de reglas.
- Los permisos configurados en esta etapa se aplicarán únicamente a las categorías que cumplan con las condiciones definidas en la etapa Condición. Ejemplo: para la categoría PO – Purchase Orders y el atributo Sales Representative llenado con el valor Commercial en el documento, se concederán al grupo Commercial los permisos de modificar, excluir, conocimiento, cancelar e imprimir.
- Para que los controles relacionados con otros componentes del sistema se apliquen correctamente, es necesario que esos componentes formen parte de las soluciones adquiridas por la organización, y que los usuarios definidos en el Tipo de acceso tengan permiso para acceder a ellos.
- Para que los permisos configurados en esta etapa sean efectivamente aplicados a los documentos, la opción "Heredar lista de seguridad de la categoría" debe estar habilitada en la sección Seguridad.
- Los controles que no sean marcados para un determinado tipo de acceso serán considerados denegados por el sistema.
7. En la pestaña Seguridad, defina los usuarios y los controles de la seguridad del conjunto de reglas. Haga clic aquí para saber cómo hacer esta configuración.
Incluir nueva regla de distribución electrónica
1. Acceda al menú Configuración > Documento > Regla (DC055).
2. Expanda el botón de la barra de herramientas y haga clic en la opción Incluir nueva regla de distribución electrónica.
3. Informe un identificador y un nombre para el conjunto de reglas de distribución electrónica.
4. Haga clic en el botón para habilitar la pestaña Reglas.
5. En la pestaña Reglas, haga clic en el botón para incluir una nueva regla en el conjunto.
6. Complete los campos de las siguientes etapas del asistente de inclusión:
Identificación
Informe un identificador para la regla en el campo disponible. Este identificador facilitará la localización de la regla en la lista de reglas.
Haga clic en Siguiente después de finalizar esta etapa.
Condición
En esta etapa, deben ser configuradas las condiciones para que la regla de seguridad sea aplicada. Para eso, están disponibles las siguientes secciones:
Categoría
Aplicar regla solamente a la categoría: permite definir la categoría a la que se aplica la regla que se está incluyendo. Si la opción no está marcada, la regla se aplicará a cualquier categoría en la que esté asociado el conjunto.
Si la opción está marcada, en el campo Categoría que será habilitado, seleccione la categoría deseada. Para que la regla sea aplicada efectivamente a la categoría seleccionada, el conjunto de reglas debe estar asociado en la sección Seguridad > Documento de la categoría.
Atributos
Haga clic en el botón Nueva regla y seleccione el atributo, un operador y el valor que se debe llenar en el atributo para condicionar la aplicación de la regla de seguridad.
- Para que la regla sea aplicada correctamente, el atributo también debe estar asociado a la categoría en la que ella se aplica.
- Para utilizar más de un atributo como condición de la regla, utilice de nuevo el botón Nueva regla y repita el procedimiento descrito anteriormente.
- Las secciones Categoría y Atributos se complementan una a la otra para formar la condición de aplicación de la regla de seguridad. Por ejemplo: la regla será aplicada solo a la categoría "PO - Purchase Orders" y cuando el valor llenado en el atributo "Sales Representative" sea "Commercial".
Haga clic en Siguiente después de finalizar esta etapa.
Lista de distribución
En esta etapa, se realizan las definiciones de seguridad de los documentos de la categoría en la cual se asociará la regla de seguridad.
1. Haga clic en el botón de la barra de herramientas.
2. En el campo Tipo de acceso, seleccione cómo se definirá el grupo de acceso al que se asignarán los permisos de la regla de distribución electrónica:
- Grupo: miembros de un grupo ya registrado en SoftExpert Documento.
- Unidad organizativa: usuarios de determinada unidad de negocio/área de la organización.
- Área/Función: usuarios de determinada área de la organización que ejercen una función específica.
- Función: usuarios que ejercen determinada función en la organización.
- Usuario: un usuario específico.
- Todos: todos los usuarios que tienen acceso a SoftExpert Documento.
3. En el campo Controles, seleccione los controles que serán concedidos al grupo de acceso:
- Evaluar aplicabilidad: permite que los usuarios realicen una evaluación del documento para verificar si requiere conocimiento y/o capacitación de determinados usuarios. La evaluación de la aplicabilidad es útil en los casos en los que la definición de los usuarios que recibirán las copias electrónicas o la capacitación deba ser realizada por alguien distinto de la persona que ha configurado la categoría.
- Conocimiento: requiere que los usuarios tomen conocimiento del documento y/o de sus revisiones. Al marcar este control, el control Notificación quedará deshabilitado para selección.
- Notificación: permite que el usuario reciba notificaciones por e-mail al registrar o liberar la revisión del documento. Al marcar este control, el control Conocimiento quedará deshabilitado para selección.
- Registrar capacitación: permite que los usuarios registren capacitaciones para los documentos registrados con categorías con control de capacitación configurado.
- Capacitación: permite que el usuario participe de las capacitaciones del documento registradas en SoftExpert Capacitación.
4. Los campos de la sección Filtros quedarán habilitados para el llenado según el tipo de acceso seleccionado. Utilícelos para seleccionar los registros deseados.
5. Haga clic en el botón .
6. Haga clic en el botón Finalizar para terminar la configuración de la regla. Con eso, la pantalla del asistente se cerrará, y la regla se presentará en la sección Regla de la pantalla de datos del conjunto de reglas.
7. En la pestaña Seguridad, defina los usuarios y los controles de la seguridad del conjunto de reglas. Haga clic aquí para saber cómo hacer esta configuración.
Conclusión
Tras la configuración, los conjuntos de reglas deben ser asociados correctamente a la categoría del documento para que sean aplicados automáticamente.
Las reglas de seguridad deben ser vinculadas en la sección Seguridad > Documento, mientras que las reglas de distribución electrónica deben ser asociadas en la sección Distribución > Lista de distribución de la categoría.
Esta asociación garantiza la aplicación estandarizada de los permisos y facilita la gestión continua de los documentos en el sistema.