Configurar regra de validade
Recurso disponível a partir da versão 3.2 do sistema.
Pré-requisito
- Acesso ao menu Configuração > Documento > Regra (DC055).
Apresentação
A regra de validade automatiza a definição da validade dos documentos no SoftExpert Documento.
Na prática, basta o usuário preencher no documento um atributo que atenda à condição da regra para o sistema identificar e aplicar automaticamente a validade correspondente.
A regra não define o período de validade em si. Ela indica qual configuração de validade, do menu Administração > Configuração > Validade (AD086), será utilizada quando o documento atender às suas condições.
Assim, uma mesma categoria pode aplicar validades diferentes conforme as características de cada documento, sem a necessidade de criar várias categorias semelhantes.
Incluir nova regra de validade
1. Acesse o menu Configuração > Documento > Regra (DC055).
2. Clique em + Criar e, no campo Tipo, selecione a opção Regra de validade.
3. Informe um identificador e um nome para o conjunto de regras de validade.
4. Clique no botão salvar 
para habilitar a aba Regras.
5. Na aba Regras, que reúne as regras que compõem o conjunto, clique no botão 
.
6. Preencha os campos das seguintes etapas do assistente de inclusão:
Identificação
Informe um identificador para a regra no campo disponível. Clique em Próximo após finalizar esta etapa.
Condição
Nesta etapa, configure as condições para que a regra de validade seja aplicada. Para isso, estão disponíveis as seguintes seções:
Categoria
Aplicar regra somente à categoria: define a categoria à qual a regra se aplica. Se a opção não for marcada, a regra será aplicada a qualquer categoria à qual o conjunto for associado. Se for marcada, selecione a categoria desejada no campo Categoria habilitado. Para que a regra seja efetivamente aplicada, o conjunto deve estar associado na seção Controle > Validade da categoria.
Atributos
Clique no botão Nova condição e selecione o atributo, um operador e o valor que o atributo deverá conter para condicionar a aplicação da regra de validade.
- Para que a regra seja aplicada corretamente, o atributo também deve estar associado à categoria na qual ela é aplicada.
- Os operadores disponíveis são de igualdade (o atributo deve ser igual ao valor informado) e de "contém" (utilizado para atributos que aceitam múltiplos valores).
- Para utilizar mais de um atributo como condição, clique novamente no botão Nova condição e repita o procedimento.
- As seções Categoria e Atributos se complementam para formar a condição de aplicação. Por exemplo: a regra será aplicada somente à categoria "PO - Purchase Orders" quando o valor do atributo "Tipo de documento" for "Contrato".
Clique em Próximo após finalizar esta etapa.
Validade
Nesta etapa, defina qual configuração de validade será aplicada aos documentos que atenderem às condições da regra.
No campo Configuração da validade, selecione a configuração desejada. Essa configuração é a mesma utilizada no menu Administração > Configuração > Validade (AD086), e é nela que o período de validade está definido.
Caso seja necessário criar uma nova configuração ou editar uma existente, utilize os botões disponíveis ao lado do campo.
Clique no botão Finalizar para encerrar a configuração da regra.
7. Clique no botão 
para finalizar.
Associar regra de validade à categoria
1. Acesse o menu Configuração > Documento > Categoria (DC043).
2. Selecione a categoria desejada e acesse a edição de seus dados.
3. Na seção Controle > Validade, habilite o controle de validade.
4. No campo Configuração da validade, selecione a configuração padrão, que será utilizada quando o documento não atender a nenhuma condição de regra.
5. No campo Regra, selecione o conjunto de regras de validade criado anteriormente. Somente conjuntos do tipo validade são apresentados neste campo.
6. Salve a categoria.
Aplicar regra de validade nos documentos
1. No menu Documento (DC010), acesse a tela de dados de um documento da categoria que possui a regra de validade associada.
2. Preencha o atributo definido como condição da regra com o valor correspondente.
3. Ao atender às condições da regra, o sistema aplica automaticamente a validade indicada pela configuração da regra. O campo "Definição de validade" passa a ser apresentado como "Por regra", e os dados da validade são preenchidos automaticamente.
4. Salve o documento.
Impacto em documentos já cadastrados: com a regra de validade, qualquer alteração na configuração de validade usada pela regra, na própria regra ou a troca da regra associada à categoria passa a impactar também os documentos já cadastrados com validade definida por regra. Esse é um dos benefícios em relação à aplicação da validade sem regra: quando a validade é definida diretamente na categoria (sem regra), as alterações valem apenas para novos documentos e não afetam os existentes. Com regra, toda mudança na validade ou na regra é refletida nos documentos já cadastrados que a utilizam.
Quando mais de uma condição se aplica: se um mesmo documento atender às condições de mais de uma regra ao mesmo tempo, o sistema aplicará sempre a validade de menor valor, ou seja, a que resultar no menor período. Dessa forma, prevalece sempre a configuração mais restritiva.
- Se o atributo for preenchido com um valor que não possui regra associada, ou se nenhuma condição for atendida, o documento mantém a validade padrão definida diretamente na categoria.
- Enquanto houver uma regra aplicada, não é possível editar nenhum campo da validade no documento, mesmo que a configuração aplicada seja uma validade variável. Os valores seguem sempre o que está definido na configuração de validade.
- A regra de validade não sobrescreve a validade de documentos que já possuem uma revalidação vigente ou aprovada, nem a validade de contratos com aditivos quando o parâmetro de atualizar a validade do contrato com a do aditivo estiver habilitado.
- Uma regra utilizada por alguma categoria não pode ser excluída enquanto a associação existir, e uma configuração de validade utilizada por uma regra não pode ser excluída enquanto estiver em uso.
- A regra de validade só será aplicada aos documentos de categorias que possuam o controle de validade habilitado e que tenham a regra selecionada na seção Controle > Validade.
Conclusão
Após a configuração, o conjunto de regras de validade deve ser associado à categoria de documento, na seção Controle > Validade, para ser aplicado automaticamente.
A partir daí, os documentos que atenderem às condições passam a ter a validade definida por regra, com a vantagem de que alterações na configuração de validade ou na regra também se refletem nos documentos já cadastrados.
Lembre-se de que, enquanto houver regra aplicada, os campos de validade do documento não podem ser editados, pois os valores seguem o que está definido na configuração de validade. Quando mais de uma condição se aplica, prevalece sempre a validade de menor valor.