Emitir guia de transferência
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Este artigo é aplicável à versão 3.0 do sistema. Para consultar a documentação de versões anteriores, clique aqui.
Pré-requisitos
- Documento físico cadastrado.
- Usuário definido como responsável.
- Acesso ao menu ou tarefa correspondente à etapa configurada na tabela de temporalidade.
Apresentação
A emissão da guia de arquivamento é a etapa inicial do fluxo operacional no SoftExpert Arquivo físico após o cadastro do documento.
O sistema identifica automaticamente qual é a primeira etapa configurada na tabela de temporalidade da categoria — Corrente, Intermediária, Gravação em mídia ou Destinação final — e direciona o documento para a emissão da guia correspondente.
Este artigo apresenta as quatro possibilidades de emissão de guia, permitindo que o procedimento seja realizado conforme a configuração aplicada à categoria de documento.
Cada seção descreve como emitir a guia para a etapa aplicável, garantindo que o documento avance corretamente no fluxo de arquivamento físico.
Acesse a seção correspondente à primeira etapa configurada na tabela de temporalidade do seu documento físico. A tabela de temporalidade também define o responsável e o prazo de execução da guia.
- Se nos parâmetros gerais estiver marcada a opção "Permitir emissão da guia de transferência pela área do usuário de cadastro", a emissão da guia poderá ser realizada por qualquer usuário pertencente à mesma área do usuário que cadastrou o documento.
- Se na aba Parâmetros gerais > Arquivo físico estiver marcada a opção "Ao cadastrar o documento, enviar automaticamente para a tarefa de arquivamento" e o documento cadastrado estiver sendo enviado para a sua primeira fase de arquivamento, não será emitida a guia de transferência, ou seja, o documento seguirá diretamente para o arquivamento.
- Caso o menu acessado não corresponda à primeira etapa de arquivamento definida para o documento e o prazo de retenção da etapa anterior ainda não tenha vencido, a guia pode não aparecer na lista de registros. Nesses casos, a emissão pode ser antecipada. Para isso, adicione o filtro Repositório no painel de filtros, utilize os campos da seção Prazo de retenção para definir a quantidade de dias de antecedência desejada e clique no botão Pesquisar. As guias compatíveis com o período de antecipação informado serão exibidas na lista de registros.
Emissão de guia de transferência
1. Acesse o menu ou a tarefa correspondente à etapa em que a guia deve ser emitida:
Central de tarefas > Execução:
- Emissão de guia corrente
- Emissão de guia intermediária
- Emissão de guia de gravação em mídia
- Emissão de guia de destinação final
OU
Execução > Emissão de guia de transferência:
- Intermediário (AR011)
- Gravação em mídia (AR012)
- Destinação final (AR013)
2. Selecione, na lista de registros pendentes, o documento para o qual será emitida a guia de transferência. Para emitir uma única guia para vários documentos, selecione apenas aqueles que possuam a mesma tabela de temporalidade e a mesma revisão, conforme indicado nas colunas Tabela de temporalidade e Revisão.
3. Clique no botão 
da barra de ferramentas.
4. Analise as informações apresentadas na tela da guia de transferência:
- Verifique o identificador, que é gerado automaticamente pelo sistema e não pode ser editado.
- Confira o prazo, preenchido conforme a tabela de temporalidade, podendo ser ajustado, se necessário, para alterar a data limite de recebimento da guia.
5. Preencha, quando aplicável, os campos das abas disponíveis:
Geral
- Responsável: exibe o usuário que está realizando a emissão.
- Data: apresenta a data da emissão e, após salvar, a hora correspondente.
- Parecer: registre observações relacionadas à emissão da guia.
- Recebimento: campos habilitados somente no momento em que o responsável realizar o recebimento da guia.
Documento
- Visualize categoria, identificador e título dos documentos incluídos.
- Utilize o botão de visualização para acessar os dados do documento no SoftExpert Documento, caso necessário.
6. Salve o registro. Após salvar, selecione uma das seguintes opções na mensagem do sistema:
- OK para visualizar o relatório da guia de transferência e realizar a impressão.
- Cancelar para encerrar a emissão sem visualizar o relatório; nesse caso, o sistema gerará a tarefa Recebimento de guia corrente para o responsável definido.
Para a emissão de guia Corrente:
- O responsável pelo documento ou qualquer usuário pertencente à mesma área do responsável pelo documento poderá executar esta ação, desde que a opção "Permitir emissão da guia de transferência pela área do usuário de cadastro" esteja marcada nos parâmetros gerais.
Para a emissão de guia Intermediária:
- Se a tabela de temporalidade associada ao controle "Arquivo físico" da categoria do documento possuir a etapa Corrente configurada, a tarefa será gerada para o usuário que cadastrou o documento. Caso nos parâmetros gerais esteja marcada a opção "Permitir emissão da guia de transferência pela área do usuário de cadastro", a tarefa também poderá ser executada por qualquer usuário pertencente à mesma área desse usuário.
- Se a etapa Corrente não estiver configurada e a etapa em questão for a primeira etapa de arquivamento do documento, a tarefa será gerada para o responsável pelo arquivamento definido na etapa Intermediária.
Para a emissão de guia de Gravação em mídia, a tarefa será gerada e o registro ficará visível no menu conforme os seguintes casos:
- Se a etapa Intermediária estiver configurada, a tarefa será gerada para o responsável pelo arquivamento definido para essa etapa.
- Se a etapa Intermediária não estiver configurada, mas a etapa Corrente estiver, a tarefa será gerada para o usuário que cadastrou o documento. Caso a opção "Permitir emissão da guia de transferência pela área do usuário de cadastro" esteja marcada nos parâmetros gerais, qualquer usuário pertencente à mesma área também poderá executar a tarefa.
- Se as etapas Corrente e Intermediária não estiverem configuradas, a tarefa será gerada para o responsável pelo arquivamento definido na aba Gravação em mídia.
Para a emissão de guia de Destinação final, a tarefa será gerada e o registro ficará visível no menu conforme os seguintes casos:
- Se a etapa Intermediária não estiver configurada, mas a etapa Corrente estiver, a tarefa será gerada para o usuário que cadastrou o documento. Caso a opção "Permitir emissão da guia de transferência pela área do usuário de cadastro" esteja marcada nos parâmetros gerais, qualquer usuário pertencente à mesma área também poderá executá-la.
- Se as etapas Corrente e Intermediária não estiverem configuradas, a tarefa será gerada para o responsável pelo arquivamento definido na aba Destinação final.
Conclusão
Concluída a emissão da guia correspondente à primeira etapa definida na tabela de temporalidade, o documento segue para as movimentações previstas no fluxo de arquivo físico. A próxima etapa é receber a guia de transferência.
Esse processo assegura que o registro avance de forma controlada, respeitando os prazos, responsáveis e procedimentos configurados para cada etapa.
A abordagem unificada deste artigo permite consultar rapidamente o procedimento exato para qualquer etapa inicial de arquivamento.