Prerequisitos

• Guía de transferencia recibida y aprobada para la etapa correspondiente (Corriente, Intermedio, Grabación en dispositivo multimedia o Final).
• Acceso al menú o a la tarea generada automáticamente para la etapa de archivo.
• Responsable definido en la tabla de temporalidad para la etapa en cuestión.

Apresentação

La etapa de archivo registra la entrada de los documentos en las etapas previstas por la tabla de temporalidad, garantizando la trazabilidad y el control del ciclo de vida documental. Cada etapa corresponde a un momento distinto del flujo de Archivo físico.

Las etapas iniciales del archivo pueden incluir:

• Archivo corriente: primera fase del archivo físico. Los documentos se almacenan temporalmente en un repositorio cercano al sector de origen, permaneciendo disponibles para consultas frecuentes.
• Grabación en dispositivo multimedia: etapa prevista cuando los documentos necesitan ser grabados en un dispositivo físico o digital, conforme a las configuraciones de la tabla de temporalidad.
• Archivo intermedio: etapa utilizada para documentos que ya no requieren consultas constantes, pero que aún deben mantenerse por un período adicional antes de la disposición final.

Después de estas etapas, la tabla de temporalidad puede prever la destinación final de los documentos, que puede ocurrir de tres formas:

• Archivo final: almacenamiento permanente del documento en el repositorio definido.
• Envio para archivo externo: transferencia del documento a un archivo físico fuera de la organización.
• Expurgo: eliminación controlada del documento (físico, electrónico o ambos), de acuerdo con los criterios de la tabla de temporalidad.

Este artículo reúne todas las operaciones posibles de archivo y destinación final, permitiendo la ejecución conforme al flujo configurado en la categoría del documento.

Registro de archivo

Archivo corriente

1. Acceda al menú Ejecución > Registro de archivo > Corriente (AR022) o a la tarea Archivo corriente generada después de la recepción de la guía correspondiente.

2. Seleccione, en la lista de registros pendientes, el documento que será archivado.

3. Haga clic en el botón de la barra de herramientas.

4. Confirme el usuario y el área de quien está realizando el archivo, así como los documentos que serán archivados, sus categorías, identificadores y títulos.

5. Complete el campo Camino físico (Predeterminado) si todos los documentos presentados en la lista en la parte inferior de la pantalla serán archivados en un mismo repositorio. En este caso, en la estructura de lugares de almacenamiento que será presentada, seleccione el repositorio deseado.

• Si en Configuración > Parámetros generales > Archivo físico está marcada la opción “Restringir área del archivo físico”, solamente se presentarán los repositorios pertenecientes al mismo área del usuario conectado.
• O utilice el botón para definir un repositorio específico para cada documento. En este caso, en la estructura de lugares de almacenamiento que será presentada, seleccione el repositorio deseado.
• Si en el campo Camino físico (Predeterminado) ya fue seleccionado un repositorio, este botón permite alterar el repositorio donde será almacenado un determinado documento listado.

6. Complete el campo Documento (Código de barras) para incluir más documentos que deberán ser archivados. En este caso, informe el identificador o el código de barras del documento deseado y haga clic en el botón Incluir al lado del campo.

• Repita el procedimiento para incluir tantos documentos como sea necesario.
• El código de barras de los documentos se genera en el componente Documento, por medio del informe “Etiqueta de los documentos”.

7. Complete el parecer, cuando sea aplicable, registrando información relevante sobre el archivo.

8. Guarde el registro. En este momento, el sistema preguntará si desea confirmar la operación:

• OK: el documento será almacenado en la etapa Corriente y será presentado un informe con etiquetas que podrán imprimirse para identificar los documentos en el repositorio.
• Cancelar: los documentos serán almacenados en la etapa Corriente por el período configurado en el plazo de retención y no será presentado el informe de etiquetas.

Arquivamento intermediário

1. Acceda al menú Ejecución > Registro de archivo > Intermedio (AR023) o a la tarea Archivo intermedio.

2. Seleccione, en la lista de registros pendientes, el documento que será archivado.

3. Haga clic en el botón de la barra de herramientas.

4. Confirme el usuario y el área de quien está realizando el archivo, así como los documentos que serán archivados, sus categorías, identificadores y títulos.

5. Complete el campo Camino físico (Predeterminado) si todos los documentos presentados en la lista en la parte inferior de la pantalla serán archivados en un mismo repositorio. En este caso, en la estructura de lugares de almacenamiento que será presentada, seleccione el repositorio deseado.

• Si en Configuración > Parámetros generales > Archivo físico está marcada la opción “Restringir área del archivo físico”, solamente se presentarán los repositorios pertenecientes al mismo área del usuario conectado.
• O utilice el botón para definir un repositorio específico para cada documento. En este caso, en la estructura de lugares de almacenamiento que será presentada, seleccione el repositorio deseado.
• Si en el campo Camino físico (Predeterminado) ya fue seleccionado un repositorio, este botón permite alterar el repositorio donde será almacenado un determinado documento listado.

6. Complete el campo Documento (Código de barras) para incluir más documentos que deberán ser archivados. En este caso, informe el identificador o el código de barras del documento deseado y haga clic en el botón Incluir al lado del campo.

• Repita el procedimiento para incluir tantos documentos como sea necesario.
• El código de barras de los documentos se genera en el componente Documento, por medio del informe “Etiqueta de los documentos”.

7. Complete el parecer, cuando sea aplicable, registrando información relevante sobre el archivo.

8. Guarde el registro. En este momento, el sistema preguntará si desea confirmar la operación:

• OK: el documento será almacenado en la etapa Intermedia y será presentado un informe con etiquetas que podrán imprimirse para identificar los documentos en el repositorio.
• Cancelar: los documentos serán almacenados en la etapa Intermedia por el período configurado en el plazo de retención y no será presentado el informe de etiquetas.

Grabación en dispositivo multimedia

1. Acceda al menú Ejecución > Registro de archivo > Grabación en dispositivo multimedia (AR024) o a la tarea Grabación en dispositivo multimedia generada después de la recepción de la guía correspondiente.

2. Seleccione, en la lista de registros pendientes, el documento cuya grabación en dispositivo multimedia será registrada.

3. Haga clic en el botón de la barra de herramientas.

4. En la pantalla presentada, complete o confirme la información principal:

• Seleccione el dispositivo multimedia en el cual el documento será grabado o registre un nuevo dispositivo multimedia, conforme al catálogo disponible.
• Mantenga la fecha actual o informe la fecha en la que el documento fue grabado en el dispositivo seleccionado anteriormente.
• Marque la opción Capacidad del dispositivo multimedia agotada para indicar que la capacidad de almacenamiento del dispositivo fue totalmente utilizada. Con esto, el dispositivo no estará más disponible para registrar nuevas grabaciones. Mantenga este campo desmarcado si aún existe espacio disponible en el dispositivo seleccionado.

5. Guarde el registro.

Destino final

Archivo final

1. Acceda al menú Ejecución > Registro de archivo > Archivo final (AR025) o a la tarea Archivo final.

2. Seleccione, en la lista de registros pendientes, el documento que será archivado.

3. Haga clic en el botón de la barra de herramientas.

4. Confirme el usuario y el área de quien está realizando el archivo, así como los documentos que serán archivados, sus categorías, identificadores y títulos.

5. Complete el campo Camino físico (Predeterminado) si todos los documentos presentados en la lista en la parte inferior de la pantalla serán archivados en un mismo repositorio. En este caso, en la estructura de lugares de almacenamiento que será presentada, seleccione el repositorio deseado.

• Si en Configuración > Parámetros generales > Archivo físico está marcada la opción “Restringir área del archivo físico”, solamente se presentarán los repositorios pertenecientes al mismo área del usuario conectado.
• O utilice el botón para definir un repositorio específico para cada documento. En este caso, en la estructura de lugares de almacenamiento que será presentada, seleccione el repositorio deseado.
• Si en el campo Camino físico (Predeterminado) ya fue seleccionado un repositorio, este botón permite alterar el repositorio donde será almacenado un determinado documento listado.

6. Complete el campo Documento (Código de barras) para incluir más documentos que deberán ser archivados. En este caso, informe el identificador o el código de barras del documento deseado y haga clic en el botón Incluir al lado del campo.

• Repita el procedimiento para incluir tantos documentos como sea necesario.
• El código de barras de los documentos se genera en el componente Documento, por medio del informe “Etiqueta de los documentos”.

7. Complete el parecer, cuando sea aplicable, registrando información relevante sobre el archivo.

8. Guarde el registro. En este momento, el sistema preguntará si desea confirmar la operación:

• OK: los documentos serán asociados al nuevo repositorio y será presentado un informe con etiquetas que podrán imprimirse para identificar los documentos en el nuevo repositorio.
• Cancelar: los documentos serán asociados directamente al nuevo repositorio. Observe que un documento asociado a un nuevo repositorio en este contexto ya no pasará por las etapas de emisión y recepción de guía de transferencia, pues ya se encuentra en proceso de destinación final.

Envio para archivo externo

1. Acceda al menú Ejecución > Destino final > Envio para archivo externo (AR026) o a la tarea Enviar para archivo externo generada después de la recepción de la guía de destino final.

2. Seleccione, en la lista de registros pendientes, el documento que será enviado al archivo externo.

3. Haga clic en el botón de la barra de herramientas.

4. Seleccione el archivo externo al cual será enviado el documento.

5. Guarde el registro.

Expurgo

1. Acceda al menú Ejecución > Destino final > Expurgo (AR027) o a la tarea Expurgo generada después de la recepción de la guía de destino final.

2. Seleccione el documento cuyo archivo físico, archivo electrónico o registro en SoftExpert Documento será eliminado. Es posible realizar la eliminación de más de un documento a la vez.

3. Haga clic en el botón de la barra de herramientas.

4. El sistema solicitará la confirmación de la eliminación de los documentos. Elija:

• OK: será eliminado el archivo físico, el archivo electrónico o el registro de SoftExpert Documento del repositorio en el cual se encontraba almacenado, conforme a la configuración establecida en la tabla de temporalidad.
• Cancelar: los documentos no serán eliminados y el registro permanecerá pendiente para expurgo.

Conclusión

La ejecución de las etapas de archivo y destinación final concluye el ciclo de vida de los documentos en Archivo físico.

Cada operación — archivo corriente, grabación en dispositivo multimedia, archivo intermedio, archivo final, envio para archivo externo o expurgo — registra de forma estructurada la situación final de los documentos, conforme a los plazos y criterios definidos en la tabla de temporalidad.

Al finalizar estas actividades, el sistema garantiza la trazabilidad de las movimentaciones, la conformidad con los requisitos de gestión documental y la preservación o eliminación adecuada de los registros.

De esta forma, el proceso de archivo se cierra con seguridad, completando el flujo previsto para cada documento.