Tarefas do SoftExpert Documento
Pré-requisito
- Acesso ao menu Minhas tarefas.
Apresentação
As tarefas são pendências de sistema pelas quais o usuário é responsável. As pendências são divididas em duas categorias: Execução e Acompanhamento.
No acompanhamento estão reunidas as tarefas pelas quais o usuário é responsável, mas cuja execução é feita por outro usuário. Já na execução estão reunidas todas as pendências que o usuário precisa executar dentro de um prazo ou período definido.
Confira mais detalhes das tarefas geradas:
Tarefas de execução
Aprovação de documento
Quem recebe |
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Quando |
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Finalidade | Aprovar ou reprovar um documento elaborado na etapa Indexação. |
Aprovação de revalidação
Quem recebe | Usuários definidos como membros do roteiro responsável pela aprovação, associado à configuração da validade ou revalidação do documento. |
Quando | Uma revalidação for enviada para aprovação. |
Finalidade | Aprovar ou reprovar uma revalidação de documento. |
Atendimento de solicitação
Quem recebe |
Varia de acordo com a operação solicitada: Criação: Responsável pelo atendimento da solicitação. Definido no componente Solicitação. Revisão: Usuário com controle Revisão permitido na Lista de segurança do documento. Cancelamento: Usuário com controle Cancelar permitido na Lista de segurança do documento. Impressão: Usuário com controle Imprimir permitido na Lista de segurança do documento. |
Quando | A etapa de emissão/aprovação for concluída pelos devidos responsáveis, conforme configurado no componente Solicitação. |
Finalidade | Cadastrar, revisar, cancelar ou registrar protocolos de cópias de documentos de acordo com as necessidades dos solicitantes. |
Avaliação de aplicabilidade
Quem recebe | Usuários com o controle Avaliar aplicabilidade permitido na Lista de segurança do documento. |
Quando | A revisão do documento for encerrada. |
Finalidade | Avaliar se o documento se aplica a um determinado grupo de usuários ou não. Por exemplo, os líderes podem avaliar se um documento corporativo se aplica ou não à sua equipe. |
Confirmação de recebimento de cópias
Quem recebe | Usuário definido no protocolo de cópias como responsável pelo recebimento das cópias controladas. |
Quando | A emissão do protocolo de cópias for concluída sem a confirmação do recebimento. |
Finalidade | Confirmar o recebimento das cópias e verificar se estão de acordo com as cópias declaradas no protocolo. |
Cancelamento de cópias obsoletas
Quem recebe |
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Quando | For liberada uma revisão de documento e este ainda tiver cópias obsoletas em uso. Por exemplo, a revisão 01 do documento é liberada, mas existem cópias da revisão 00 em uso. |
Finalidade | Avisar os responsáveis da existência das cópias obsoletas em uso para que as cancelem. |
Conhecimento de publicação
Quem recebe | Usuários com o controle Conhecimento permitido na Lista de segurança do documento. |
Quando | Após a Aprovação ou Homologação da revisão do documento, se configurado na categoria. Esta tarefa só será gerada se o controle Cópia eletrônica for parametrizado na categoria do documento. |
Finalidade | Avisar aos usuários que um documento passou por revisão e da existência de uma nova versão dele. |
Conhecimento de revisão
Quem recebe | Usuários com controle Revisão permitido na Lista de segurança dos documentos. Esta tarefa só é gerada se a opção Notificar revisão da estrutura estiver marcada na seção Revisão dos parâmetros gerais. |
Quando | For iniciada a revisão de um documento que tem uma estrutura de documentos complementares. |
Finalidade | Verificar e definir quais documentos complementares também devem ser revisados. |
Envio de cópias impressas
Quem recebe | Responsável pela distribuição das cópias do documento definido na categoria. |
Quando |
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Finalidade | Avisar aos responsáveis que devem ser enviadas cópias impressas da nova versão dos documentos aos respectivos postos. |
Expurgo de documento
Quem recebe | Usuários com o controle Excluir permitido na Lista de segurança do documento. |
Quando | O prazo de retenção da etapa anterior de arquivamento (Corrente/Intermediário) tiver vencido. |
Finalidade | Eliminar o arquivo eletrônico ou registro do documento que não tem valor secundário para a organização. Ou ainda, postergar a exclusão do documento. |
Indexação de documento
Quem recebe |
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Quando | Um documento for cadastrado em uma categoria com controle Indexação habilitado e não for enviado para a próxima etapa. |
Finalidade | Finalizar a elaboração de um documento antes de enviá-lo para Aprovação/Homologação. |
Registro de treinamento
Quem recebe |
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Quando | A revisão de um documento é aprovada ou homologada conforme a configuração realizada na categoria do documento. |
Finalidade | Treinar os colaborados sobre o conteúdo de um documento. O prazo para execução desta tarefa depende da configuração na categoria do documento, pois é possível configurar um prazo diferenciado para treinamentos críticos e não críticos. |
Revisão de documento
Quem recebe |
Modelo ISO9000:
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Quando |
Modelo ISO9000:
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Finalidade | Controlar as alterações e versões dos documentos cadastrados. |
Revisão de tradução
Quem recebe | Usuários com permissão de revisar nos documentos configurados com relacionamento de tradução. |
Quando |
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Finalidade | Verificar o impacto e a necessidade de revisão dos documentos relacionados como tradução de um documento que está sendo revisado. |
Vencimento de documento
Quem recebe | Usuários com os controles Editar ou Revisar permitidos na Lista de segurança do documento pendente. |
Quando |
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Finalidade | Permitir que os responsáveis revisem ou revalidem o documento pendente. |
Tarefa de acompanhamento
Acompanhamento de revisão
Quem recebe | Usuários com o controle Revisar permitido na Lista de segurança do documento pendente. |
Quando | Ao iniciar uma nova revisão de um documento. |
Finalidade | Acompanhar o andamento e prazo da revisão. |
- As tarefas também podem ser executadas por meio do botão disponível no e-mail de notificação referente a elas.
- Leia o artigo O que é uma revisão para aprender mais sobre revisão.
- Leia o artigo O que é revalidação para aprender mais sobre revalidação.
Conclusão
Conforme as tarefas são executadas e encerradas, deixam de aparecer na lista de registros pendentes do menu de tarefas.