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Tarefas do SoftExpert Documento

 

Pré-requisito

  • Acesso ao menu Minhas tarefas.

 

Apresentação

As tarefas são pendências de sistema pelas quais o usuário é responsável. As pendências são divididas em duas categorias: Execução e Acompanhamento.

No acompanhamento estão reunidas as tarefas pelas quais o usuário é responsável, mas cuja execução é feita por outro usuário. Já na execução estão reunidas todas as pendências que o usuário precisa executar dentro de um prazo ou período definido.

Confira mais detalhes das tarefas geradas:

 

Tarefas de execução

Aprovação de documento

Quem recebe
  • Roteiro responsável: Usuários definidos como membros do roteiro responsável pela aprovação, associado à categoria ou ao documento.
  • Workflow: Usuários definidos como executores da atividade do processo, durante a modelagem do processo.
Quando
  • Um documento for enviado da etapa Indexação para a etapa Aprovação.
  • O processo de aprovação do documento for via workflow e chegar a hora da atividade ser executada.
Finalidade  Aprovar ou reprovar um documento elaborado na etapa Indexação.
 
 

Aprovação de revalidação

Quem recebe Usuários definidos como membros do roteiro responsável pela aprovação, associado à configuração da validade ou revalidação do documento.
Quando Uma revalidação for enviada para aprovação.
Finalidade Aprovar ou reprovar uma revalidação de documento.
 
 

Atendimento de solicitação

Quem recebe

Varia de acordo com a operação solicitada:

Criação: Responsável pelo atendimento da solicitação. Definido no componente Solicitação.

Revisão: Usuário com controle Revisão permitido na Lista de segurança do documento.

Cancelamento: Usuário com controle Cancelar permitido na Lista de segurança do documento.

Impressão: Usuário com controle Imprimir permitido na Lista de segurança do documento.
Quando A etapa de emissão/aprovação for concluída pelos devidos responsáveis, conforme configurado no componente Solicitação.
Finalidade Cadastrar, revisar, cancelar ou registrar protocolos de cópias de documentos de acordo com as necessidades dos solicitantes.
 
 

Avaliação de aplicabilidade 

Quem recebe Usuários com o controle Avaliar aplicabilidade permitido na Lista de segurança do documento.
Quando A revisão do documento for encerrada.
Finalidade Avaliar se o documento se aplica a um determinado grupo de usuários ou não. Por exemplo, os líderes podem avaliar se um documento corporativo se aplica ou não à sua equipe. 
 
 

Confirmação de recebimento de cópias

Quem recebe Usuário definido no protocolo de cópias como responsável pelo recebimento das cópias controladas.
Quando A emissão do protocolo de cópias for concluída sem a confirmação do recebimento.
Finalidade Confirmar o recebimento das cópias e verificar se estão de acordo com as cópias declaradas no protocolo.
 
 

Cancelamento de cópias obsoletas

Quem recebe
  • Usuários com controle Distribuir cópias permitido na Lista de segurança do documento pendente e a distribuição configurada como Controle documento na categoria.
  • Equipe responsável pelo posto de cópias configurada na categoria do documento.
  • Equipe definida na categoria e configurada como Equipe específica.
  • Esta tarefa só é gerada para documentos com controle Cópia impressa habilitado e modo de substituição definido como Manual em sua categoria.
Quando For liberada uma revisão de documento e este ainda tiver cópias obsoletas em uso. Por exemplo, a revisão 01 do documento é liberada, mas existem cópias da revisão 00 em uso.
Finalidade Avisar os responsáveis da existência das cópias obsoletas em uso para que as cancelem.
 
 

Conhecimento de publicação

Quem recebe Usuários com o controle Conhecimento permitido na Lista de segurança do documento.
Quando Após a Aprovação ou Homologação da revisão do documento, se configurado na categoria. Esta tarefa só será gerada se o controle Cópia eletrônica for parametrizado na categoria do documento.
Finalidade Avisar aos usuários que um documento passou por revisão e da existência de uma nova versão dele.
 
 

Conhecimento de revisão

Quem recebe Usuários com controle Revisão permitido na Lista de segurança dos documentos. Esta tarefa só é gerada se a opção Notificar revisão da estrutura estiver marcada na seção Revisão dos parâmetros gerais.
Quando For iniciada a revisão de um documento que tem uma estrutura de documentos complementares.
Finalidade Verificar e definir quais documentos complementares também devem ser revisados. 
 
 

Envio de cópias impressas

Quem recebe Responsável pela distribuição das cópias do documento definido na categoria.
Quando
  • Uma nova revisão de um documento do tipo cópia controlada for liberada/aprovada.
  • Uma cópia impressa controlada for cancelada.
Finalidade Avisar aos responsáveis que devem ser enviadas cópias impressas da nova versão dos documentos aos respectivos postos.
 
 

Expurgo de documento

Quem recebe Usuários com o controle Excluir permitido na Lista de segurança do documento.
Quando O prazo de retenção da etapa anterior de arquivamento (Corrente/Intermediário) tiver vencido.
Finalidade Eliminar o arquivo eletrônico ou registro do documento que não tem valor secundário para a organização. Ou ainda, postergar a exclusão do documento.
 
 

Indexação de documento

Quem recebe
  • Usuários com o controle Editar permitido na Lista de segurança do documento pendente e a respectiva opção estiver marcada nos parâmetros gerais.
  • Responsável pelo documento cadastrado.
  • Esta tarefa só é gerada se o controle Cópia eletrônica for parametrizado na categoria do documento.
Quando Um documento for cadastrado em uma categoria com controle Indexação habilitado e não for enviado para a próxima etapa.
Finalidade Finalizar a elaboração de um documento antes de enviá-lo para Aprovação/Homologação. 
 
 

Registro de treinamento

Quem recebe
  • Usuários com controle Registrar treinamento permitido na Lista de segurança do documento que será o objeto do treinamento. Estes usuários deverão ter acesso aos menus Planejamento de treinamento e Execução de treinamento, no componente Treinamento, para executar esta tarefa. 
  • Membros da equipe de controle da unidade organizacional com controle Registrar treinamento permitido na segurança do documento.
  • Membros da equipe definida no controle Treinamento da categoria quando for configurado para uma equipe específica registrar os treinamentos do documento.
Quando A revisão de um documento é aprovada ou homologada conforme a configuração realizada na categoria do documento.
Finalidade Treinar os colaborados sobre o conteúdo de um documento. O prazo para execução desta tarefa depende da configuração na categoria do documento, pois é possível configurar um prazo diferenciado para treinamentos críticos e não críticos.
 
 

Revisão de documento

Quem recebe

Modelo ISO9000:

  • Elaboração/Consenso/Aprovação/Homologação: Usuários participantes do roteiro de revisão associado ao documento.
  • Encerramento: Se a opção estiver marcada nos parâmetros gerais, o usuário que criou a revisão receberá esta tarefa. Caso contrário, todos os usuários com o controle Revisar permitido na segurança do documento também a receberão. Esta etapa somente será gerada se for configurado que o encerramento da revisão será manual.
Quando

Modelo ISO9000:

  • Elaboração: Ao iniciar uma nova revisão ou quando um participante reprovar uma etapa de revisão.
  • Consenso/Aprovação/Homologação: Após o elaborador liberar sua tarefa. Estas etapas são opcionais e são recebidas nesta ordem.
  • Encerramento: Após a execução da última etapa de revisão definida no roteiro.
  • Workflow: Ao iniciar uma nova revisão e quando no fluxo do processo chega o momento da atividade ser executada.
Finalidade Controlar as alterações e versões dos documentos cadastrados. 
 
 

Revisão de tradução

Quem recebe Usuários com permissão de revisar nos documentos configurados com relacionamento de tradução.
Quando
  • Notificar revisão da estrutura: A tarefa será gerada ao criar a revisão de um documento com relacionamento de tradução. Para isso, a opção Notificar ao criar revisão precisa estar marcada na tela de associação do relacionamento.
  • Notificar ao encerrar revisão: A tarefa será gerada ao encerrar a revisão de um documento com relacionamento de tradução. Para isso, a opção Notificar ao encerrar revisão precisa estar marcada na tela de associação do Relacionamento.
Finalidade Verificar o impacto e a necessidade de revisão dos documentos relacionados como tradução de um documento que está sendo revisado. 
 
 

Vencimento de documento

Quem recebe Usuários com os controles Editar ou Revisar permitidos na Lista de segurança do documento pendente.
Quando
  • O tempo padrão da validade associada à categoria do documento pendente expirar.
  • Uma revalidação for reprovada.
Finalidade Permitir que os responsáveis revisem ou revalidem o documento pendente.
 
 

 

Tarefa de acompanhamento

Acompanhamento de revisão

Quem recebe Usuários com o controle Revisar permitido na Lista de segurança do documento pendente.
Quando Ao iniciar uma nova revisão de um documento.
Finalidade Acompanhar o andamento e prazo da revisão.
 
 
  • As tarefas também podem ser executadas por meio do botão disponível no e-mail de notificação referente a elas.
  • Leia o artigo O que é uma revisão para aprender mais sobre revisão.
  • Leia o artigo O que é revalidação para aprender mais sobre revalidação.
 

 

Conclusão

Conforme as tarefas são executadas e encerradas, deixam de aparecer na lista de registros pendentes do menu de tarefas.

 

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Sumário

Pré-requisito Apresentação Tarefas de execução Tarefa de acompanhamento Conclusão

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