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Tarefas do SoftExpert Documento

A nova central de tarefas entrou em vigor na versão 3.0 do sistema. Para consultar a documentação do menu de tarefas antigo, clique aqui.

 

 

Pré-requisito

  • Acesso ao menu Central de tarefas.

 

Apresentação

As tarefas representam pendências do sistema das quais o usuário é responsável. Elas são utilizadas para organizar, acompanhar e controlar as ações relacionadas aos documentos ao longo de seu ciclo de vida.

As tarefas são classificadas em três categorias:

  • Execução: reúnem as pendências que o usuário deve realizar diretamente, em um prazo ou período definido.
  • Conhecimento: correspondem às tarefas em que o usuário deve confirmar a ciência sobre determinada ação, publicação ou registro.
  • Acompanhamento: englobam as tarefas pelas quais o usuário é responsável, mas cuja execução é realizada por outro usuário, permitindo o monitoramento do andamento.

Além disso, o sistema permite a transferência de tarefas, possibilitando que a responsabilidade por uma pendência seja atribuída a outro usuário, de acordo com as necessidades operacionais da organização.

Neste artigo, serão apresentadas as tarefas disponíveis no SoftExpert Documento, bem como as opções de transferência associadas a cada uma delas.

Confira como a nova central de tarefas funciona clicando aqui.

 

 

Execução

Quem recebe
  • Roteiro responsável: usuários definidos como membros do roteiro responsável pela aprovação, associado à categoria ou ao documento.
  • Workflow: usuários definidos como executores da atividade do processo, durante a modelagem do processo.
Quando
  • Um documento for enviado da etapa Indexação para a etapa Aprovação.
  • O processo de aprovação do documento for via workflow e chegar a hora da atividade ser executada.
Finalidade  Aprovar ou reprovar um documento elaborado na etapa Indexação.
Execução Clique aqui para saber como executar a tarefa.
Aprovação de documento

 

Quem recebe Usuários definidos como membros do roteiro responsável pela aprovação, associado à configuração da validade ou revalidação do documento.
Quando Uma revalidação for enviada para aprovação.
Finalidade Aprovar ou reprovar uma revalidação de documento.
Execução Clique aqui para saber como executar a tarefa.
Aprovação de revalidação

 

Quem recebe

Muda conforme a operação solicitada:

Criação: responsável pelo atendimento da solicitação. Definido no componente Solicitação.

Revisão: usuário com controle Revisão permitido na Lista de segurança do documento.

Cancelamento: usuário com controle Cancelar permitido na Lista de segurança do documento.

Impressão: usuário com controle Imprimir permitido na Lista de segurança do documento.
Quando A etapa de emissão/aprovação for concluída pelos devidos responsáveis, conforme configurado no componente Solicitação.
Finalidade Cadastrar, revisar, cancelar ou registrar protocolos de cópias de documentos conforme as necessidades dos solicitantes.
Execução Clique aqui para saber como executar a tarefa.
Atendimento de solicitação

 

Quem recebe Usuários com o controle Avaliar aplicabilidade permitido na Lista de segurança do documento.
Quando A revisão do documento for encerrada.
Finalidade Avaliar se o documento se aplica a um determinado grupo de usuários ou não. Por exemplo, os líderes podem avaliar se um documento corporativo se aplica ou não à sua equipe. 
Execução Clique aqui para saber como executar a tarefa.
Avaliação de aplicabilidade

 

Quem recebe Usuário definido no protocolo de cópias como responsável pelo recebimento das cópias controladas.
Quando A emissão do protocolo de cópias for concluída sem a confirmação do recebimento.
Finalidade Confirmar o recebimento das cópias e verificar se estão conforme as cópias declaradas no protocolo.
Execução Clique aqui para saber como executar a tarefa.
Confirmação de recebimento de cópias

 

Quem recebe
  • Usuários com controle Distribuir cópias permitido na Lista de segurança do documento pendente e a distribuição configurada como Controle documento na categoria.
  • Equipe responsável pelo posto de cópias configurada na categoria do documento.
  • Equipe definida na categoria e configurada como Equipe específica.
  • Esta tarefa só é gerada para documentos com controle Cópia impressa habilitado e modo de substituição definido como Manual em sua categoria.
Quando For liberada uma revisão de documento e este ainda tiver cópias obsoletas em uso. Por exemplo, a revisão 01 do documento é liberada, mas existem cópias da revisão 00 em uso.
Finalidade Avisar os responsáveis da existência das cópias obsoletas em uso para que as cancelem.
Execução Clique aqui para saber como executar a tarefa.
Cancelamento de cópias obsoletas

 

Quem recebe Responsável pela distribuição das cópias do documento definido na categoria.
Quando
  • Uma nova revisão de um documento do tipo cópia controlada for liberada/aprovada.
  • Uma cópia impressa controlada for cancelada.
Finalidade Avisar aos responsáveis que devem ser enviadas cópias impressas da nova versão dos documentos aos respectivos postos.
Execução Clique aqui para saber como executar a tarefa.
Envio de cópias impressas

 

Quem recebe Usuários com o controle Excluir permitido na Lista de segurança do documento.
Quando O prazo de retenção da etapa anterior de arquivamento (Corrente/Intermediário) tiver vencido.
Finalidade Eliminar o arquivo eletrônico ou registro do documento que não tem valor secundário para a organização. Ou ainda, postergar a exclusão do documento.
Expurgo de documento

 

Quem recebe
  • Usuários com o controle Editar permitido na Lista de segurança do documento e o controle de indexação marcado nos parâmetros gerais.
  • Responsável pelo documento cadastrado.
Quando Um documento for cadastrado em uma categoria com controle Indexação habilitado e não for enviado para a próxima etapa.
Finalidade Finalizar a elaboração de um documento antes de enviá-lo para Aprovação/Homologação. 
Execução Clique aqui para saber como executar a tarefa.
Indexação de documento

 

Quem recebe
  • Usuários com controle Registrar treinamento permitido na Lista de segurança do documento que será o objeto do treinamento. Estes usuários deverão ter acesso aos menus Planejamento de treinamento e Execução de treinamento, no componente Treinamento, para executar esta tarefa. 
  • Membros da equipe de controle da unidade organizacional com controle Registrar treinamento permitido na segurança do documento.
  • Membros da equipe definida no controle Treinamento da categoria quando for configurado para uma equipe específica registrar os treinamentos do documento.
Quando A revisão de um documento é aprovada ou homologada conforme a configuração realizada na categoria do documento.
Finalidade Treinar os colaborados sobre o conteúdo de um documento. O prazo para execução desta tarefa depende da configuração na categoria do documento, pois é possível configurar um prazo diferenciado para treinamentos críticos e não críticos.
Execução Clique aqui para saber como executar a tarefa.
Registro de treinamento

 

Quem recebe

Modelo ISO9000:

  • Elaboração/Consenso/Aprovação/Homologação: usuários participantes do roteiro de revisão associado ao documento.
  • Encerramento: se a opção estiver marcada nos parâmetros gerais, o usuário que criou a revisão receberá esta tarefa. Caso contrário, todos os usuários com o controle Revisar permitido na segurança do documento também a receberão. Esta etapa somente será gerada se for configurado que o encerramento da revisão será manual.
Quando

Modelo ISO9000:

  • Elaboração: ao iniciar uma nova revisão ou quando um participante reprovar uma etapa de revisão.
  • Consenso/Aprovação/Homologação: após o elaborador liberar sua tarefa. Estas etapas são opcionais e são recebidas nesta ordem.
  • Encerramento: após a execução da última etapa de revisão definida no roteiro.
  • Workflow: ao iniciar uma nova revisão e quando no fluxo do processo chega o momento da atividade ser executada.
Finalidade Controlar as alterações e versões dos documentos cadastrados. 
Execução Clique aqui para saber como executar a tarefa.
Revisão de documento

 

Quem recebe Usuários com permissão de revisar nos documentos configurados com relacionamento de tradução.
Quando
  • Notificar revisão da estrutura: a tarefa será gerada ao criar a revisão de um documento com relacionamento de tradução. Para isso, a opção Notificar ao criar revisão precisa estar marcada na tela de associação do relacionamento.
  • Notificar ao encerrar revisão: a tarefa será gerada ao encerrar a revisão de um documento com relacionamento de tradução. Para isso, a opção Notificar ao encerrar revisão precisa estar marcada na tela de associação do relacionamento.
Finalidade Verificar o impacto e a necessidade de revisão dos documentos relacionados como tradução de um documento que está sendo revisado. 
Revisão de tradução

 

Quem recebe Usuários com os controles Editar ou Revisar permitidos na Lista de segurança do documento pendente.
Quando
  • O tempo padrão da validade associada à categoria do documento pendente expirar.
  • Uma revalidação for reprovada.
Finalidade Permitir que os responsáveis revisem ou revalidem o documento pendente.
Vencimento de documento

 

Conhecimento

Quem recebe Usuários com controle Revisão permitido na Lista de segurança dos documentos. Esta tarefa só é gerada se a opção Notificar revisão da estrutura estiver marcada na seção Revisão dos parâmetros gerais.
Quando For iniciada a revisão de um documento que tem uma estrutura de documentos complementares.
Finalidade Verificar e definir quais documentos complementares também devem ser revisados. 
Conhecimento de revisão

 

Quem recebe Usuários com o controle Conhecimento permitido na Lista de segurança do documento.
Quando Após a Aprovação ou Homologação da revisão do documento, se configurado na categoria. Esta tarefa só será gerada se o controle Cópia eletrônica for parametrizado na categoria do documento.
Finalidade Avisar aos usuários que um documento passou por revisão e da existência de uma nova versão dele.
Execução Clique aqui para saber como executar a tarefa.
Conhecimento de publicação

 

Acompanhamento

Quem recebe Usuários com o controle Revisar permitido na Lista de segurança do documento pendente.
Quando Ao iniciar uma nova revisão de um documento.
Finalidade Acompanhar o andamento e prazo da revisão.
Acompanhamento de revisão

 

Transferência de tarefas

O SoftExpert Documento permite a transferência de determinadas tarefas, possibilitando que a responsabilidade pela sua execução seja atribuída a outro usuário, conforme a necessidade operacional.

Tarefas que podem ser transferidas

  • Aprovação de documento
  • Aprovação de revalidação
  • Confirmação de recebimento de cópias
  • Revisão de documento
  • Solicitação de documento

Responsabilidade transferida

  • Responsável pelo documento

Ao realizar a transferência, a tarefa passa a constar na lista do novo responsável, que assumirá sua execução a partir desse momento.

Clique aqui para saber como transferir tarefas na nova central.

 

Conclusão

Conforme as tarefas são executadas e encerradas, deixam de aparecer na lista de registros pendentes do menu de tarefas.

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Sumário

Pré-requisito Apresentação Execução Conhecimento Acompanhamento Transferência de tarefas Conclusão

Primeiros passos

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