• Ruta responsable: Usuarios definidos como miembros de la ruta responsable de la aprobación, asociada a la categoría o al documento.
• Workflow: Usuarios definidos como ejecutores de la actividad del proceso, durante el modelado del proceso.

• Un documento sea enviado de la etapa de Indexación a la etapa de Aprobación.
• El proceso de aprobación del documento se realice vía workflow y es el momento de ejecutar la actividad.

Varía según la operación solicitada:

Creación: Responsable de atender la solicitud. Definido en el componente Solicitud.

Revisión: Usuario con el control Revisión habilitado en la Lista de Seguridad del documento.

Cancelación: Usuario con el control Cancelar habilitado en la Lista de seguridad del documento.

Impresión: Usuario con el control Imprimir habilitado en la Lista de seguridad del documento.

• Usuarios con el control Distribuir copias habilitado en la Lista de seguridad del documento pendiente y la distribución de copias configurada como Control de documento en la categoría.
• Grupo responsable del puesto de copias configurado en la categoría del documento.
• Grupo definido en la categoría y configurado como Grupo específico.
• Esta tarea solo se genera para documentos con el control Copia impresa habilitado y el modo de sustitución establecido en forma manual en su categoría.

• Se libera/aprueba una nueva revisión de un documento del tipo copia controlada.
• Al cancelar una copia impresa controlada.

• Usuarios con el control Editar habilitado en la Lista de seguridad del documento pendiente, si la respectiva opción está marcada en los parámetros generales.
• Responsable por el documento registrado.
• Esta tarea solo se genera si el control Copia electrónica está parametrizado en la categoría del documento.

• Usuarios con el control Registrar capacitación habilitado en la Lista de seguridad del documento que será objeto de la capacitación. Estos usuarios deben tener acceso a los menús Planificación de la capacitación y Ejecución de la capacitación del componente Capacitación para ejecutar esta tarea. 
• Miembros del grupo de control de la unidad organizativa con el control Registrar capacitación habilitado en la seguridad del documento.
• Miembros del grupo definido en el control Capacitación de la categoría cuando se ha configurado para que un grupo específico registre las capacitaciones del documento.

Modelo ISO9000:

• Elaboración/Consenso/Aprobación/Homologación: Usuarios definidos como participantes en la ruta de revisión asociada al documento.
• Finalización: Si la opción está marcada en los parámetros generales, el usuario que creó la revisión recibirá esta tarea. De lo contrario, todos los usuarios que tienen el control Revisar habilitado en la seguridad del documento también la recibirán. Esta etapa solo será generada si se configura que la finalización de la revisión será manual.

Modelo ISO9000:

• Elaboración: Al iniciar una nueva revisión o cuando un participante reprueba una etapa de revisión.
• Consenso/Aprobación/Homologación: Después de que el elaborador libere su tarea. Estas etapas son opcionales, y los debidos responsables las reciben en este orden.
• Finalización: Tras la ejecución de la última etapa de revisión definida en la ruta.
• Workflow: Al iniciar una nueva revisión y cuando en el flujo del proceso es el momento de ejecutar la actividad.

• Notificar revisión de la estructura: Se generará la tarea al crear la revisión de un documento con una relación de traducción. Para ello, se debe marcar la opción Notificar al crear la revisión en la pantalla de asociación de la relación.
• Notificar al finalizar la revisión: La tarea será generada al finalizar la revisión de un documento con relación de traducción. Para ello, se debe marcar la opción Notificar al finalizar la revisión en la pantalla de asociación de la relación.

• Expira el tiempo de validez estándar asociado a la categoría del documento pendiente.
• Se repruebe una revalidación.