Tarefas do SoftExpert Arquivo físico
A nova central de tarefas entrou em vigor na versão 2.2.4 do sistema. Para consultar a documentação do menu de tarefas antigo, clique aqui.
Pré-requisito
- Acesso ao menu Central de tarefas.
Apresentação
As tarefas representam pendências do sistema das quais o usuário é responsável. Elas são utilizadas para organizar, acompanhar e controlar as ações relacionadas aos documentos ao longo de seu ciclo de vida.
As tarefas são classificadas em três categorias:
- Execução: reúnem as pendências que o usuário deve realizar diretamente, em um prazo ou período definido.
- Conhecimento: correspondem às tarefas em que o usuário deve confirmar a ciência sobre determinada ação, publicação ou registro.
- Acompanhamento: englobam as tarefas pelas quais o usuário é responsável, mas cuja execução é realizada por outro usuário, permitindo o monitoramento do andamento.
Além disso, o sistema permite a transferência de tarefas, possibilitando que a responsabilidade por uma pendência seja atribuída a outro usuário, de acordo com as necessidades operacionais da organização.
Confira como a nova central de tarefas funciona clicando aqui.
Execução
| Quem recebe | Responsáveis pelo repositório no qual estão arquivados os documentos associados à solicitação. Estes responsáveis são os usuários que pertencem à mesma área na qual se encontra o local de armazenamento do repositório e que têm licença de acesso ao SoftExpert Arquivo físico. |
| Quando | A solicitação de consulta de conteúdo é enviada para aprovação. |
| Finalidade | Verificar se a solicitação realizada está em ordem e realizar sua aprovação. |
| Execução | Clique aqui para saber como executar a tarefa. |
| Quem recebe | Responsáveis pelo repositório no qual estão arquivados os documentos associados à solicitação. Estes responsáveis são os usuários que pertencem à mesma área na qual se encontra o local de armazenamento do repositório e que têm licença de acesso ao SoftExpert Arquivo físico. |
| Quando | A solicitação de cópia de arquivo físico é enviada para aprovação. |
| Finalidade | Verificar se a solicitação realizada está em ordem e realizar sua aprovação. |
| Execução | Clique aqui para saber como executar a tarefa. |
| Quem recebe | Responsáveis pelo repositório no qual estão arquivados os documentos associados à solicitação em questão. Estes responsáveis são os usuários que pertencem à mesma área na qual se encontra o local de armazenamento do repositório e que têm licença de acesso ao SoftExpert Arquivo físico. |
| Quando | A solicitação de empréstimo de arquivo físico é enviada para aprovação. |
| Finalidade | Verificar se a solicitação realizada está em ordem e realizar sua aprovação. |
| Execução | Clique aqui para saber como executar a tarefa. |
| Quem recebe | Responsáveis pelo arquivamento, definidos na tabela de temporalidade associada à categoria do documento que será arquivado. |
| Quando | O recebimento da guia corrente for aprovado. Se nos parâmetros gerais for marcada a opção "Ao cadastrar o documento, enviar automaticamente para a tarefa de arquivamento" e o documento estiver sendo enviado para a sua primeira etapa de arquivamento, esta tarefa será gerada sem a necessidade de emitir e receber guia de transferência. |
| Finalidade | Manter um documento cadastrado no sistema arquivado na etapa Corrente. |
| Execução | Clique aqui para saber como executar a tarefa. |
| Quem recebe | Responsáveis pelo arquivamento, definidos na tabela de temporalidade associada à categoria do documento que será arquivado. |
| Quando | O recebimento da guia intermediária for aprovado. Se nos parâmetros gerais for marcada a opção "Ao cadastrar o documento, enviar automaticamente para a tarefa de arquivamento" e o documento estiver sendo enviado para a sua primeira etapa de arquivamento, esta tarefa será gerada sem a necessidade de emitir e receber guia de transferência. |
| Finalidade | Manter um documento cadastrado no sistema arquivado na etapa Intermediária. |
| Execução | Clique aqui para saber como executar a tarefa. |
| Quem recebe | Responsáveis pela destinação final, definidos na tabela de temporalidade associada à categoria do documento que será associado a um novo repositório. |
| Quando | O recebimento da guia de destinação final for aprovado. Se nos parâmetros gerais for marcada a opção "Ao cadastrar o documento, enviar automaticamente para a tarefa de arquivamento" e o documento estiver sendo enviado para a sua primeira etapa de arquivamento, esta tarefa será gerada sem a necessidade de emitir e receber guia de transferência. |
| Finalidade | Manter o documento em guarda permanente, associando-o a um novo repositório, para que ele continue disponível para fins de pesquisa ou coleta de informações. |
| Execução | Clique aqui para saber como executar a tarefa. |
| Quem recebe | Usuário que realizou a emissão da guia de destinação final. |
| Quando | O recebimento da guia de destinação final for reprovado. |
| Finalidade | Realizar as correções necessárias na guia, antes de enviá-la novamente para recebimento. |
| Execução | Clique aqui para saber como executar a tarefa. |
| Quem recebe |
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| Quando | Um documento, cuja categoria tenha o controle "Arquivo físico" habilitado e uma tabela de temporalidade com a etapa corrente configurada associada a ela, for cadastrado no SoftExpert Documento. Esta tarefa somente será gerada, se a opção "Ao cadastrar o documento, enviar automaticamente para a tarefa de arquivamento" não estiver marcada nos parâmetros gerais. |
| Finalidade | Emitir uma guia, registrando o envio do documento para arquivamento na etapa corrente. |
| Execução | Clique aqui para saber como executar a tarefa. |
| Quem recebe |
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| Quando |
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| Finalidade | Emitir uma guia, registrando o envio/mudança do documento para sua destinação final. |
| Execução | Clique aqui para saber como executar a tarefa. |
| Quem recebe |
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| Quando |
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| Finalidade | Emitir uma guia, registrando o envio/mudança do documento para registro de sua gravação em mídia. |
| Execução | Clique aqui para saber como executar a tarefa. |
| Quem recebe |
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| Quando |
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| Finalidade | Emitir uma guia, registrando o envio/mudança do documento para arquivamento na etapa Intermediária. |
| Execução | Clique aqui para saber como executar a tarefa. |
| Quem recebe | Usuário que está emitindo a solicitação. |
| Quando | Uma solicitação de consulta de conteúdo não for enviada para aprovação. |
| Finalidade | Alertar o usuário da existência de uma solicitação de consulta de conteúdo que necessita ser enviada para aprovação. |
| Execução | Clique aqui para saber como executar a tarefa. |
| Quem recebe | Usuário que está emitindo a solicitação. |
| Quando | Uma solicitação de cópia de arquivo físico não for enviada para aprovação. |
| Finalidade | Alertar o usuário da existência de uma solicitação de cópia de arquivo físico que necessita ser enviada para aprovação. |
| Execução | Clique aqui para saber como executar a tarefa. |
| Quem recebe | Usuário que está emitindo a solicitação. |
| Quando | Uma solicitação de empréstimo de arquivo físico não for enviada para aprovação. |
| Finalidade | Alertar o usuário da existência de uma solicitação de empréstimo de arquivo físico que necessita ser enviada para aprovação. |
| Execução | Clique aqui para saber como executar a tarefa. |
| Quem recebe | Responsáveis pela destinação final, definidos na tabela de temporalidade associada à categoria do documento que será enviado para um arquivo externo. |
| Quando | O recebimento da guia de destinação final for aprovado. Se nos parâmetros gerais for marcada a opção "Ao cadastrar o documento, enviar automaticamente para a tarefa de arquivamento" e o documento estiver sendo enviado para a sua primeira etapa de arquivamento, esta tarefa será gerada sem a necessidade de emitir e receber guia de transferência. |
| Finalidade | Manter o documento em guarda permanente, enviando-o para um arquivo localizado fora da organização, para que ele continue disponível para fins de pesquisa ou coleta de informações. |
| Execução | Clique aqui para saber como executar a tarefa. |
| Quem recebe | Responsáveis pela destinação final, definidos na tabela de temporalidade associada à categoria do documento que será eliminado. |
| Quando | O recebimento da guia de destinação final for aprovado. Se nos parâmetros gerais for marcada a opção "Ao cadastrar o documento, enviar automaticamente para a tarefa de arquivamento" e o documento estiver sendo enviado para a sua primeira etapa de arquivamento, esta tarefa será gerada sem a necessidade de emitir e receber guia de transferência. |
| Finalidade | Eliminar o arquivo físico, arquivo eletrônico ou registro do documento que não tem valor secundário para a organização. |
| Execução | Clique aqui para saber como executar a tarefa. |
| Quem recebe | Responsáveis pelo registro da gravação em mídia, definidos na tabela de temporalidade associada à categoria do documento que terá sua gravação em mídia registrada. |
| Quando | O recebimento da guia de gravação em mídia for aprovado. Se nos parâmetros gerais for marcada a opção "Ao cadastrar o documento, enviar automaticamente para a tarefa de arquivamento" e o documento estiver sendo enviado para a sua primeira etapa de arquivamento, esta tarefa será gerada sem a necessidade de emitir e receber guia de transferência. |
| Finalidade | Manter um registro da gravação em mídia dos documentos cadastrados no SoftExpert Documento. |
| Execução | Clique aqui para saber como executar a tarefa. |
| Quem recebe | Usuário que realizou a emissão da guia de gravação em mídia. |
| Quando | O recebimento da guia de gravação em mídia for reprovado. |
| Finalidade | Realizar as correções necessárias na guia, antes de enviá-la novamente para recebimento. |
| Execução | Clique aqui para saber como executar a tarefa. |
| Quem recebe | Usuário que realizou a emissão da guia corrente. |
| Quando | O recebimento da guia corrente for reprovado. |
| Finalidade | Realizar as correções necessárias na guia, antes de enviá-la novamente para recebimento. |
| Execução | Clique aqui para saber como executar a tarefa. |
| Quem recebe | Usuário que realizou a emissão da guia intermediária. |
| Quando | O recebimento da guia intermediária for reprovado. |
| Finalidade | Realizar as correções necessárias na guia, antes de enviá-la novamente para recebimento. |
| Execução | Clique aqui para saber como executar a tarefa. |
| Quem recebe | Responsáveis pelo arquivamento na etapa Corrente, definidos na tabela de temporalidade associada à categoria do documento. |
| Quando | For realizada a emissão de uma guia corrente. |
| Finalidade | Verificar se os documentos contidos na guia estão corretos e confirmar seu recebimento. |
| Execução | Clique aqui para saber como executar a tarefa. |
| Quem recebe | Responsáveis pelo arquivamento, definidos na aba "Destinação final" da tabela de temporalidade associada à categoria do documento. |
| Quando | For realizada a emissão de uma guia de destinação final. |
| Finalidade | Verificar se os documentos contidos na guia estão corretos e confirmar seu recebimento. |
| Execução | Clique aqui para saber como executar a tarefa. |
| Quem recebe | Responsáveis pelo registro da gravação em mídia, definidos na tabela de temporalidade associada à categoria do documento. |
| Quando | For realizada a emissão de uma guia de gravação em mídia. |
| Finalidade | Verificar se os documentos contidos na guia deverão realmente ser gravados em mídia e confirmar seu recebimento. |
| Execução | Clique aqui para saber como executar a tarefa. |
| Quem recebe | Responsáveis pelo arquivamento na etapa "Intermediária", definidos na tabela de temporalidade associada à categoria do documento. |
| Quando | For realizada a emissão de uma guia intermediária. |
| Finalidade | Verificar se os documentos contidos na guia estão corretos e confirmar seu recebimento. |
| Execução | Clique aqui para saber como executar a tarefa. |
| Quem recebe | Responsáveis pelo repositório ao qual pertencem os documentos emprestados. Estes responsáveis são os usuários que pertencem à mesma área na qual se encontra o local de armazenamento do repositório e que têm a permissão Arquivar concedida na segurança do documento em questão. |
| Quando | É encaminhado um documento emprestado ao usuário que o solicitou. |
| Finalidade | Acompanhar o prazo de devolução do documento e registrar sua devolução. |
| Execução | Clique aqui para saber como executar a tarefa. |
| Quem recebe | Responsáveis pelo repositório no qual estão arquivados os documentos associados ao registro de consulta em questão. Estes responsáveis são os usuários que pertencem à mesma área na qual se encontra o local de armazenamento do repositório e que têm licença de acesso ao SoftExpert Arquivo físico. |
| Quando |
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| Finalidade | Permitir que o executor verifique se a resposta informada está correta e caso for necessário, fazer as devidas alterações, antes de enviá-la ao solicitante. |
| Execução | Clique aqui para saber como executar a tarefa. |
| Quem recebe | Responsáveis pelo repositório no qual estão arquivados os documentos associados ao registro de cópia em questão. Estes responsáveis são os usuários que pertencem à mesma área na qual se encontra o local de armazenamento do repositório e que têm licença de acesso ao SoftExpert Arquivo físico. |
| Quando |
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| Finalidade | Permitir que o executor verifique se as cópias realizadas estão em ordem, antes de encaminhá-las ao usuário solicitante. |
| Execução | Clique aqui para saber como executar a tarefa. |
| Quem recebe | Responsáveis pelo repositório no qual estão arquivados os documentos associados ao registro de empréstimo em questão. Estes responsáveis são os usuários que pertencem à mesma área na qual se encontra o local de armazenamento do repositório e que têm licença de acesso ao SoftExpert Arquivo físico. |
| Quando |
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| Finalidade | Permitir que o executor realize as verificações necessárias, antes de encaminhar os documentos ao usuário solicitante. |
| Execução | Clique aqui para saber como executar a tarefa. |
Conhecimento
| Quem recebe | Usuário que emitiu uma solicitação de consulta de conteúdo de arquivo físico. |
| Quando | O aprovador da solicitação reprovar a solicitação emitida. |
| Finalidade | Tomar conhecimento da reprovação da solicitação emitida e confirmar seu recebimento. |
| Quem recebe | Usuário que emitiu uma solicitação de cópia de arquivo físico. |
| Quando | O aprovador da solicitação reprovar a solicitação emitida. |
| Finalidade | Tomar conhecimento da reprovação da solicitação emitida e confirmar seu recebimento. |
| Quem recebe | Usuário que emitiu uma solicitação de empréstimo de arquivo físico. |
| Quando | O aprovador da solicitação reprovar a solicitação emitida. |
| Finalidade | Tomar conhecimento da reprovação da solicitação emitida e confirmar seu recebimento. |
| Quem recebe | Usuário que emitiu uma solicitação de consulta de conteúdo de arquivo físico. |
| Quando | O aprovador da solicitação encaminhar a resposta para a pergunta feita pelo emissor. |
| Finalidade | Tomar conhecimento da resposta enviada pelo aprovador e confirmar seu recebimento. |
Acompanhamento
| Quem recebe |
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| Quando |
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| Finalidade | Notificar o usuário do repasse dos documentos solicitados e lembrá-lo do prazo de devolução. |
Conclusão
Estas são as tarefas do SoftExpert Arquivo físico. Elas desaparecem do menu de tarefas à medida que são executadas ou encerradas.