As tarefas são registros gerados para os usuários realizarem determinadas ações. Elas são divididas em duas categorias: Execução e Acompanhamento.
As tarefas de acompanhamento não precisam ser executadas pelo usuário, embora ele seja responsável por elas.
As tarefas de execução precisam ser realizadas pelo usuário em um prazo definido.
Veja detalhes das tarefas do SoftExpert Arquivo Físico a seguir:
Tarefas de execução
Quem recebe
Responsáveis pelo repositório no qual estão arquivados os documentos associados à solicitação. Estes responsáveis são os usuários que pertencem à mesma área na qual se encontra o local de armazenamento do repositório e que têm licença de acesso ao SoftExpert Arquivo físico.
Quando
A solicitação de consulta de conteúdo é enviada para aprovação.
Finalidade
Verificar se a solicitação realizada está em ordem e realizar sua aprovação.
Aprovação de solicitação de consulta
Quem recebe
Responsáveis pelo repositório no qual estão arquivados os documentos associados à solicitação. Estes responsáveis são os usuários que pertencem à mesma área na qual se encontra o local de armazenamento do repositório e que têm licença de acesso ao SoftExpert Arquivo Físico.
Quando
A solicitação de cópia de arquivo físico é enviada para aprovação.
Finalidade
Verificar se a solicitação realizada está em ordem e realizar sua aprovação.
Aprovação de solicitação de cópia
Quem recebe
Responsáveis pelo repositório no qual estão arquivados os documentos associados à solicitação em questão. Estes responsáveis são os usuários que pertencem à mesma área na qual se encontra o local de armazenamento do repositório e que têm licença de acesso ao SoftExpert Arquivo Físico.
Quando
A solicitação de empréstimo de arquivo físico é enviada para aprovação.
Finalidade
Verificar se a solicitação realizada está em ordem e realizar sua aprovação.
Aprovação de solicitação de empréstimo
Quem recebe
Responsáveis pelo arquivamento, definidos na tabela de temporalidade associada à categoria do documento que será arquivado.
Quando
O recebimento da guia corrente for aprovado. Se nos parâmetros gerais for marcada a opção "Ao cadastrar o documento, enviar automaticamente para a tarefa de arquivamento" e o documento estiver sendo enviado para a sua primeira etapa de arquivamento, esta tarefa será gerada sem a necessidade de emitir e receber guia de transferência.
Finalidade
Manter um documento cadastrado no sistema arquivado na etapa Corrente.
Arquivamento corrente
Quem recebe
Responsáveis pelo arquivamento, definidos na tabela de temporalidade associada à categoria do documento que será arquivado.
Quando
O recebimento da guia intermediária for aprovado. Se nos parâmetros gerais for marcada a opção "Ao cadastrar o documento, enviar automaticamente para a tarefa de arquivamento" e o documento estiver sendo enviado para a sua primeira etapa de arquivamento, esta tarefa será gerada sem a necessidade de emitir e receber guia de transferência.
Finalidade
Manter um documento cadastrado no sistema arquivado na etapa Intermediária.
Arquivamento intermediário
Quem recebe
Responsáveis pela destinação final, definidos na tabela de temporalidade associada à categoria do documento que será associado a um novo repositório.
Quando
O recebimento da guia de destinação final for aprovado. Se nos parâmetros gerais for marcada a opção "Ao cadastrar o documento, enviar automaticamente para a tarefa de arquivamento" e o documento estiver sendo enviado para a sua primeira etapa de arquivamento, esta tarefa será gerada sem a necessidade de emitir e receber guia de transferência.
Finalidade
Manter o documento em guarda permanente, associando-o a um novo repositório, para que ele continue disponível para fins de pesquisa ou coleta de informações.
Arquivamento final
Quem recebe
Usuário que emitiu uma solicitação de consulta de conteúdo de arquivo físico.
Quando
O aprovador da solicitação reprovar a solicitação emitida.
Finalidade
Tomar conhecimento da reprovação da solicitação emitida e confirmar seu recebimento.
Conhecimento de consulta reprovada
Quem recebe
Usuário que emitiu uma solicitação de cópia de arquivo físico.
Quando
O aprovador da solicitação reprovar a solicitação emitida.
Finalidade
Tomar conhecimento da reprovação da solicitação emitida e confirmar seu recebimento.
Conhecimento de cópia reprovada
Quem recebe
Usuário que emitiu uma solicitação de empréstimo de arquivo físico.
Quando
O aprovador da solicitação reprovar a solicitação emitida.
Finalidade
Tomar conhecimento da reprovação da solicitação emitida e confirmar seu recebimento.
Conhecimento de empréstimo reprovado
Quem recebe
Usuário que emitiu uma solicitação de consulta de conteúdo de arquivo físico.
Quando
O aprovador da solicitação encaminhar a resposta para a pergunta feita pelo emissor.
Finalidade
Tomar conhecimento da resposta enviada pelo aprovador e confirmar seu recebimento.
Conhecimento de registro de consulta
Quem recebe
Usuário que realizou a emissão da guia de destinação final.
Quando
O recebimento da guia de destinação final for reprovado.
Finalidade
Realizar as correções necessárias na guia, antes de enviá-la novamente para recebimento.
Destinação final reprovada
Quem recebe
Responsável pelo documento.
Qualquer usuário pertencente à mesma área do responsável pelo documento (se a opção "Permitir emissão da guia de transferência pela área do usuário de cadastro" for marcada nos parâmetros gerais).
Quando
Um documento, cuja categoria tenha o controle "Arquivo físico" habilitado e uma tabela de temporalidade com a etapa corrente configurada associada a ela, for cadastrado no SoftExpert Documento. Esta tarefa somente será gerada, se a opção "Ao cadastrar o documento, enviar automaticamente para a tarefa de arquivamento" não estiver marcada nos parâmetros gerais.
Finalidade
Emitir uma guia, registrando o envio do documento para arquivamento na etapa corrente.
Emissão de guia corrente
Quem recebe
Se a tabela de temporalidade associada ao controle "Arquivo físico" da categoria do documento tiver a etapa "Intermediária" configurada, esta tarefa será gerada para o responsável pelo arquivamento definido para a etapa Intermediária.
Se a tabela de temporalidade não tiver a etapa "Intermediária" configurada, porém, tiver a etapa "Corrente", esta tarefa será gerada para o usuário de cadastro do documento ou para qualquer usuário pertencente à mesma área dele (se a opção "Permitir emissão da guia de transferência pela área do usuário de cadastro" for marcada nos parâmetros gerais).
Se a tabela de temporalidade não tiver as etapas "Corrente" e "Intermediária" configuradas, a tarefa será gerada para o responsável pelo arquivamento definido na aba Destinação final.
Quando
Um documento, cuja categoria tenha o controle "Arquivo físico" habilitado e uma tabela de temporalidade com a aba "Destinação final" devidamente configurada como primeira etapa de arquivamento associada a ela, for cadastrado no SE Documento. Esta tarefa somente será gerada, se a opção "Ao cadastrar o documento, enviar automaticamente para a tarefa de arquivamento" não estiver marcada nos parâmetros gerais.
O prazo de retenção da etapa anterior de arquivamento (Corrente/Intermediário) tiver vencido.
Finalidade
Emitir uma guia, registrando o envio/mudança do documento para sua destinação final.
Emissão de guia de destinação final
Quem recebe
Se a tabela de temporalidade associada ao controle "Arquivo físico" da categoria do documento tiver a etapa "Intermediária" configurada, esta tarefa será gerada para o responsável pelo arquivamento definido para a etapa "Intermediária".
Se a tabela de temporalidade não tiver a etapa "Intermediária" configurada, porém, tiver a etapa "Corrente", esta tarefa será gerada para o usuário de cadastro do documento ou para qualquer usuário pertencente à mesma área dele (se a opção "Permitir emissão da guia de transferência pela área do usuário de cadastro" for marcada nos parâmetros gerais).
Se a tabela de temporalidade não tiver as etapas "Corrente" e "Intermediária" configuradas, a tarefa será gerada para o responsável pelo arquivamento definido na aba Gravação em mídia.
Quando
Um documento, cuja categoria tenha o controle "Arquivo físico" habilitado e uma tabela de temporalidade com a aba "Gravação em mídia" devidamente configurada como primeira etapa de arquivamento associada a ela, for cadastrado no SoftExpert Documento. Esta tarefa somente será gerada, se a opção "Ao cadastrar o documento, enviar automaticamente para a tarefa de arquivamento" não estiver marcada nos parâmetros gerais.
O prazo de retenção da etapa anterior de arquivamento (Corrente/Intermediário) tiver vencido.
Finalidade
Emitir uma guia, registrando o envio/mudança do documento para registro de sua gravação em mídia.
Emissão de guia de gravação em mídia
Quem recebe
Se a tabela de temporalidade associada ao controle "Arquivo físico" da categoria do documento tiver a etapa “Corrente” configurada, esta tarefa será gerada para o usuário de cadastro do documento ou para qualquer usuário pertencente à mesma área dele (caso a opção "Permitir emissão da guia de transferência pela área do usuário de cadastro" for marcada nos parâmetros gerais).
Caso contrário (se a etapa em questão for a primeira etapa de arquivamento do documento) esta tarefa será gerada para o responsável pelo arquivamento definido para a etapa “Intermediária”.
Quando
Um documento, cuja categoria tem o controle "Arquivo físico" habilitado e uma tabela de temporalidade com a etapa “Intermediária” como primeira etapa de arquivamento, for cadastrado no SoftExpert Documento. Esta tarefa somente será gerada, se a opção "Ao cadastrar o documento, enviar automaticamente para a tarefa de arquivamento" não estiver marcada nos parâmetros gerais.
O prazo de retenção do documento na etapa "Corrente" tiver vencido.
Finalidade
Emitir uma guia, registrando o envio/mudança do documento para arquivamento na etapa Intermediária.
Emissão de guia intermediária
Quem recebe
Usuário que está emitindo a solicitação.
Quando
Uma solicitação de consulta de conteúdo não for enviada para aprovação.
Finalidade
Alertar o usuário da existência de uma solicitação de consulta de conteúdo que necessita ser enviada para aprovação.
Emissão de solicitação de consulta
Quem recebe
Usuário que está emitindo a solicitação.
Quando
Uma solicitação de cópia de arquivo físico não for enviada para aprovação.
Finalidade
Alertar o usuário da existência de uma solicitação de cópia de arquivo físico que necessita ser enviada para aprovação.
Emissão de solicitação de cópia
Quem recebe
Usuário que está emitindo a solicitação.
Quando
Uma solicitação de empréstimo de arquivo físico não for enviada para aprovação.
Finalidade
Alertar o usuário da existência de uma solicitação de empréstimo de arquivo físico que necessita ser enviada para aprovação.
Emissão de solicitação de empréstimo
Quem recebe
Responsáveis pela destinação final, definidos na tabela de temporalidade associada à categoria do documento que será enviado para um arquivo externo.
Quando
O recebimento da guia de destinação final for aprovado. Se nos parâmetros gerais for marcada a opção "Ao cadastrar o documento, enviar automaticamente para a tarefa de arquivamento" e o documento estiver sendo enviado para a sua primeira etapa de arquivamento, esta tarefa será gerada sem a necessidade de emitir e receber guia de transferência.
Finalidade
Manter o documento em guarda permanente, enviando-o para um arquivo localizado fora da organização, para que ele continue disponível para fins de pesquisa ou coleta de informações.
Enviar para arquivo externo
Quem recebe
Responsáveis pela destinação final, definidos na tabela de temporalidade associada à categoria do documento que será eliminado.
Quando
O recebimento da guia de destinação final for aprovado. Se nos parâmetros gerais for marcada a opção "Ao cadastrar o documento, enviar automaticamente para a tarefa de arquivamento" e o documento estiver sendo enviado para a sua primeira etapa de arquivamento, esta tarefa será gerada sem a necessidade de emitir e receber guia de transferência.
Finalidade
Eliminar o arquivo físico, arquivo eletrônico ou registro do documento que não tem valor secundário para a organização.
Expurgo
Quem recebe
Responsáveis pelo registro da gravação em mídia, definidos na tabela de temporalidade associada à categoria do documento que terá sua gravação em mídia registrada.
Quando
O recebimento da guia de gravação em mídia for aprovado. Se nos parâmetros gerais for marcada a opção "Ao cadastrar o documento, enviar automaticamente para a tarefa de arquivamento" e o documento estiver sendo enviado para a sua primeira etapa de arquivamento, esta tarefa será gerada sem a necessidade de emitir e receber guia de transferência.
Finalidade
Manter um registro da gravação em mídia dos documentos cadastrados no SoftExpert Documento.
Gravação em mídia
Quem recebe
Usuário que realizou a emissão da guia de gravação em mídia.
Quando
O recebimento da guia de gravação em mídia for reprovado.
Finalidade
Realizar as correções necessárias na guia, antes de enviá-la novamente para recebimento.
Gravação em mídia reprovada
Quem recebe
Usuário que realizou a emissão da guia corrente.
Quando
O recebimento da guia corrente for reprovado.
Finalidade
Realizar as correções necessárias na guia, antes de enviá-la novamente para recebimento.
Guia corrente reprovada
Quem recebe
Usuário que realizou a emissão da guia intermediária.
Quando
O recebimento da guia intermediária for reprovado.
Finalidade
Realizar as correções necessárias na guia, antes de enviá-la novamente para recebimento.
Guia intermediária reprovada
Quem recebe
Responsáveis pelo arquivamento na etapa Corrente, definidos na tabela de temporalidade associada à categoria do documento.
Quando
For realizada a emissão de uma guia corrente.
Finalidade
Verificar se os documentos contidos na guia estão corretos e confirmar seu recebimento.
Recebimento de guia corrente
Quem recebe
Responsáveis pelo arquivamento, definidos na aba "Destinação final" da tabela de temporalidade associada à categoria do documento.
Quando
For realizada a emissão de uma guia de destinação final.
Finalidade
Verificar se os documentos contidos na guia estão corretos e confirmar seu recebimento.
Recebimento de guia de destinação final
Quem recebe
Responsáveis pelo registro da gravação em mídia, definidos na tabela de temporalidade associada à categoria do documento.
Quando
For realizada a emissão de uma guia de gravação em mídia.
Finalidade
Verificar se os documentos contidos na guia deverão realmente ser gravados em mídia e confirmar seu recebimento.
Recebimento de guia de gravação em mídia
Quem recebe
Responsáveis pelo arquivamento na etapa "Intermediária", definidos na tabela de temporalidade associada à categoria do documento.
Quando
For realizada a emissão de uma guia intermediária.
Finalidade
Verificar se os documentos contidos na guia estão corretos e confirmar seu recebimento.
Recebimento de guia intermediária
Quem recebe
Responsáveis pelo repositório ao qual pertencem os documentos emprestados. Estes responsáveis são os usuários que pertencem à mesma área na qual se encontra o local de armazenamento do repositório e que têm a permissão Arquivar concedida na segurança do documento em questão.
Quando
É encaminhado um documento emprestado ao usuário que o solicitou.
Finalidade
Acompanhar o prazo de devolução do documento e registrar sua devolução.
Recolhimento de original em empréstimo
Quem recebe
Responsáveis pelo repositório no qual estão arquivados os documentos associados ao registro de consulta em questão. Estes responsáveis são os usuários que pertencem à mesma área na qual se encontra o local de armazenamento do repositório e que têm licença de acesso ao SoftExpert Arquivo Físico.
Quando
Uma solicitação de consulta de conteúdo é aprovada, porém, a resposta contida nela não é enviada ao emissor da solicitação.
A emissão de um registro de uma consulta de conteúdo é finalizada, mas a resposta contida nele não é encaminhada ao solicitante.
Finalidade
Permitir que o executor verifique se a resposta informada está correta e caso for necessário, fazer as devidas alterações, antes de enviá-la ao solicitante.
Registro de consulta
Quem recebe
Responsáveis pelo repositório no qual estão arquivados os documentos associados ao registro de cópia em questão. Estes responsáveis são os usuários que pertencem à mesma área na qual se encontra o local de armazenamento do repositório e que têm licença de acesso ao SoftExpert Arquivo Físico.
Quando
Uma solicitação de cópia de arquivo físico é aprovada, porém, as cópias realizadas não foram repassadas ao emissor da solicitação.
A emissão de um registro de cópia de arquivo físico é finalizada, mas as cópias realizadas não foram encaminhadas ao solicitante.
Finalidade
Permitir que o executor verifique se as cópias realizadas estão em ordem, antes de encaminhá-las ao usuário solicitante.
Registro de cópia
Quem recebe
Responsáveis pelo repositório no qual estão arquivados os documentos associados ao registro de empréstimo em questão. Estes responsáveis são os usuários que pertencem à mesma área na qual se encontra o local de armazenamento do repositório e que têm licença de acesso ao SoftExpert Arquivo Físico.
Quando
Uma solicitação de empréstimo de arquivo físico é aprovada, porém, os documentos solicitados não foram repassados ao emissor da solicitação.
A emissão de um registro de empréstimo de arquivo físico é finalizada, mas os documentos solicitados não foram encaminhados ao solicitante.
Finalidade
Permitir que o executor realize as verificações necessárias, antes de encaminhar os documentos ao usuário solicitante.
Registro de empréstimo
Tarefa de acompanhamento
Quem recebe
Usuário que emitiu uma solicitação de empréstimo de arquivo físico.
Usuário que foi associado como solicitante em um registro de empréstimo de arquivo físico.
Quando
O aprovador da solicitação de empréstimo repassar os documentos solicitados.
O executor do registro de empréstimo repassar os documentos ao solicitante.
Finalidade
Notificar o usuário do repasse dos documentos solicitados e lembrá-lo do prazo de devolução.
Recebimento de documento emprestado
Conclusão
Estas são as tarefas do SoftExpert Arquivo Físico. Elas desaparecem do menu de tarefas à medida que são executadas ou encerradas.