Este contenido se tradujo mediante inteligencia artificial. Para solicitar una revisión, envíe un correo electrónico a documentacao_se@softexpert.com.
Prerequisito
Acceso al menú Mis tareas.
Presentación
Las tareas son registros generados para que los usuarios realicen determinadas acciones. Se dividen en dos categorías: Ejecución y Acompañamiento.
Las tareas de acompañamiento no necesitan ser ejecutadas por el usuario, aunque él sea el responsable.
Las tareas de ejecución deben ser realizadas dentro de un plazo definido.
A continuación se presentan los detalles de las tareas de SoftExpert Archivo Físico.
Tareas de ejecución
Quién la recibe
Responsables por el repositorio en el cual están archivados los documentos asociados a la solicitud. Son los usuarios que pertenecen al mismo área en la cual se encuentra el local de almacenamiento del repositorio y que tienen licencia de acceso a SoftExpert Archivo Físico.
Cuándo
Cuando la solicitud de consulta de contenido es enviada para aprobación.
Finalidad
Verificar si la solicitud está correcta y realizar su aprobación.
Aprobación de solicitud de consulta
Quién la recibe
Responsables por el repositorio en el cual están archivados los documentos asociados a la solicitud. Son los usuarios que pertenecen al mismo área en la qual se encuentra el local de almacenamiento del repositorio y que tienen licencia de acceso a SoftExpert Archivo Físico.
Cuándo
Cuando la solicitud de copia de archivo físico es enviada para aprobación.
Finalidad
Verificar si la solicitud está correcta y realizar su aprobación.
Aprobación de solicitud de copia
Quién la recibe
Responsables por el repositorio en el cual están archivados los documentos asociados a la solicitud. Son los usuarios que pertenecen al mismo área en la cual se encuentra el local de almacenamiento del repositorio e que tienen licencia de acceso a SoftExpert Archivo Físico.
Cuándo
Cuando la solicitud de préstamo de archivo físico es enviada para aprobación.
Finalidad
Verificar si la solicitud está correcta y realizar su aprobación.
Aprobación de solicitud de préstamo
Quién la recibe
Responsables por el archivado, definidos en la tabla de temporalidad asociada a la categoría del documento que será archivado.
Cuándo
Cuando se aprueba la recepción de la guía corriente. Si, en los parámetros generales, está marcada la opción “Al registrar el documento, enviarlo automáticamente a la tarea de archivado” y el documento está siendo enviado a su primera etapa de archivado, esta tarea será generada sin necesidad de emitir y recibir una guía de transferencia.
Finalidad
Mantener un documento registrado en el sistema archivado en la etapa Corriente.
Archivado corriente
Quién la recibe
Responsables por el archivado, definidos en la tabla de temporalidad asociada a la categoría del documento que será archivado.
Cuándo
Cuando se aprueba la recepción de la guía intermedia. Si, en los parámetros generales, está marcada la opción “Al registrar el documento, enviarlo automáticamente a la tarea de archivado” y el documento está siendo enviado a su primera etapa de archivado, esta tarea será generada sin necesidad de emitir y recibir una guía de transferencia.
Finalidad
Mantener un documento registrado en el sistema archivado en la etapa Intermedia.
Archivado intermedio
Quién la recibe
Responsables por la destinación final, definidos en la tabla de temporalidad asociada a la categoría del documento que será asociado a un nuevo repositorio.
Cuándo
Cuando se aprueba la recepción de la guía de destinación final. Si, en los parámetros generales, está marcada la opción “Al registrar el documento, enviarlo automáticamente a la tarea de archivado” y el documento está siendo enviado a su primera etapa de archivado, esta tarea será generada sin necesidad de emitir y recibir una guía de transferencia.
Finalidad
Mantener el documento en guarda permanente, asociándolo a un nuevo repositorio, para que siga disponible con fines de consulta o recopilación de información.
Archivado final
Quién la recibe
Usuario que emitió una solicitud de consulta de contenido de archivo físico.
Cuándo
Cuando el aprobador de la solicitud reprueba la solicitud emitida.
Finalidad
Tomar conocimiento de la reprobación de la solicitud emitida y confirmar su recepción.
Conocimiento de consulta reprobada
Quién la recibe
Usuario que emitió una solicitud de copia de archivo físico.
Cuándo
Cuando el aprobador de la solicitud reprueba la solicitud emitida.
Finalidad
Tomar conocimiento de la reprobación de la solicitud emitida y confirmar su recepción.
Conocimiento de copia reprobada
Quién la recibe
Usuario que emitió una solicitud de préstamo de archivo físico.
Cuándo
Cuando el aprobador de la solicitud reprueba la solicitud emitida.
Finalidad
Tomar conocimiento de la reprobación de la solicitud emitida e confirmar su recepción.
Conocimiento de préstamo reprobado
Quién la recibe
Usuario que emitió una solicitud de consulta de contenido de archivo físico.
Cuándo
Cuando el aprobador de la solicitud envía la respuesta a la pregunta realizada por el emisor.
Finalidad
Tomar conocimiento de la respuesta enviada por el aprobador y confirmar su recepción.
Conocimiento de registro de consulta
Quién la recibe
Usuario que realizó la emisión de la guía de destinación final.
Cuándo
Cuando la recepción de la guía de destinación final es reprobada.
Finalidad
Realizar las correcciones necesarias en la guía antes de enviarla nuevamente para recepción.
Destinación final reprobada
Quién la recibe
El responsable por el documento.
Cualquier usuario que pertenezca al mismo área del responsable por el documento (si la opción “Permitir emisión de la guía de transferencia por el área del usuario de registro” está marcada en los parámetros generales).
Cuándo
Cuando se registra en SoftExpert Documento un documento cuya categoría tenga el control “Archivo físico” habilitado y una tabla de temporalidad con la etapa Corriente configurada asociada a ella. Esta tarea solo será generada si la opción “Al registrar el documento, enviarlo automáticamente a la tarefa de archivado” no está marcada en los parámetros generales.
Finalidad
Emitir una guía, registrando el envío del documento para archivado en la etapa Corriente.
Emisión de guía corriente
Quién la recibe
Si la tabla de temporalidad asociada al control “Archivo físico” de la categoría del documento tiene la etapa “Intermedia” configurada, la tarea será generada para el responsable por el archivado definido para la etapa Intermedia.
Si la tabla de temporalidad no tiene la etapa “Intermedia”, pero tiene la etapa “Corriente”, la tarea será generada para el usuario de registro del documento o para cualquier usuario del mismo área (si la opción de emitir por el área está marcada).
Si la tabla de temporalidad no tiene configuradas las etapas “Corriente” ni “Intermedia”, la tarea será generada para el responsable por el archivado definido en la pestaña Destinación final.
Cuándo
Cuando se registra en SoftExpert Documento un documento cuya categoría tenga el control “Archivo físico” habilitado y una tabla de temporalidad con la pestaña “Destinación final” configurada como primera etapa de archivado.
Esta tarea solo será generada si la opción “Al registrar el documento, enviarlo automáticamente a la tarea de archivado” no está marcada.
Cuando vence el plazo de retención de la etapa anterior (Corriente/Intermedia).
Finalidad
Emitir una guía, registrando el envío/cambio del documento para su destinación final.
Emisión de guía de destinación final
Quién la recibe
Si la tabla de temporalidad asociada al control “Archivo físico” de la categoría tiene la etapa “Intermedia” configurada, la tarea será generada para el responsable por el archivado definido para esta etapa.
Si no hay etapa “Intermedia”, pero hay etapa “Corriente”, la tarea será generada para el usuario de registro del documento o para cualquier usuario del mismo área (si la opción de emitir por el área está marcada).
Si no hay etapas “Corriente” ni “Intermedia”, la tarea será generada para el responsable por el archivado definido en la pestaña Grabación en soporte.
Cuándo
Cuando se registra en SoftExpert Documento un documento cuya categoría tenga el control “Archivo físico” habilitado y una tabla de temporalidad con la pestaña “Grabación en soporte” configurada como primera etapa de archivado.
Esta tarea solo será generada si la opción “Al registrar el documento, enviarlo automáticamente a la tarea de archivado” no está marcada.
Cuando vence el plazo de retención de la etapa anterior (Corriente/Intermedia).
Finalidad
Emitir una guía, registrando el envío/cambio del documento para el registro de su grabación en soporte.
Emisión de guía de grabación en soporte
Quién la recibe
Si la tabla de temporalidad asociada al control “Archivo físico” de la categoría del documento tiene la etapa “Corriente” configurada, la tarea será generada para el usuario de registro del documento o para cualquier usuario del mismo área (si la opción de emitir por el área está marcada).
En caso contrario (cuando la etapa Intermedia sea la primera etapa de archivado), la tarea será generada para el responsable por el archivado definido para la etapa Intermedia.
Cuándo
Cuando se registra en SoftExpert Documento un documento cuya categoría tenga el control “Archivo físico” habilitado y una tabla de temporalidad con la etapa Intermedia configurada como primera etapa de archivado.
Esta tarea solo será generada si la opción “Al registrar el documento, enviarlo automáticamente a la tarea de archivado” no está marcada.
Cuando vence el plazo de retención del documento en la etapa Corriente.
Finalidad
Emitir una guía, registrando el envío/cambio del documento para archivado en la etapa Intermedia.
Emisión de guía intermedia
Quién la recibe
Usuario que está emitiendo la solicitud.
Cuándo
Cuando una solicitud de consulta de contenido no es enviada para aprobación.
Finalidad
Alertar al usuario de la existencia de una solicitud de consulta de contenido que debe ser enviada para aprobación.
Emisión de solicitud de consulta
Quién la recibe
Usuario que está emitiendo la solicitud.
Cuándo
Cuando una solicitud de copia de archivo físico no es enviada para aprobación.
Finalidad
Alertar al usuario de la existencia de una solicitud de copia de archivo físico que debe ser enviada para aprobación.
Emisión de solicitud de copia
Quién la recibe
Usuario que está emitiendo la solicitud.
Cuándo
Cuando una solicitud de préstamo de archivo físico no es enviada para aprovação.
Finalidad
Alertar al usuario de la existência de una solicitud de préstamo de archivo físico que debe ser enviada para aprobación.
Emisión de solicitud de préstamo
Quién la recibe
Responsables por la destinación final, definidos en la tabla de temporalidad asociada a la categoría del documento que será enviado a un archivo externo.
Cuándo
Cuando se aprueba la recepción de la guía de destinación final. Si la opción “Al registrar el documento, enviarlo automáticamente a la tarea de archivado” está marcada y el documento está siendo enviado a su primera etapa de archivado, la tarea será generada sin necesidad de emitir y recibir guía de transferencia.
Finalidad
Mantener el documento en guarda permanente, enviándolo a un archivo localizado fuera de la organización, para que continúe disponible para fines de consulta o recopilación de información.
Enviar a archivo externo
Quién la recibe
Responsables por la destinación final, definidos en la tabla de temporalidad asociada a la categoría del documento que será eliminado.
Cuándo
Cuando se aprueba la recepción de la guía de destinación final. Si la opción de envío automático a la tarea de archivado está marcada y se trata de la primera etapa, la tarea también será generada sin guía de transferencia.
Finalidad
Eliminar el archivo físico, el archivo electrónico o el registro del documento que no tiene valor secundario para la organización.
Expurgo
Quién la recibe
Responsables por el registro de la grabación en soporte, definidos en la tabla de temporalidad asociada a la categoría del documento que tendrá su grabación en soporte registrada.
Cuándo
Cuando se aprueba la recepción de la guía de grabación en soporte. Si la opción de envío automático a la tarea de archivado está marcada y el documento está siendo enviado a su primera etapa, la tarea será generada sin guía de transferencia.
Finalidad
Mantener un registro de la grabación en soporte de los documentos registrados en SoftExpert Documento.
Grabación en soporte
Quién la recibe
Usuario que emitió la guía de grabación en soporte.
Cuándo
Cuando la recepción de la guía de grabación en soporte es reprobada.
Finalidad
Realizar las correcciones necesarias en la guía antes de enviarla nuevamente para recepción.
Grabación en suporte reprobada
Quién la recibe
Usuario que emitió la guía corriente.
Cuándo
Cuando la recepción de la guía corriente es reprobada.
Finalidad
Realizar las correcciones necesarias en la guía antes de enviarla nuevamente para recepción.
Guía corriente reprobada
Quién la recibe
Usuario que emitió la guía intermedia.
Cuándo
Cuando la recepción de la guía intermedia es reprobada.
Finalidad
Realizar las correcciones necesarias en la guía antes de enviarla nuevamente para recepción.
Guía intermedia reprobada
Quién la recibe
Responsables por el archivado en la etapa Corriente, definidos en la tabla de temporalidad asociada a la categoría del documento.
Cuándo
Cuando se emite una guía corriente.
Finalidad
Verificar si los documentos contenidos en la guía están correctos y confirmar su recepción.
Recepción de guía corriente
Quién la recibe
Responsables por el archivado, definidos en la pestaña “Destinación final” de la tabla de temporalidad asociada a la categoría del documento.
Cuándo
Cuando se emite una guía de destinación final.
Finalidad
Verificar si los documentos contenidos en la guía están correctos y confirmar su recepción.
Recepción de guía de destinación final
Quién la recibe
Responsables por el registro de la grabación en soporte, definidos en la tabla de temporalidad asociada a la categoría del documento.
Cuándo
Cuando se emite una guía de grabación en soporte.
Finalidad
Verificar si los documentos contenidos en la guía deben realmente ser grabados en soporte y confirmar su recepción.
Recepción de guía de grabación en soporte
Quién la recibe
Responsables por el archivado en la etapa Intermedia, definidos en la tabla de temporalidad asociada a la categoría del documento.
Cuándo
Cuando se emite una guía intermedia.
Finalidad
Verificar si los documentos contenidos en la guía están correctos y confirmar su recepción.
Recepción de guía intermedia
Quién la recibe
Responsables por el repositorio al cual pertenecen los documentos prestados. Son usuarios que pertenecen al mismo área en la cual se encuentra el local de almacenamiento del repositorio y que tienen el permiso Archivar concedido en la seguridad del documento.
Cuándo
Cuando un documento prestado es enviado al usuario que lo solicitó.
Finalidad
Acompañar el plazo de devolución del documento y registrar su devolución.
Recolección de original en préstamo
Quién la recibe
Responsables por el repositorio en el cual están archivados los documentos asociados al registro de consulta. Son usuarios que pertenecen al mismo área en la cual se encuentra el local de almacenamiento del repositorio y que tienen licencia de acceso a SoftExpert Archivo Físico.
Cuándo
Cuando una solicitud de consulta de contenido es aprobada, pero la respuesta aún no fue enviada al emisor.
Cuando se finaliza la emisión de un registro de consulta de contenido, pero la respuesta no fue remitida al solicitante.
Finalidad
Permitir que el ejecutor verifique si la respuesta informada está correcta y, si es necesario, haga los ajustes antes de enviarla al solicitante.
Registro de consulta
Quién la recibe
Responsables por el repositorio en el cual están archivados los documentos asociados al registro de copia. Son usuarios que pertenecen al mismo área del local de almacenamiento del repositorio y que tienen licencia de acceso a SoftExpert Archivo Físico.
Cuándo
Cuando una solicitud de copia de archivo físico es aprobada, pero las copias no fueron entregues al emisor.
Cuando se finaliza la emisión de un registro de copia, pero las copias no fueron enviadas al solicitante.
Finalidad
Permitir que el ejecutor verifique si las copias están correctas antes de enviarlas al usuario solicitante.
Registro de copia
Quién la recibe
Responsables por el repositorio en el cual están archivados los documentos asociados al registro de préstamo. Son usuarios que pertenecen al mismo área del local de almacenamiento del repositorio y que tienen licencia de acceso a SoftExpert Archivo Físico.
Cuándo
Cuando una solicitud de préstamo de archivo físico es aprobada, pero los documentos no fueron entregados al emisor.
Cuando se finaliza la emisión de un registro de préstamo, pero los documentos no fueron enviados al solicitante.
Finalidad
Permitir que el ejecutor realice las verificaciones necesarias antes de enviar los documentos al usuario solicitante.
Registro de préstamo
Tarea de acompañamiento
Quién la recibe
Usuario que emitió una solicitud de préstamo de archivo físico.
Usuario que fue asociado como solicitante en un registro de préstamo de archivo físico.
Cuándo
Cuando el aprobador de la solicitud de préstamo entrega los documentos solicitados.
Cuando el ejecutor del registro de préstamo entrega los documentos al solicitante.
Finalidad
Notificar al usuario sobre la entrega de los documentos solicitados y recordarle el plazo de devolución.
Recepción de documento prestado
Conclusión
Estas son las tareas de SoftExpert Archivo Físico. Desaparecen del menú de tareas a medida que son ejecutadas o cerradas.