Pré-requisitos

• Acesso ao menu Solicitação do componente Arquivo Físico.
• Motivos de solicitação cadastrados (consulta, cópia ou empréstimo).
• Documento físico previamente arquivado e disponível para solicitação.

Apresentação

As solicitações de arquivo físico permitem registrar, no sistema, demandas de acesso a documentos armazenados no acervo, garantindo controle, rastreabilidade e padronização do uso dos registros físicos. O SoftExpert Arquivo Físico disponibiliza três tipos de solicitação, cada uma atendendo a uma necessidade específica:

• Consulta de conteúdo: utilizada quando se deseja apenas visualizar ou acessar o conteúdo de um documento físico sem movimentar o original, ou gerar uma cópia.
• Cópia de arquivo físico: gera uma solicitação para que uma reprodução do documento seja criada e disponibilizada ao solicitante, mantendo o original no repositório.
• Empréstimo de arquivo físico: registra a retirada temporária do documento original do seu local de arquivamento, permitindo que ele seja utilizado por um período determinado.

Embora os três serviços tenham finalidades diferentes, o procedimento para registrar a solicitação é essencialmente o mesmo, variando apenas o menu de origem.

Realizar solicitação de arquivo físico

1. Acesse o menu de solicitação desejado:

• Consulta de conteúdo (AR008), ou
• Cópia de arquivo físico (AR009), ou
• Empréstimo de arquivo físico (AR007).

2. Clique em Incluir na barra de ferramentas.

3. Verifique os dados apresentados na tela, como:

• Tipo: apresenta o tipo da solicitação que está sendo emitida.
• Data: apresenta a data na qual se está emitindo a solicitação, sendo possível editá-la. Neste caso, selecione a data da solicitação de consulta.
• Área: apresenta o nome da área à qual pertence o emissor da solicitação, após salvar o registro pela primeira vez.
• Solicitante: apresenta os dados do usuário que está emitindo a solicitação.

4. Preencha os campos necessários:

• Motivo: selecione o motivo da solicitação, selecionando uma das opções previamente cadastradas para o tipo de solicitação escolhida (consulta, cópia, empréstimo).
• Descrição: registre informações importantes sobre a solicitação.
• Pergunta: no caso de uma solicitação de consulta, informe a pergunta/dúvida cuja resposta deverá ser consultada no conteúdo do arquivo físico solicitado.

5. Clique no botão para habilitar os demais recursos.

6. Acesse a aba Documento.

7. Utilize o campo Código de barras para incluir os documentos solicitados. Para isso, informe o identificador ou código de barras do documento desejado e acione o botão "Incluir" ao lado do campo. O código de barras pode ser informado, também, por meio de um leitor de código de barras. Devem ser incluídos apenas documentos que já foram arquivados. Repita o procedimento para incluir quantos documentos forem necessários. O código de barras de um documento é gerado no componente Documento, por meio do relatório "Etiqueta dos documentos". Outra forma de incluir documentos é utilizando o botão da barra de ferramentas lateral.

8. Clique em para concluir a solicitação. Após o salvamento:

• O sistema encaminhará a solicitação à fila de aprovação quando houver fluxo configurado para isso.
• Caso não haja aprovação necessária, o sistema poderá gerar diretamente a tarefa de atendimento, conforme o tipo de solicitação realizada.

Conclusão

A solicitação de consulta, cópia ou empréstimo constitui a etapa inicial do atendimento aos usuários do acervo físico.

Ao registrar a demanda no sistema, o solicitante permite que o Arquivo Físico controle o uso dos documentos, mantenha o histórico das movimentações e garanta a rastreabilidade de todo o processo.

Com a solicitação registrada, o próximo passo consiste na sua aprovação.