Pré-requisitos

Acesso aos menus:

• Configuração > Motivo > Consulta de conteúdo (AR040).
• Configuração > Motivo > Cópia de arquivo físico (AR041).
• Configuração > Motivo > Empréstimo de arquivo físico (AR039).

Apresentação

O motivo de solicitação é um parâmetro de configuração utilizado para padronizar as razões informadas nas solicitações relacionadas ao Arquivo Físico. Esses motivos são selecionados pelos usuários durante o registro de consultas, cópias ou empréstimos de documentos físicos, contribuindo para o controle, a rastreabilidade e a geração de estatísticas sobre o uso do acervo.

No SoftExpert Arquivo Físico, os motivos são configurados em três menus distintos, de acordo com o tipo de serviço prestado:

• Consulta de conteúdo: motivos associados a solicitações em que se deseja apenas o acesso ao conteúdo do documento, sem movimentar o original nem gerar cópia física.
• Cópia de arquivo físico: motivos que justificam a emissão de cópias do documento físico, geralmente vinculados à necessidade de reprodução para uso operacional, auditorias ou atendimento a demandas específicas.
• Empréstimo de arquivo físico: motivos relacionados à retirada temporária do documento original do seu local de arquivamento, para utilização em atividades internas ou externas.

Embora sejam disponibilizados em menus separados, o cadastro segue a mesma lógica para os três tipos de motivo, permitindo aplicar um procedimento único para a sua configuração.

Configurar motivo de solicitação

1. Acesse o menu Configuração > Motivo desejado:

• Consulta de conteúdo (AR040), ou
• Cópia de arquivo físico (AR041), ou
• Empréstimo de arquivo físico (AR039).

2. Clique em Incluir na barra de ferramentas.

3. Informe o identificador do motivo, conforme o padrão adotado pela organização.

4. Informe o nome ou título do motivo, de forma clara e objetiva, de modo que seja facilmente reconhecido no momento da solicitação.

5. Preencha a descrição detalhada do motivo, quando houver campo específico para isso.

6. Salve o registro para concluir o cadastro do motivo.

7. Repita o procedimento nos outros menus de motivo, caso seja necessário disponibilizar justificativas específicas para consulta de conteúdo, cópia de arquivo físico e empréstimo de arquivo físico.

Conclusão

Após a configuração, os motivos de solicitação passam a ser disponibilizados nas telas de registro de consulta de conteúdo, cópia de arquivo físico e empréstimo de arquivo físico, conforme o menu em que foram cadastrados.

Esse cadastro contribui para padronizar as justificativas utilizadas pelos usuários, apoiar a análise estatística da demanda pelos serviços do Arquivo Físico e reforçar a rastreabilidade das movimentações e consultas realizadas sobre os documentos.