Pré-requisitos

• Solicitação registrada pelo usuário solicitante.
• Permissão de aprovação para o repositório em que o documento está arquivado.
• Acesso às tarefas de aprovação no menu Minhas tarefas.

Apresentação

As solicitações de arquivo físico podem exigir aprovação antes de serem atendidas, conforme a configuração da organização.

Ao aprovar ou reprovar a solicitação, o responsável avalia a necessidade apresentada e autoriza ou não a realização do serviço solicitado.

Há três tipos de aprovação, cada uma correspondente ao tipo de solicitação registrada:

• Aprovação de solicitação de consulta: utilizada quando o usuário solicita apenas acesso ao conteúdo de um documento físico. O aprovador deve validar se a consulta é permitida, garantindo a integridade e a confidencialidade do acervo.
• Aprovação de solicitação de cópia: usada quando o usuário solicita uma reprodução do documento físico. O aprovador verifica se a emissão da cópia está autorizada e se o documento pode ser reproduzido, conforme normas da organização.
• Aprovação de solicitação de empréstimo: necessária quando o usuário solicita a retirada temporária do documento original. Cabe ao aprovador avaliar se o empréstimo é adequado, considerando a criticidade, o status do documento e os riscos envolvidos.

Apesar de haver três tipos diferentes de aprovação, o procedimento de análise e decisão é o mesmo para todos.

Aprovar solicitação de arquivo físico

1. Acesse o menu Minhas tarefas e selecione a tarefa correspondente ao tipo de solicitação:

• Aprovação de solicitação de consulta
• Aprovação de solicitação de cópia
• Aprovação de solicitação de empréstimo

2. Selecione a solicitação que será analisada.

3. Clique no botão para abrir a tela de dados.

4. Na aba Geral, analise:

• O motivo informado pelo solicitante.
• As observações registradas.
• A data da solicitação.

5. Na aba Documento, verifique as informações do documento físico:

• Categoria
• Identificador
• Título
• Dados adicionais cadastrados no componente SoftExpert Documento

6. Na aba Aprovação, defina o resultado da análise:

• Selecione “Sim” no campo Aprovar para autorizar a solicitação.
• Selecione “Não” para reprovar a solicitação. Nesse caso, registre uma resposta, cujo preenchimento é obrigatório.

7. Salve o registro. Após salvar:

• Se aprovada, o sistema gerará automaticamente a tarefa de atendimento correspondente ao tipo de solicitação (consulta, cópia ou empréstimo).
• Se reprovada, será gerada a tarefa de solicitação reprovada para conhecimento do solicitante.

Conclusão

A aprovação de solicitações constitui uma etapa de controle essencial para garantir que o acesso aos documentos físicos ocorra de forma adequada e conforme as regras da organização.

Por meio dessa validação, o sistema assegura que apenas solicitações justificadas avancem para execução, preservando a integridade, a segurança e a rastreabilidade do acervo.

A aprovação é o mesmo que o atendimento da solicitação — emissão da cópia, disponibilização do conteúdo ou retirada do documento físico, de acordo com o tipo de solicitação aprovada.

Se a solicitação for de empréstimo, o próximo passo é acompanhar o prazo de devolução do documento e registrar sua devolução.