Prerequisitos

• Solicitud registrada por el usuario solicitante.
• Permiso de aprobación para el repositorio en el que el documento está archivado.
• Acceso a las tareas de aprobación en el menú Mis tareas.

Presentación

Las solicitudes de archivo físico pueden requerir aprobación antes de ser atendidas, según la configuración de la organización.

Al aprobar o rechazar la solicitud, el responsable evalúa la necesidad presentada y autoriza o no la realización del servicio solicitado.

Existen tres tipos de aprobación, cada una correspondiente al tipo de solicitud registrada:

• Aprobación de solicitud de consulta: utilizada cuando el usuario solicita únicamente acceso al contenido de un documento físico. El aprobador debe validar si la consulta está permitida, garantizando la integridad y la confidencialidad del acervo.
• Aprobación de solicitud de copia: usada cuando el usuario solicita una reproducción del documento físico. El aprobador verifica si la emisión de la copia está autorizada y si el documento puede ser reproducido conforme a las normas de la organización.
• Aprobación de solicitud de préstamo: necesaria cuando el usuario solicita la retirada temporal del documento original. El aprobador evalúa si el préstamo es adecuado, considerando la criticidad, el estado del documento y los riesgos involucrados.

A pesar de haber tres tipos diferentes de aprobación, el procedimiento de análisis y decisión es el mismo para todos.

Aprovar solicitação de arquivo físico

1. Acceda al menú Mis tareas y seleccione la tarea correspondiente al tipo de solicitud:

• Aprobación de solicitud de consulta
• Aprobación de solicitud de copia
• Aprobación de solicitud de préstamo

2. Seleccione la solicitud que será analizada.

3. Haga clic en el botón para abrir la pantalla de datos.

4. En la pestaña General, analice:

• El motivo informado por el solicitante.
• Las observaciones registradas.
• La fecha de la solicitud.

5. En la pestaña Documento, verifique la información del documento físico:

• Categoría
• Identificador
• Título
• Datos adicionales registrados en el componente SoftExpert Documento

6. En la pestaña Aprobación, defina el resultado del análisis:

• Seleccione “Sí” en el campo Aprobar para autorizar la solicitud.
• Seleccione “No” para rechazar la solicitud. En este caso, registre una respuesta; este campo es obligatorio.

7. Guarde el registro. Después de guardar:

• Si está aprobada, el sistema generará automáticamente la tarea de atención correspondiente al tipo de solicitud (consulta, copia o préstamo).
• Si está rechazada, se generará la tarea de solicitud rechazada para conocimiento del solicitante.

Conclusión

La aprobación de solicitudes constituye una etapa esencial de control para garantizar que el acceso a los documentos físicos se realice de forma adecuada y conforme a las reglas de la organización.

Por medio de esta validación, el sistema asegura que solo las solicitudes justificadas avancen hacia la ejecución, preservando la integridad, la seguridad y la trazabilidad del acervo.

La aprobación equivale a la atención de la solicitud — emisión de la copia, disponibilidad del contenido o retirada del documento físico, según el tipo de solicitud aprobada.

Si la solicitud es de préstamo, el siguiente paso es acompañar el plazo de devolución del documento y registrar su retorno.