Pré-requisitos

• Documento físico emprestado ao usuário.
• Tarefa Recolhimento de original em empréstimo gerada em Minhas tarefas.
• Solicitação de empréstimo previamente emitida e recebida.

Apresentação

O recolhimento de arquivo físico é a operação que registra a devolução do documento original após a finalização de um empréstimo. Esse procedimento encerra o ciclo do documento fora do repositório e restabelece sua disponibilidade no acervo.

Quando a tarefa de Recolhimento de original em empréstimo é gerada, significa que o prazo definido na tabela de temporalidade ou no processo de empréstimo chegou ao fim, e o documento deve retornar ao repositório responsável.

O registro desse retorno é essencial para manter a rastreabilidade, garantir o controle de movimentações e assegurar que o documento esteja novamente apto a receber novas solicitações ou seguir no fluxo de arquivamento físico.

Realizar recolhimento de arquivo físico

1. Acesse o menu Minhas tarefas e selecione a tarefa Recolhimento de original em empréstimo.

2. Selecione, na lista de registros pendentes, o documento cujo recolhimento será registrado.

3. Clique no botão da barra de ferramentas.

4. O campo Data será preenchido pelo sistema com a data na qual se está registrando a devolução, sendo possível editá-la. Neste caso, informe a data na qual a devolução foi realizada.

5. Na aba Observações, utilize o campo disponível para registrar informações importantes sobre a devolução do documento.

6. Na aba Documentos, são apresentados os documentos cuja devolução está sendo registrada. Para associar outros documentos que estão sendo recolhidos, utilize o campo Código de barras. Utilize os botões da barra de ferramentas lateral para visualizar os dados, desassociar e visualizar o arquivo eletrônico do documento selecionado.

7. Salve o registro para concluir o recolhimento. Após salvar:

• O sistema registra que o documento retornou ao repositório.
• O documento volta a estar disponível para novas solicitações ou para prosseguir no fluxo de arquivamento, se aplicável.
• O documento não será mais apresentado na tarefa de acompanhamento Recebimento de documento emprestado.

Conclusão

O recolhimento do arquivo físico formaliza o retorno do documento após o empréstimo, garantindo sua reintegração ao acervo e restabelecendo sua disponibilidade para uso.

Essa operação assegura o controle do ciclo de movimentações, mantendo a rastreabilidade e a conformidade na gestão documental.

Quando o recolhimento é concluído, o fluxo do documento é encerrado no contexto do empréstimo, permitindo que ele seja novamente solicitado ou direcionado às demais etapas de arquivamento previstas na tabela de temporalidade.