Prerequisitos

• Documento físico prestado al usuario.
• Tarea Recolección de original en préstamo generada en Mis tareas.
• Solicitud de préstamo previamente emitida y recibida.

Presentación

La recolección de archivo físico es la operación que registra la devolución del documento original después de la finalización de un préstamo. Este procedimiento cierra el ciclo del documento fuera del repositorio y restablece su disponibilidad en el acervo.

Cuando se genera la tarea Recolección de original en préstamo, significa que el plazo definido en la tabla de temporalidad o en el proceso de préstamo ha finalizado, y el documento debe regresar al repositorio responsable.

El registro de este retorno es esencial para mantener la trazabilidad, garantizar el control de movimientos y asegurar que el documento esté nuevamente apto para recibir nuevas solicitudes o continuar en el flujo de archivado físico.

Realizar recolección de archivo físico

1. Acceda al menú Mis tareas y seleccione la tarea Recolección de original en préstamo.

2. Seleccione, en la lista de registros pendientes, el documento cuyo retorno será registrado.

3. Haga clic en el botón de la barra de herramientas.

4. El campo Fecha será completado por el sistema con la fecha en que se está registrando la devolución, pudiendo ser editada.

En este caso, informe la fecha en la cual se realizó la devolución.

5. En la pestaña Observaciones, utilice el campo disponible para registrar informaciones importantes sobre la devolución del documento.

6. En la pestaña Documentos, se presentan los documentos cuya devolución está siendo registrada. Para asociar otros documentos que están siendo recolectados, utilice el campo Código de barras. Utilice los botones de la barra de herramientas lateral para:

• visualizar los datos,
• desasociar,
• visualizar el archivo electrónico del documento seleccionado.

7. Guarde el registro para concluir la recolección. Después de guardar:

• El sistema registra que el documento regresó al repositorio.
• El documento vuelve a estar disponible para nuevas solicitudes o para continuar el flujo de archivado, si corresponde.
• El documento ya no será presentado en la tarea de seguimiento Recepción de documento prestado.

Conclusión

La recolección del archivo físico formaliza el retorno del documento después del préstamo, garantizando su reintegración al acervo y restableciendo su disponibilidad para uso.

Esta operación asegura el control del ciclo de movimientos, manteniendo la trazabilidad y la conformidad en la gestión documental.

Cuando la recolección es concluida, el flujo del documento se cierra en el contexto del préstamo, permitiendo que pueda ser nuevamente solicitado o dirigido a las demás etapas de archivado previstas en la tabla de temporalidad.