Prerrequisitos

Acceso a los menús:

• Configuración > Motivo > Consulta de contenido (AR040) .
• Configuración > Motivo > Copia de archivo físico (AR041) .
• Configuración > Motivo > Préstamo de expediente físico (AR039) .

Presentación

El motivo de la solicitud es un parámetro de configuración que se utiliza para estandarizar los motivos de las solicitudes relacionadas con el Archivo Físico. Estos motivos son seleccionados por los usuarios al registrar consultas, copias o préstamos de documentos físicos, lo que contribuye al control, la trazabilidad y la generación de estadísticas sobre el uso de la colección.

En SoftExpert Archivo Físico, los motivos se configuran en tres menús distintos, de acuerdo con el tipo de servicio prestado:

• Consulta de contenido : motivos asociados a solicitudes donde sólo se desea acceder al contenido del documento, sin mover el original ni generar una copia física.
• Copia física del archivo : razones que justifican la emisión de copias del documento físico, generalmente vinculadas a la necesidad de reproducción para uso operativo, auditorías o para satisfacer demandas específicas.
• Préstamo de archivos físicos : motivos relacionados con el retiro temporal del documento original de su lugar de archivo, para su uso en actividades internas o externas.

Aunque están disponibles en menús separados, el registro sigue la misma lógica para los tres tipos de motivos, permitiendo aplicar un único procedimiento para su configuración.

Configurar el motivo de la solicitud

1. Acceda al menú Configuración > Motivo deseado:

• Consulta de contenido (AR040) , o
• Copia del expediente físico (AR041) , o
• Préstamo de expediente físico (AR039) .

2. Haga clic en Agregar en la barra de herramientas.

3. Proporcionar el identificador del motivo, de acuerdo al estándar adoptado por la organización.

4. Expresar el nombre o título del motivo en forma clara y concisa, de modo que sea fácilmente reconocido al momento de la solicitud.

5. Complete la descripción detallada del motivo, cuando exista un campo específico para ello.

6. Guarde el registro para completar el registro del motivo.

7. Repita el procedimiento en los demás menús de motivos si es necesario proporcionar justificaciones específicas para consulta de contenido, copia de archivo físico y préstamo de archivo físico.

Conclusión

Luego de la configuración, los motivos de solicitud estarán disponibles en las pantallas de consulta de contenido, copia de archivo físico y registro de préstamo de archivo físico, según el menú en el que fueron registrados.

Este registro ayuda a estandarizar las justificaciones utilizadas por los usuarios, apoyar el análisis estadístico de la demanda de los servicios del Archivo Físico y reforzar la trazabilidad de los movimientos y consultas realizadas sobre los documentos.