Pré-requisitos

• Acceso al menú Solicitud del componente Archivo Físico.
• Motivos de solicitud registrados (consulta, copia o préstamo).
• Documento físico previamente archivado y disponible para solicitud.

Presentación

Las solicitudes de archivo físico permiten registrar en el sistema las demandas de acceso a documentos almacenados en el acervo, garantizando control, trazabilidad y estandarización en el uso de los registros físicos.

SoftExpert Archivo Físico ofrece tres tipos de solicitud, cada una dirigida a una necesidad específica:

• Consulta de contenido: se utiliza cuando solo se desea visualizar o acceder al contenido de un documento físico sin mover el original, o generar una copia.
• Copia de archivo físico: genera una solicitud para que se cree una reproducción del documento y se ponga a disposición del solicitante, manteniendo el original en el repositorio.
• Préstamo de archivo físico: registra la retirada temporal del documento original de su lugar de archivo, permitiendo su uso por un periodo determinado.

Aunque los tres servicios tienen finalidades diferentes, el procedimiento para registrar la solicitud es esencialmente el mismo, variando únicamente el menú de origen.

Realizar solicitud de archivo físico

1. Acceda al menú de solicitud deseado:

• Consulta de contenido (AR008), o
• Copia de archivo físico (AR009), o
• Préstamo de archivo físico (AR007).

2. Haga clic en Modificar en la barra de herramientas.

3. Verifique los datos presentados en la pantalla, tales como:

• Tipo: presenta el tipo de solicitud que se está emitiendo.
• Fecha: presenta la fecha en la cual se está emitiendo la solicitud, pudiendo ser editada. En este caso, seleccione la fecha de la solicitud de consulta.
• Área: presenta el nombre del área a la cual pertenece el emisor de la solicitud, después de guardar el registro por primera vez.
• Solicitante: presenta los datos del usuario que está emitiendo la solicitud.

4. Complete los campos necesarios:

• Motivo: seleccione el motivo de la solicitud, eligiendo una de las opciones registradas previamente para el tipo de solicitud (consulta, copia, préstamo).
• Descripción: registre informaciones importantes sobre la solicitud.
• Pregunta: en el caso de una solicitud de consulta, informe la pregunta o duda cuya respuesta deberá ser buscada en el contenido del archivo físico solicitado.

5. Haga clic en el botón para habilitar los demás recursos.

6. Acceda a la pestaña Documento.

7. Utilice el campo Código de barras para incluir los documentos solicitados. Para ello, informe el identificador o código de barras del documento deseado y accione el botón “Modificar” al lado del campo.

• El código de barras también puede ser informado por medio de un lector. El código de barras de un documento se genera en el componente Documento, por medio del informe “Etiqueta de los documentos”.
• Deben incluirse únicamente documentos ya archivados.
• Repita el procedimiento para incluir tantos documentos como sean necesarios.
• Otra forma de incluir documentos es utilizando el botón de la barra de herramientas lateral.

8. Haga clic en para concluir la solicitud. Después de guardar:

• El sistema enviará la solicitud a la cola de aprobación cuando exista un flujo configurado para ello.
• Si no se requiere aprobación, el sistema podrá generar directamente la tarea de atención, según el tipo de solicitud realizada.

Conclusión

La solicitud de consulta, copia o préstamo constituye la etapa inicial del servicio a los usuarios del acervo físico.

Al registrar la demanda en el sistema, el solicitante permite que Archivo Físico controle el uso de los documentos, mantenga el historial de movimientos y garantice la trazabilidad de todo el proceso.

Con la solicitud registrada, el siguiente paso consiste en su aprobación.