Configurar copia impresa en la categoría
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Prerrequisitos
- Acceso al menú Configuración > Documento > Categoría (DC043).
- Categoría con los datos generales configurados.
Introducción
La distribución de copias es una forma de organizar la entrega de documentos físicos a los destinatarios. En la configuración de la distribución, es posible definir que ocurra manual o automáticamente.
En el caso del ejemplo creado para este artículo, la distribución de copias será en formato impreso y automático. El documento distribuido será usado para instruir un proceso de trabajo y será entregado a los empleados sin acceso a internet.
Configurar copia impresa en la categoría
1. Acceda al menú Configuración > Documento > Categoría (DC043).
2. Seleccione la categoría deseada y haga clic en el botón 
.
3. En la pestaña Control, habilite la sección Copia impresa.
La distribución de copias quedará disponible para habilitación solamente si el control Revisión está habilitado en la categoría. Este parámetro debe ser marcado cuando haya la necesidad de definir las configuraciones relacionadas con la distribución de copias impresas de los documentos de la categoría.
4. Elija quién será el responsable de distribuir las copias impresas del documento:
- Control de documento: usuarios con el permiso Distribuir copias habilitado para el documento que tendrá sus copias distribuidas.
- Grupo responsable del puesto: miembros del grupo responsable del puesto de copias.
- Grupo específico: miembros de un determinado grupo. En el campo que será habilitado, seleccione el grupo deseado o agregue uno nuevo.
5. En Enviar copias después, seleccione si las copias impresas se enviarán después de la aprobación u homologación de las revisiones del documento.
6. En Modo sustitución copias obsoletas, seleccione cómo se sustituirán las copias físicas obsoletas (de revisiones anteriores):
- Manual: en cuanto se libere una nueva revisión, el sistema generará la tarea Cancelación de copias obsoletas para los usuarios responsables de la distribución de las copias impresas de los documentos.
- Automático: en el momento en que una revisión sea homologada (finalizada), todas las copias impresas de las revisiones anteriores serán canceladas.
- Sustitución: las copias impresas de las revisiones anteriores a la revisión vigente serán canceladas a medida que las nuevas copias de los documentos sean distribuidas.
7. A continuación, introduzca los plazos relacionados con la distribución de las copias impresas:
- Plazo de envío de copias controladas: informe el plazo máximo a cumplir para que las copias controladas de los documentos sean enviadas.
- Plazo de confirmación de recepción: informe el plazo máximo a cumplir para que se realice la confirmación de recepción de las copias impresas de los documentos.
- Plazo de recolección de copias obsoletas: informe el plazo máximo para la recolección de las copias obsoletas de los documentos.
8. Para finalizar, haga clic en Guardar en la barra de herramientas de la categoría.
Conclusión
Después de guardar, la categoría estará lista para ser utilizada en la creación de un documento que debe pasar por la distribución de copias. Es necesario asociar el puesto de copias configurado en el paso anterior del flujo con el documento creado a partir de esta categoría. Vea cómo asociar el puesto de copias en el documento.