Pré-requisitos

• Acesso ao menu Configuração > Documento > Categoria (DC043).
• Categoria com os dados gerais configurados.

Apresentação

A distribuição de cópias é uma forma de organizar a entrega de documentos físicos para os destinatários. Na configuração da distribuição, é possível definir que ela aconteça manual ou automaticamente.

No caso do exemplo criado para este artigo, a distribuição de cópias será no formato impresso e automático. O documento distribuído será usado para instruir um processo de trabalho e será entregue para os colaboradores sem acesso à internet.

Configurar cópia impressa na categoria

1. Acesse o menu Configuração > Documento > Categoria (DC043).

2. Selecione a categoria desejada e clique no botão .

3. Na aba Controle, habilite a seção Cópia impressa.

4. Escolha quem será o responsável pela distribuição das cópias impressas do documento:

• Controle documento: usuários com a permissão Distribuir cópias habilitada para o documento que terá suas cópias distribuídas.
• Equipe responsável do posto: membros da equipe responsável pelo posto de cópias.
• Equipe específica: membros de uma determinada equipe. No campo que será habilitado, selecione a equipe desejada ou inclua uma nova.

5. Em Enviar cópias após, selecione se as cópias impressas serão enviadas após a aprovação ou homologação das revisões dos documentos.

6. Em Modo substituição cópias obsoletas, defina como as cópias físicas obsoletas (de revisões passadas) serão substituídas:

• Manual: assim que uma nova revisão for liberada, o sistema gerará a tarefa Cancelamento de cópias obsoletas para os usuários responsáveis pela distribuição das cópias impressas dos documentos.
• Automático: no momento em que uma revisão for homologada (encerrada), todas as cópias impressas das revisões anteriores serão canceladas.
• Substituição: as cópias impressas das revisões anteriores à revisão vigente serão canceladas à medida que as novas cópias dos documentos forem distribuídas.

7. Então, informe os prazos relacionados à distribuição das cópias impressas:

• Prazo de envio de cópias controladas: informe o prazo máximo a ser cumprido para que as cópias controladas dos documentos sejam enviadas.
• Prazo de confirmação de recebimento: informe o prazo máximo a ser cumprido para que a confirmação do recebimento das cópias impressas dos documentos seja feita.
• Prazo de recolhimento de cópias obsoletas: informe o prazo máximo para o recolhimento das cópias obsoletas dos documentos.

8. Para finalizar, clique em Salvar na barra de ferramentas da categoria.

Conclusão

Após salvar, a categoria estará pronta para ser usada na criação de um documento que deve passar pela distribuição de cópias. No mesmo documento que for criado com esta categoria, deve-se associar o posto de cópias configurado na etapa anterior do fluxo. Veja como associar o posto de cópias no documento.