¿Cómo utilizar docvariables?
Introducción
Los metadatos son información que describe y contextualiza un dato, facilitando su organización, identificación y reutilización. En el contexto de SoftExpert Documento, los metadatos representan información estructurada asociada a los documentos, como identificador, título, categoría, revisión, autor, fechas y otros datos relevantes para la gestión documental.
Un ejemplo práctico es un documento de procedimiento: además del contenido en sí, el sistema almacena los metadatos que indican su categoría, versión vigente, responsable, fecha de homologación y validez. Esta información permite identificar rápidamente el documento correcto, entender su contexto y mantener la trazabilidad a lo largo de su ciclo de vida.
SoftExpert Documento hace posible la exportación de esos metadatos a los archivos electrónicos, permitiendo que se utilicen directamente en el contenido del documento por medio del recurso llamado docvariables.
Las docvariables permiten insertar en el archivo electrónico (como un documento Word) referencias a los metadatos del documento. Por ejemplo, al insertar una docvariable correspondiente al título del documento, el sistema completará automáticamente ese campo en el archivo. Siempre que se cree una nueva revisión o se modifique algún dato del documento, el contenido se actualizará automáticamente, garantizando la consistencia entre el archivo y la información registrada en el sistema.
En estos artículos, están centralizadas todas las operaciones necesarias para usar docvariables en SoftExpert Documento:
- Configurar exportación de metadatos
- Utilizar docvariables en archivos electrónicos
- Insertar docvariable – MS Excel
- Insertar docvariable – LibreOffice
- Insertar docvariable – MS Word
- Monitorear el llenado de metadatos
- Actualizar metadatos manualmente
- La funcionalidad de docvariables no existe en Word Online. Es posible utilizar docvariables de la manera descrita solamente en Word Desktop. En Word Online, es posible utilizar el llenado de metadatos con delimitadores, disponible a partir de la versión 2.2.1 en el sistema. Haga clic aquí y consulte la documentación de release notes de la 2.2.1 para más detalles.
- Las docvariables son compatibles únicamente con los visualizadores DocView (para archivos .doc y .docx), ExcelView (para archivos .xls y .xlsx) y LibreOffice (para archivos .odt). Vea más información en el artículo "Usar docvariables en archivos electrónicos", mencionado anteriormente.
- La configuración de exportación de metadatos sustituye el antiguo procedimiento de configuración del archivo .exp.