Como usar docvariables em arquivos eletrônicos
A funcionalidade de docvariables não existe no Word Online. Só é possível usar docvariables da forma descrita no Word Desktop. No Word Online, é possível utilizar o preenchimento de metadados com delimitadores, disponível a partir da versão 2.2.1 no sistema. Clique aqui e consulte o release notes da 2.2.1 para mais detalhes.
Pré-requisitos
- Acesso ao menu Configuração > Parâmetros gerais (DC035).
- Acesso ao menu Configuração > Exportação de metadados (DC052).
- Exportação de metadados configurada e associada a uma categoria.
- Para realizar as operações do tópico Inserir docvariables no arquivo eletrônico, é importante notar que:
- Se o usuário tiver licença "Gestor", para realizar as configurações, ele deve ter acesso ao menu Documento (DC010).
- Usuários com licença "Apoio" precisam de acesso à execução de revisão.
- Para incluir um documento, é necessário ter o controle "Incluir" permitido na segurança da categoria que o classifica.
- Para editar um documento e seu arquivo eletrônico, é necessário ter o controle "Editar" permitido na segurança do documento.
- Se o documento que será incluído não tiver controle de revisão ou indexação (ou seja, se ele for incluído já homologado), recomenda-se configurar primeiramente a docvariable no arquivo, em seguida, criar o documento e depois associar o arquivo eletrônico.
- Caso o documento tenha controle de revisão ou indexação, é possível realizar o procedimento citado, primeiro criando o documento para então associar o arquivo eletrônico e realizar a inserção de docvariables pelo SoftExpert Suite depois.
Apresentação
Veja a seguir um passo a passo detalhado de como configurar as docvariables para serem apresentadas corretamente no arquivo eletrônico:
Parametrizar visualizadores compatíveis com docvariables
1. Acesse o menu Configuração > Parâmetros gerais (DC035).
2. No painel lateral, clique na opção Aplicativo.
3. Marque os seguintes visualizadores da seção Office:
- DocView: para arquivos .doc e .docx somente.
- ExcelView: para arquivos .xls e .xlsx somente.
- LibreOffice: para arquivos .odt somente.
Verificar o nome do metadado que será utilizado como docvariable
Antes de incluir a docvariable no arquivo eletrônico, é necessário verificar o nome do metadado e se ele está devidamente configurado.
Isso é necessário porque a docvariable e o nome do metadado devem ser iguais.
Para fazer essa verificação, realize os seguintes passos:
1. Acesse o menu Configuração > Exportação de metadados (DC052).
2. Localize a configuração e clique com o botão direito sobre ela.
3. Selecione a opção Abrir dados.
4. Verifique se é apresentado o metadado na listagem da aba Geral. Por meio das colunas, é possível identificar o nome do metadado, seu tipo, o item ao qual ele se refere e seu formato, caso haja. Por exemplo: se o registro listado for “DOC - Propriedade do objeto - Identificador”, pode-se entender que o metadado DOC se refere ao identificador do documento.
5. Se o metadado desejado não estiver na configuração de exportação que será utilizada, inclua um novo metadado ou configure uma nova exportação de metadados. Para isso, utilize o artigo Configurar exportação de metadados.
Associar exportação de metadados na categoria
1. Acesse o menu Configuração > Documento > Categoria (DC043).
2. Abra os dados da categoria em que deseja associar a exportação de metadados.
3. Na seção Geral da aba Arquivo eletrônico, certifique-se de que a exportação de metadados está devidamente associada.
Inserir docvariables no arquivo eletrônico
1. Acesse a tela de dados do documento com a exportação de metadados associada à categoria.
2. Clique na aba Arquivo eletrônico.
3. Inclua os arquivos eletrônicos em que as docvariables serão inseridas.
4. Localize e selecione o arquivo eletrônico desejado.
5. Em seguida, clique no botão Editar arquivo eletrônico em Mais opções. Neste momento, o arquivo eletrônico será aberto pelo visualizador configurado na aba Aplicativo dos parâmetros gerais, conforme sua extensão. A forma como a tela será aberta depende de esse ser o primeiro acesso ao arquivo eletrônico ou não.
6. Escolha um local e insira as docvariables configuradas na exportação de metadados, conforme o nome definido para representá-las.
A edição do arquivo eletrônico pode ser realizada pelos seguintes menus:
| Central de tarefas > Documento > Revisão de documento |
Desde que o documento tenha o controle de revisão configurado. Se o processo de revisão for:
|
| Execução > Revisão (DC016) | |
| Central de tarefas > Workflow > Execução de atividade | Apenas se o processo de revisão do documento for por workflow. Esta operação deverá ser realizada durante a execução de uma atividade cuja situação tenha o controle Editar arquivo eletrônico habilitado. É possível realizá-la por meio da opção Documento da revisão da tela de dados da atividade. |
| Central de tarefas > Documento > Indexação de documento | Desde que o documento tenha o controle de indexação configurado. É possível realizá-la por meio do botão Editar arquivo eletrônico da barra de ferramentas principal ou pela tela de dados do documento, na aba Arquivo eletrônico. |
| Cadastro > Documento (DC003) | Desde que o documento não tenha controle de revisão. É possível realizá-la por meio do botão Editar arquivo eletrônico da barra de ferramentas principal ou pela tela de dados do documento, na aba Arquivo eletrônico. |
- O passo a passo aborda a inserção das docvariables pelo SoftExpert Suite, ou seja, primeiro o arquivo eletrônico é associado a um documento e depois é editado para as docvariables serem inseridas.
- Para obter uma descrição detalhada de como inserir as docvariables em arquivos antes de associá-los ao documento, consulte os artigos Inserir docvariable em MSWord, Inserir docvariable em MSExcel ou Inserir docvariable em LibreOffice.
- Se a integração pelo Google Drive ou pelo One Drive estiver habilitada, o recurso de docvariable não funcionará corretamente.
- A docvariable deve ser o nome do metadado configurado e associado à categoria do documento.
Visualize o arquivo eletrônico com as docvariables
Se as docvariables foram inseridas no arquivo eletrônico por meio do SoftExpert Suite após ele ter sido associado ao documento, será possível visualizar os valores no momento da inclusão das docvariables.
Se as docvariables foram inseridas no arquivo eletrônico antes de ele ser associado ao documento, é possível visualizar se elas foram preenchidas corretamente por meio do botão Visualizar arquivo eletrônico, presente em diversos menus do SoftExpert Documento, e na aba Arquivo eletrônico da tela de dados do documento.
Conclusão
Pronto! Após seguir todos os passos abordados, as docvariables estarão inseridas nos arquivos eletrônicos desejados e prontas para serem preenchidas. Enquanto isso, será possível acompanhar o preenchimento delas.