Usar docvariables em arquivos eletrônicos
Pré-requisitos
- Acesso ao menu Configuração > Parâmetros gerais (DC035).
- Acesso ao menu Configuração > Exportação de metadados (DC052).
- Exportação de metadados configurada e associada em uma categoria.
Para realizar as operações descritas no tópico Associe o arquivo eletrônico no documento desejado e insira as docvariables abaixo, deste artigo, note que:
- Se o usuário tiver licença "Gestor", para realizar as configurações, ele deve ter acesso ao menu Cadastro > Documento (DC003).
- Caso seu usuário tenha licença "Apoio", será necessário ter acesso ao menu Execução > Revisão (DC016).
- Para incluir um documento, seu usuário deve ter o controle "Incluir" permitido na segurança da categoria que o classifica.
- Para editar um documento e seu arquivo eletrônico, seu usuário deve ter o controle "Editar" permitido na segurança do documento.
- Se o documento que será incluído não tiver controle de revisão ou indexação (ou seja, se ele for incluído já homologado), recomenda-se configurar primeiramente a docvariable no arquivo, em seguida, criar o documento e depois associar o arquivo eletrônico.
- Caso o documento tiver controle de revisão ou indexação, pode-se realizar o procedimento citado, criando o documento primeiro para então associar o arquivo eletrônico e realizar a inserção de docvariables pelo SoftExpert Suite depois.
Apresentação
Veja a seguir um passo a passo detalhado de como configurar as docvariables para que sejam apresentadas corretamente no arquivo eletrônico:
Usar docvariables em arquivos eletrônicos
Parametrize os visualizadores compatíveis com o recurso de docvariable
1. Acesse o menu Configuração > Parâmetros gerais (DC035).
2. No painel lateral, clique na opção Aplicativo.
3. Nas opções que serão apresentadas, marque os seguintes visualizadores, da seção Office:
- DocView: para arquivos .doc e .docx somente.
- ExcelView: para arquivos .xls e .xlsx somente.
- LibreOffice: para arquivos .odt somente.
Verifique o nome do metadado que será utilizado como docvariable
Antes de incluir a docvariable no arquivo desejado, é necessário verificar se o metadado está devidamente configurado no sistema e qual seu nome.
Para que este recurso seja aplicado corretamente, a docvariable e o nome do metadado devem ser iguais.
Para fazer essa verificação, realize os seguintes passos:
1. Acesse o menu Configuração > Exportação de metadados (DC052).
2. Na lista de registros, é apresentada a configuração de exportação de metadados "Default metadata" (já pré-configurada pelo sistema), além das demais configurações de metadados existentes. Para verificar se o metadado desejado está contido em uma configuração, selecione a configuração desejada na lista de registros.
3. Clique no botão 
da barra de ferramentas.
4. Verifique se na listagem da aba Geral é apresentado o metadado que você deseja. Por meio das colunas é possível identificar o nome do metadado, seu tipo, o item ao qual ele se refere e seu formato, caso houver. Por exemplo: se o registro listado for: DOC | Propriedade do objeto | Identificador |: pode-se entender que o metadado DOC se refere ao identificador do documento.
5. Se o metadado desejado não estiver contido na configuração de exportação que será utilizada, inclua um novo metadado ou configure uma nova exportação de metadados. Para isso, siga o artigo Configurar exportação de metadados conforme necessário.
Associe o arquivo eletrônico no documento desejado e insira as docvariables
O passo a passo a seguir aborda a inserção das docvariables pelo SoftExpert Suite, ou seja, primeiro o arquivo eletrônico é associado à um documento e depois é editado para as docvariables serem inseridas.
Para obter uma descrição detalhada de como inserir as docvariables em arquivos antes de associá-los ao documento, consulte os artigos Inserir docvariable em MSWord, Inserir docvariable em MSExcel ou Inserir docvariable em LibreOffice.
1. Crie um documento com a categoria que tem a configuração de exportação de metadados associada. Se tiver dúvida sobre como cadastrar um documento, clique aqui.
2. Após salvar o registro pela primeira vez ou finalizar sua criação pelo assistente, na tela de dados do documento, clique na aba Arquivo eletrônico da barra de ferramentas.
3. Inclua os arquivos eletrônicos em que as docvariables serão inseridas. Se tiver dúvida sobre como inserir os arquivos eletrônicos, consulte os artigos Incluir arquivos eletrônicos simples e múltiplos no documento e Incluir arquivos complexos no documento.
4. Agora, edite o arquivo eletrônico para inserir as docvariables. Para isso, na lista de registros da tela por onde será realizada a edição, localize e selecione o arquivo eletrônico desejado.
5. Em seguida, clique no botão 
da barra de ferramentas. Neste momento, o arquivo eletrônico será aberto pelo visualizador configurado na aba Aplicativo dos parâmetros gerais, conforme sua extensão. A forma como a tela será aberta também irá depender de ser o primeiro acesso ao arquivo eletrônico ou não.
6. Defina o local do arquivo onde a docvariable será inserida e realize sua inserção.
Se a integração pelo Google Drive ou pelo One Drive estiver habilitada, o recurso de docvariable não funcionará corretamente.
A docvariable deve ser o nome do metadado configurado e associado à categoria do documento.
A edição do arquivo eletrônico pode ser realizada pelos seguintes menus:
| Minhas tarefas > Documento > Revisão de documento | Desde que o documento tenha o controle de revisão configurado. Se o processo de revisão for: - Baseado no modelo ISO9000: esta operação deverá ser realizada enquanto o documento se encontrar na etapa Elaboração, pelos responsáveis por esta etapa. Se o parâmetro "Permitir alterações não controladas no consenso/aprovação" estiver marcado, será possível realizar esta operação nas etapas Consenso e Aprovação (caso houver). Se o parâmetro "Permitir alterações não controladas na homologação" estiver marcado, será possível realizar esta operação também, durante a etapa Homologação. É possível realizá-la, utilizando o botão da barra de ferramentas principal, ou acessando a tela de dados do documento, na aba Arquivo eletrônico.- Por workflow: esta operação deverá ser realizada durante a execução de uma atividade cuja situação tenha o controle Editar arquivo eletrônico habilitado. É possível realizá-la por meio da opção Documento da revisão da tela de dados da atividade de revisão. |
| Execução > Revisão (DC016) | |
| Minhas tarefas > Workflow > Execução de atividade | Apenas se o processo de revisão do documento for por workflow. Esta operação deverá ser realizada durante a execução de uma atividade cuja situação tenha o controle Editar arquivo eletrônico habilitado. É possível realizá-la por meio da opção Documento da revisão da tela de dados da atividade. |
| Minhas tarefas > Documento > Indexação de documento | Desde que o documento tenha o controle de indexação configurado. É possível realizá-la, utilizando o botão da barra de ferramentas principal, ou acessando a tela de dados do documento, na aba Arquivo eletrônico. |
| Cadastro > Documento (DC003) | Desde que o documento não tenha controle de revisão. É possível realizá-la, utilizando o botão da barra de ferramentas principal, ou acessando a tela de dados do documento, na aba Arquivo eletrônico. |
Visualize o arquivo eletrônico com as docvariables inseridas
Se as docvariables foram inseridas no arquivo eletrônico por meio do SoftExpert Suite, após ele ter sido associado ao documento, será possível visualizar os valores no momento da própria inclusão das docvariables.
Se as docvariables foram inseridas no arquivo eletrônico antes de ele ser associado ao documento, é possível visualizar se elas foram preenchidas corretamente por meio do botão Visualizar arquivo eletrônico, presente em diversos menus do SoftExpert Documento, e na aba Arquivo eletrônico da tela de dados do documento.
Conclusão
Pronto! Depois de seguir todos os passos abordados, as docvariables estarão inseridas nos arquivos eletrônicos desejados e prontas para serem preenchidas. Enquanto isso, será possível acompanhar o preenchimento delas.