Apresentação

Os metadados são informações que descrevem e contextualizam um dado, facilitando sua organização, identificação e reutilização. No contexto do SoftExpert Documento, os metadados representam informações estruturadas associadas aos documentos, como identificador, título, categoria, revisão, autor, datas e outros dados relevantes para a gestão documental.

Um exemplo prático é um documento de procedimento: além do conteúdo em si, o sistema armazena metadados que indicam sua categoria, versão vigente, responsável, data de homologação e validade. Essas informações permitem identificar rapidamente o documento correto, entender seu contexto e manter a rastreabilidade ao longo de seu ciclo de vida.

O SoftExpert Documento possibilita a exportação desses metadados para os arquivos eletrônicos, permitindo que eles sejam utilizados diretamente no conteúdo do documento por meio do recurso chamado docvariables.

As docvariables permitem inserir no arquivo eletrônico (como um documento Word) referências aos metadados do documento. Por exemplo, ao inserir uma docvariable correspondente ao título do documento, o sistema preencherá automaticamente esse campo no arquivo. Sempre que uma nova revisão for criada ou algum dado do documento for alterado, o conteúdo será atualizado automaticamente, garantindo consistência entre o arquivo e as informações cadastradas no sistema.

Nesses artigos, estão centralizadas todas as operações necessárias para usar docvariables no SoftExpert Documento:

• Configurar exportação de metadados
• Usar docvariables em arquivos eletrônicos
• Inserir docvariable via MSExcel
• Inserir docvariable via LibreOffice
• Inserir docvariable via MSWord
• Acompanhar preenchimento de metadados
• Atualizar metadados manualmente