¿Cómo utilizar docvariables en archivos electrónicos?
La funcionalidad de docvariables no existe en Word Online. Es posible utilizar docvariables de la manera descrita solamente en Word Desktop. En Word Online, es posible utilizar el llenado de metadatos con delimitadores, disponible a partir de la versión 2.2.1 en el sistema. Haga clic aquí y consulte la documentación de release notes de la 2.2.1 para más detalles.
Prerrequisitos
- Acceso al menú Configuración > Parámetros generales (DC035).
- Acceso al menú Configuraciones > Exportación de metadatos (DC052).
- Exportación de metadatos configurada y asociada en una categoría.
- Para realizar las operaciones del tema Insertar docvariables en el archivo electrónico, es importante tener en cuenta que:
- Si el usuario tiene licencia "Gestor", para realizar las configuraciones, debe tener acceso al menú Documento (DC010).
- Usuarios con licencia "Apoyo" necesitan acceso a la ejecución de revisión.
- Para incluir un documento, es necesario tener el control "Incluir" permitido en la seguridad de la categoría que lo clasifica.
- Para editar un documento y su archivo electrónico, es necesario tener el control "Editar" permitido en la seguridad del documento.
- Si el documento a ser incluido no tiene control de revisión o indexación (o sea, si va a ser incluido ya homologado), se recomienda primero configurar la docvariable en el archivo, después crear el documento y luego asociar el archivo electrónico.
- Si el documento tiene control de revisión o indexación, es posible realizar el procedimiento mencionado, primero creando el documento para luego asociar el archivo electrónico e insertar las docvariables por SoftExpert Suite después.
Introducción
A continuación, vea un paso a paso detallado de cómo configurar las docvariables para que se presenten correctamente en el archivo electrónico:
Parametrizar los visualizadores compatibles con docvariables
1. Acceda al menú Configuración > Parámetros generales (DC035).
2. En el panel lateral, haga clic en la opción Aplicación.
3. Marque los siguientes visualizadores de la sección Office:
- DocView: solo para archivos .doc y .docx.
- ExcelView: solo para archivos .xls y .xlsx.
- LibreOffice: solo para archivos .odt.
Verificar el nombre del metadato que será utilizado como docvariable
Antes de incluir la docvariable en el archivo electrónico, es necesario verificar el nombre del metadato y si está debidamente configurado.
Esto es necesario porque la docvariable y el nombre del metadato deben ser iguales.
Para realizar la verificación, ejecute los pasos a continuación:
1. Acceda al menú Configuración > Exportación de metadatos (DC052).
2. Localice la configuración y haga clic con el botón derecho sobre ella.
3. Seleccione la opción Abrir datos.
4. Verifique si se presenta el metadato en la lista de la pestaña General. A través de las columnas, es posible identificar el nombre del metadato, su tipo, el ítem al cual se refiere y su formato, si corresponde. Por ejemplo: si el registro listado es "DOC - Propiedad del objeto - Identificador", se puede entender que el metadato DOC se refiere al identificador del documento.
5. Si el metadato deseado no está en la configuración de exportación que se utilizará, incluya un nuevo metadato o configure una nueva exportación de metadatos. Para eso, utilice el artículo Configurar exportación de metadatos.
Asociar exportación de metadatos en la categoría
1. Acceda al menú Configuración > Documento > Categoría (DC043).
2. Abra los datos de la categoría en que desea asociar la exportación de metadatos.
3. En la sección General de la pestaña Archivo electrónico, asegúrese de que la exportación de metadatos está debidamente asociada.
Insertar docvariables en el archivo electrónico
1. Acceda a la pantalla de datos del documento con la exportación de metadatos asociada a la categoría.
2. Haga clic en la pestaña Archivo electrónico.
3. Incluya los archivos electrónicos donde se insertarán las docvariables.
4. Localice y seleccione el archivo electrónico deseado.
5. A continuación, haga clic en el botón Editar archivo electrónico en Más opciones. En este momento, el archivo electrónico será abierto por el visualizador configurado en la pestaña Aplicación de los parámetros generales, conforme su extensión. La forma en que se abrirá la pantalla depende de si es el primer acceso al archivo electrónico o no.
6. Elija un lugar e ingrese las docvariables configuradas en la exportación de metadatos, según el nombre definido para representarlas.
El archivo electrónico puede editarse utilizando los siguientes menús:
| Central de tareas > Documento > Revisión de documento |
Siempre y cuando el documento tenga configurado el control de revisión. Si el proceso de revisión es:
|
| Ejecución > Revisión (DC016) | |
| Central de tareas > Workflow > Ejecución de actividad | Solo si el proceso de revisión del documento es por workflow. Esta operación debe realizarse durante la ejecución de una actividad cuya situación tenga habilitado el control Editar archivo electrónico. Se puede realizar a través de la opción Documento de la revisión de la pantalla de datos de la actividad. |
| Central de tareas > Documento > Indexación de documento | Siempre que el documento tenga el control de indexación configurado. Se puede realizarla por medio del botón Editar archivo electrónico de la barra de herramientas principal o por la pantalla de datos del documento, en la pestaña Archivo electrónico. |
| Registro > Documento (DC003) | Siempre que el documento no tenga control de revisión. Se puede realizarla por medio del botón Editar archivo electrónico de la barra de herramientas principal o por la pantalla de datos del documento, en la pestaña Archivo electrónico. |
- El paso a paso aborda la inserción de las docvariables por SoftExpert Suite, o sea, primeramente el archivo electrónico se asocia a un documento y después se edita para que las docvariables sean insertadas.
- Para una descripción detallada de cómo insertar docvariables en archivos antes de asociarlos al documento, consulte los artículos Insertar docvariable – MS Word, Insertar docvariable – MS Excel y Insertar docvariable – LibreOffice.
- Si la integración a través de Google Drive o One Drive está habilitada, el recurso de docvariable no funcionará correctamente.
- La docvariable debe ser el nombre del metadato configurado y asociado a la categoría del documento.
Visualice el archivo electrónico con las docvariables
Si las docvariables fueron ingresadas al archivo electrónico por medio de SoftExpert Suite después de que haya sido asociado al documento, será posible visualizar los valores en el momento de la inclusión de las docvariables.
Si las docvariables fueron insertadas en el archivo electrónico antes de ser asociado al documento, podrá ver si han sido llenadas correctamente utilizando el botón Visualizar archivo electrónico, presente en varios menús de SoftExpert Documento, y en la pestaña Archivo electrónico de la pantalla de datos del documento.
Conclusión
¡Eso es todo! Después de seguir todos los pasos abordados, las docvariables estarán ingresadas en los archivos electrónicos deseados y listas para ser llenadas. Mientras tanto, será posible hacer el monitoreo de su llenado.